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Eventi e ospitalità, 5 concetti chiave per non perdersi

Eventi e ospitalità, 5 concetti chiave per non perdersi

Gestire l’hôtellerie di un evento è uno dei cardini della sua buona riuscita e del suo dell’apprezzamento. Per effettuare un management funzionale si tengano presenti questi cinque punti chiave.

1. Soluzioni vicine o interessanti
Se l'evento si estende su più giornate per relatori, delegati, accompagnatori e staff è necessario prevedere l'ospitalità presso strutture alberghiere il più possibile vicine al centro congressi, oppure, in alternativa, di particolare pregio storico, culturale, architettonico o di intrattenimento. Il tempo libero a termine delle sessioni rappresenta, infatti, un momento importante dell'intero arco congressuale e non va trascurato alcun dettaglio che possa rendere l’evento più stimolante. Non è un caso che proprio durante gli spazi conviviali e i momenti aggregativi si sviluppi in genere un importante networking e si possano tessere relazioni interpersonali che costituiscono parte integrante, come attività accessorie ma non per questo di scarso rilievo, della buona riuscita globale dell'evento e della sua validità a livello comunicativo e formativo.

2. Outsourcing per aumentare il potere contrattuale
La ricerca delle strutture adeguate è spesso una funzione esterna realizzata dall'agenzia che organizza il congresso oppure demandata a una terza parte. Specie se i numeri sono importanti, per l’azienda può infatti essere strategico affidarsi a chi abbia, in ambito ospitalità, sviluppato una professionalità dedicata senza mettere a dura prova un ufficio interno. La soluzione di dare in outsourcing questo compito si basa anche sulla necessità di ottenere tariffe vantaggiose, sconti, agevolazioni e, non da ultimo, le migliori condizioni di annullamento o di cancellazione in caso di no show (questo aspetto non va mai trascurato). Accanto all’ospitalità in senso stretto l'agenzia demandata può anche occuparsi di attività post congress, che dalle strutture alberghiere prendono parte. Si tratta quindi di gestire l'ospitalità nel senso più lato del termine ovvero di “ospitare” relatori, delegati e accompagnatori all'interno della città, nel tempo libero e di organizzare un programma di intrattenimento legato al territorio.

3. La ricaduta turistica
Non ci si limiti a vedere il congresso esclusivamente come un momento di lavoro. È importante valutarne l'insieme sia come gradimento da parte di tutti partecipanti sia come elemento di forte ricaduta turistica sul territorio. È questa, infatti, la molla che consente di stringere nel tempo valide collaborazioni tra gli enti locali, le istituzioni, gli operatori turistici, i Pco e le aziende stesse.

4. Prenotazioni tailor made
La scelta dell'ospitalità dipende dalle dimensioni e dal tipo di evento. In ogni caso, al di là del numero delle camere da prenotare, vanno considerate le diverse tipologie delle stesse, chi viaggia con il coniuge, particolari disabilità, camere per fumatori oppure non fumatori, accessibilità della struttura alberghiera, situazioni di allergie (oggi vi sono strutture che si pongono come allergy free) e tutte le possibili necessità individuali.

5. Accessibilità
Accanto alle prenotazioni si tenga conto – con la stessa attenzione posta nella prenotazione delle camere – del servizio di transfer o navetta verso il centro congressi e l'eventuale aeroporto o stazione ferroviaria. Anche in questo caso i trasferimenti vanno gestiti cum grano salis e anche la distanza tra gli hotel selezionati e i punti di arrivo e partenza riveste un ruolo importante nella selezione. Inutile, infatti, costringere i delegati a lunghi percorsi di trasferimento se è possibile ricercare strutture più vicine. Tenete presente, infatti, che il prezzo della roomnight non rappresenta l’unica discriminante da considerare.

Per non perdersi in un labirinto di possibilità chi si occupa dell'ospitalità ha un compito complesso e molto articolato che richiede sensibilità, professionalità ed esperienza soprattutto in fase di selezione e contrattazione con le strutture. Se avete dei dubbi, delegate ai professionisti. Ciò che potrebbe in prima battuta apparire come un costo aggiuntivo dell’outsourcing sarà senz’altro risparmiato in scivoloni.