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Come calcolare il budget di un convegno

Come calcolare il budget di un convegno

Il budget, nella sua forma preventiva e consultiva, è lo strumento utile per gestire il bilancio economico di un evento in modo da poter prevedere le necessità – sia in termini di risorse economiche sia in termini di forza lavoro – e per prevenire eventuali rischi finanziari connessi.

Prima di impostare un modello di budget è necessario fare un'analisi economico-fiscale e organizzativa dell'evento, in modo da capire chi si assume il rischio imprenditoriale, le modalità di gestione di incassi e spese e la gestione dell'utile. Sempre in via preliminare è importante capire se gli incassi saranno in un unico o in più portafogli: per esempio, in parte al committente Associazione e in parte al Pco, oppure in due società diverse.

Il modello di budget deve essere consono alle dimensioni dell'evento: inutile utilizzare un modello molto complesso per un evento semplice, che ha poche spese, o viceversa. Lo strumento più adeguato ritengo sia il foglio elettronico di Excel, molto pratico, conosciuto universalmente e con possibilità anche di programmazione inaspettate. Inoltre, molti software gestionali per eventi hanno un apposito capitolo per la gestione del budget.

Nell'impostare il preventivo bisogna pensare a tutti gli aspetti organizzativi e scientifico-culturali che verranno realizzati durante il convegno: va infatti tracciata una linea di budget per ogni attività. In questo modo il file Excel diventa anche un memorandum di tutte le attività che prima o poi dovranno essere fatte per la realizzazione dell'evento. Se la casella rimane in bianco bisogna sempre ragionare se è un’attività ancora da fare o se è stata cancellata.

Decidete anche se volete che il vostro budget sia gestito solo sull’imponibile o siano indicati anche gli importi Iva (obbligatori se poi dobbiamo fatturare in regime speciale 74-ter). Valutate se oltre alla spesa preventiva volete avere a fianco una colonna su quanto già speso del preventivato (e magari una colonna ancora con l’importo residuo ancora disponibile).

Un capitolo a parte meriterà la gestione del compenso dell’organizzatore; per adesso è importante decidere se il compenso sarà composto da una o più voci esplicite nel bilancio oppure se verrà aggiunto al prezzo netto di ogni servizio. O magari un misto dei due sistemi di compensazione. Nel caso del prezzo del singolo servizio che include una quota di compenso o mark-up, sarà molto utile poterlo vedere per le singole voci in un’ulteriore apposita colonna.

Un suggerimento che ritengo utile è quello di mantenere lo storico dei budget preventivi su diversi fogli del file Excel, normalmente aggiornati in occasione della riunione periodica del comitato organizzatore o del consiglio di amministrazione che decide i servizi da effettuare e le conseguenti spese. I problemi arrivano sempre alla fine… e poter capire quando una decisione di spesa sia stata cambiata è molto importante.