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Eventi, come scegliere lo spazio giusto

Eventi, come scegliere lo spazio giusto

Gli spazi congressuali mutano in funzione di una società in costante evoluzione, nella quale i giovani, i cosiddetti Millennials, sono entrati portando con loro abitudini, tendenze e modelli comportamentali. Così, cristalli, acciaio e legno, open space funzionali all'idea di collaborazione tra tutti i delegati, assenza di porte a riflettere un concetto di accessibilità globale, design "non finito" per confermare il senso di work in progress e di continuo brainstorming, colori sgargianti delle pareti e degli arredi, complementi di arte moderna e contemporanea contaminati da tocchi etnici o vintage rappresentano oggi delle linee di tendenza molto apprezzate.

La forma e gli arredi degli ambienti di lavoro rappresentano un tema interessante in ambito Mice (e non solo): è ben noto, infatti, quanto le caratteristiche architettoniche di uno spazio possono incidere sull'umore, sul comfort e, di conseguenza, sulla qualità del lavoro. Spazi inadatti (per un determinato pubblico, perché per altri delegati potrebbero rivelarsi ideali) non costituiscono il viatico migliore per comunicare, apprendere e concepire grandi idee.

In altre parole, un convegno può dirsi ben riuscito se consentirà ai delegati di porsi in modalità di "ascolto". Ben lo sanno le archistar, che della costruzione degli spazi hanno fatto un concreto messaggio di comunicazione. Agire sul livello cognitivo ed emotivo di un auditorio è un tema antico e non sarà stato certo un caso che le lezioni di filosofia aristotelica si tenessero passeggiando tra i bellissimi colonnati ateniesi.

La location, dunque, rappresenta il punto di partenza – e talora la buccia di banana – di ogni evento e la ricerca di suggestioni emozionali altro non è oggi che la sintesi perfetta tra il posto giusto, per il pubblico giusto, nel modo giusto.

Per questo è impossibile identificare univocamente la location perfetta: la sua “perfezione” dipende dalla tipologia del messaggio che vogliamo comunicare, dalla identità dei delegati e dal contesto ambientale. Per tornare agli antichi, est modus in rebus. Scegliere una location futuristica per il solo e semplice gusto di stupire i presenti potrebbe infatti rivelarsi non solo inefficace, ma addirittura controproducente.

Ecco, dunque, il vero esercizio di abilità: “comprendere” nel dettaglio il destinatario del messaggio prima di cominciare a cercare la location. Come molte altre cose, l’inconvenzionale non si improvvisa e solo chi conosce bene le regole può sperimentare le eccezioni. Ma se non tutti gli eventi hanno bisogno di una location diversa da quella iperclassica, non sia questa semplice considerazione a farvi rifuggire nuove idee. Sperimentare rimane sempre e comunque la pulsione evolutiva dell’umanità. Il guerrilla marketing ne è un esempio: una rottura nel flusso delle abitudini si trasforma in uno strumento di comunicazione vincente. 

La scelta della location rientra quindi senz'altro nel mix di strumenti a disposizione dei meeting planner per rafforzare i messaggi, conferire un taglio particolare ai contenuti e fornire stimoli incentivanti. Quella perfetta, allora? Quella capace di generare l’ascolto del quale si parlava prima, ovvero il miglior compromesso possibile tra accessibilità, creatività e goal di comunicazione.