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Eventi, quando è utile servirsi di un’agenzia

Eventi, quando è utile servirsi di un’agenzia

Nell’animo di ciascuno di noi probabilmente cova il talento dell’organizzatore. Chi non si è mai cimentato nell’organizzazione di un party d’estate o di un viaggio con gli amici raccogliendo il plauso dei partecipanti? Questo ci fa pensare che un tale talento possa, per proprietà commutativa, essere messo alla prova anche quando si tratta di organizzare un meeting di lavoro, un viaggio incentive o un evento aziendale. Perché no?

È opinione diffusa, infatti, che per svolgere il mestiere dell’organizzatore non siano necessarie competenze professionali specifiche ma solo saper mettere in buon ordine le tessere di un puzzle. Non solo: il fai da te è spesso ritenuto un elemento di risparmio perché evita l’utilizzo di un intermediario.

Se esistono casi in cui l’organizzazione fai da te risulta essere una scelta adeguata perché mette in gioco energie commisurate all’obiettivo finale, molto spesso, invece, questo tipo di approccio non garantisce la qualità del prodotto finale e rischia di trasformare un’occasione di incontro e di business in un pessimo biglietto da visita per il padrone di casa.

Quando si tratta di organizzazione complessa è infatti opportuno ponderare con attenzione la quantità di risorse e di competenze chiamate in gioco e soprattutto la loro articolazione. Dietro l’apparenza di un’operazione semplice l’evento o il viaggio rappresentano infatti, quasi sempre, una macchina i cui ingranaggi vanno conosciuti. Quante volte abbiamo visto selezionare una sala meeting senza tenere conto delle reali esigenze di spazio o di supporto tecnico della presentazione che vi deve aver luogo; costruire una logistica di viaggio che non teneva conto della conoscenza della destinazione o della logica dei vettori, scegliere una location o un hotel che si sono rivelati al di sotto delle aspettative, acquistare servizi con costi non concorrenziali?

Il valore di affidarsi a un team di professionisti sta sicuramente nel mettersi al riparo da queste incognite e nel poter contare sull’esperienza e sul valore aggiunto di chi sa gestire in modo integrato ed efficiente tutti gli aspetti organizzativi, sia nella fase di progettazione sia nella fase di realizzazione. Infine, la conoscenza del mercato e delle sue regole rappresentano un punto di forza per le agenzie, che possono contare su un benchmark quotidiano e su un potere di acquisto che permettono loro di condurre, per conto dei propri clienti, trattative sempre efficaci e al riparo da sorprese.

Prima di imbarcarvi in avventure organizzative “in proprio” dall’esito rischioso, dunque, ponderate accuratamente l’evento che dovete organizzare. Se la complessità è elevata e le professionalità necessarie sono molteplici, il ricorso a uno staff di esperti non rappresenterà un inutile esborso ma semplicemente il modo per raggiungere l’obiettivo.