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Come amplificare la comunicazione di un evento

Come amplificare la comunicazione di un evento

Definiti i termini di massima e stesa la bozza del programma di un evento, il passo successivo riguarda il concepimento e la realizzazione della sua strategia di comunicazione, in altre parole la sua “rete di vendita”. Più che giustificate sono, in questo caso, le virgolette, in quanto non necessariamente l’evento dovrà essere “venduto” nel senso stretto del termine attraverso una transazione monetaria ma andrà, anche se si tratta di un incontro interno all’azienda, comunque debitamente pubblicizzato e la relativa comunicazione veicolata attraverso i canali più adeguati, anche per raggiungere eventuali sponsor o partner.

Multicanale è meglio
Stabilita la necessità di una rete (anche di vendita se l’evento è a pagamento, e in questo caso entrambe devono parlare un linguaggio univoco), da considerare prioritari sono la scelta dei canali e le modalità di diffusione.

La tecnologia consente oggi l’attivazione contemporanea di più canali di comunicazione – mail, facebook, media cartacei, radiotelevisivi e web, campagne di affissione eccetera – e il mondo digitale offre, in linea di massima, soluzioni con forte capacità di penetrazione ma “esclude” alcune fasce di utenti (va da sé che alcuni eventi, per esempio quelli aziendali, siano per loro natura già ampiamente “coperti” dal web). Per questo motivo, l’ideale è trovare un equilibrio che non elimini del tutto la comunicazione più tradizionale.

I canali di promozione potranno sia essere attivati dall’organizzatore dell’evento sia affidati in outsourcing ad agenzie specializzate, oppure frutto di un lavoro in tandem tra i due.
Per eventi di ampio respiro è bene optare per la seconda soluzione, in quanto la componente interna garantisce una stretta adesione con il committente e ne conosce le dinamiche interne anche a livello di policy.

Libero o previa iscrizione?
Un aspetto da considerare – strettamente vincolato alla tipologia di evento – è se limitarsi a una “chiamata” generica oppure se coinvolgere i partecipanti attraverso un invito formale e un conseguente accredito o iscrizione. Quest’ultimo sistema implica un maggiore impegno di risorse da parte degli organizzatori (da mettere nel budget), in quanto le risposte, anche se in un primo momento dirottate verso un sistema automatico, dovranno in seguito essere processate manualmente e vagliate una per una. Non avrebbe alcun senso, infatti, che a valle di questa procedura non vi sia un controllo e una verifica sugli iscritti e sugli accreditati (per esempio nel caso dei giornalisti).

D’altro canto, in alcune situazioni, per esempio le grandi manifestazioni culturali, sportive o folkloristiche, è impossibile operare su invito e la grande incognita risiede proprio nella potenziale risposta del pubblico sulla base di una comunicazione che, per forza di cose, non può che essere generalista e poco controllabile nei ritorni.

Lavorando su più canali di promozione, se va considerato il ticketing, è indispensabile stabilire le quote da attribuire a ciascuno di questi e predisporre uno stretto planning di verifiche, così da andare a operare correzioni ove necessario.

Indispensabile, infine, una regia della comunicazione-promozione, cui sarà in capo la supervisione di tutte le attività e la componente decisionale sulla strategia.