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Budget, come costruire un utile strumento di simulazione

Budget, come costruire un utile strumento di simulazione

Se ben impostato il budget può diventare realmente uno strumento utile per fare simulazioni sul risultato economico di un evento. Spesso in fase di briefing si fanno ipotesi su quanti partecipanti saranno iscritti all'evento, sui costi che questi comportano, sulle spese generali, sul break-even point e sul possibile risultato economico.

Il budget è lo strumento giusto per gestire queste simulazioni. Innanzitutto, in fase di impostazione del budget bisogna prevedere dei macro-capitoli di ricavi e costi.

Questi macro-capitoli devono essere individuati come entrate/spese fisse o entrate/spese variabili, intendendo per:
entrate fisse i contributi degli sponsor, che normalmente sappiamo con mesi di anticipo;
entrate variabili le quote di iscrizione dei partecipanti, che normalmente variano fino all'ultimo momento;
spese fisse i costi che sono indipendenti dal numero esatto di partecipanti e vengono definite con anticipo;
spese variabili sono quelle direttamente legate al variare del numero dei partecipanti. Per esempio, l'affitto del centro congressi e l'invito dei relatori sono da considerare una spesa fissa perché il suo costo, una volta definito il programma, è indipendente dal numero di partecipanti in sala. Invece, il costo del coffee break è direttamente legato al numero dei presenti/consumatori.
Pertanto il capitolo ospitalità relatori deve essere considerato spesa fissa mentre il capitolo ristorazione/servizi ai partecipanti deve essere considerato un costo variabile.

Ci possono essere i capitoli di spesa che hanno una parte fissa e una parte variabile, in questo caso il capitolo di spesa deve essere sdoppiato. Per esempio il budget di un evento sociale di un congresso ha sia spese fisse che spese variabili: l'affitto della location, l'eventuale spettacolo e i relativi servizi tecnici sono spese fisse, mentre il costo del catering è una spesa variabile perché legata al numero dei commensali.

Nel nostro budget in Excel, tutte le voci di spesa variabili, dipendenti al variare del numero dei partecipanti, devono essere direttamente collegate a un'unica casella di Excel dove possiamo variare e simulare il numero dei delegati attesi al nostro congresso. Di conseguenza il foglio Excel varierà sia le entrate da quote di iscrizione, sia tutte le spese variabili, e si avranno nuovi risultati economici a ogni simulazione.

La regola economica generale ideale, forse un poco utopistica, vorrebbe che tutte le spese fisse siano coperte da entrate fisse e che tutte le spese variabili siano coperte dalle entrate variabili, cioè le quote di iscrizione. Questa teorica regola generale si può applicare poche volte e soprattutto in questi casi il budget preventivo è molto utile come strumento di simulazione e di verifica del possibile risultato economico, ma soprattutto per evitare il rischio di un risultato negativo.

Attenzione, se l'importo della quota di iscrizione non copre i costi variabili e direttamente legati a ogni singolo partecipante, il saldo è negativo e può succedere che l'aumentare del numero dei partecipanti sia un risultato positivo per l'evento ma diventi una componente negativa per il risultato economico, perché ogni partecipante in più comporta un costo e una diminuzione del risultato generale dell'evento.

Buon budget!