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Come scegliere la location ideale per un evento

Come scegliere la location ideale per un evento

Come scegliere la location ideale per un evento, recita il titolo o, aggiungiamo, preparare il brief per un’agenzia che vi aiuterà a farlo. Oggi davvero abbiamo l’imbarazzo della scelta per qualsiasi tipologia di evento ci apprestiamo a organizzare.

Alberghi, ristoranti, sale banchetti, palazzi, ville e residenze, vecchie fabbriche, depositi dismessi, musei, centri congressi, spazi polifunzionali, teatri, stadi e perché no parchi e giardini... Davvero non ci sono più limiti, anche considerando gli enormi passi avanti fatti negli ultimi anni nelle tecnologie a basso consumo (per esempio potete avere un intero impianto luci a batterie) e nelle coperture temporanee per eventi.

Quindi, ora più che mai è necessario valutare con moltissima cura tutte le necessità e priorità del vostro evento per poi precedere con la “site selection” (se vi piace dirla all’inglese); senza l’analisi il rischio è di lasciare qualcosa di intentato e – quel qualcosa – vi verrà puntualmente rinfacciato dal vostro referente o ospite di turno.

Il mio consiglio è  – prima di tutto – di fare un’attenta analisi delle necessità del vostro evento, sia lo stiate organizzando direttamente sia nel caso in cui stiate preparando un brief per le agenzie che vi supporteranno, approfondendo i seguenti aspetti:
• destinazione
• accessibilità
• spazi
• look & feel
• budget
.


In questa sede approfondiremo i primi due, gli altri in un successivo appuntamento con questa rubrica. Non dimenticate quindi di seguirci con attenzione anche nelle prossime settimane.

Partiamo dalla destinazione. Ecco alcune domande che possono aiutarvi a pre-selezionare qualche meta o a scartarne altre.
- Devo fare l’evento nella stessa città dove ha sede l’azienda?
- C’è una zona geografica dove ho più potenziali partecipanti al mio evento?
- Quali destinazioni sono state usate negli anni scorsi per lo stesso evento o dai partecipanti a cui mi sto rivolgendo?
- Ho un vantaggio a mantenerla inalterata rispetto al cambiarla?
- La stagione o data prescelta è funzionale per la destinazione?
- Ci sono altri importanti eventi che potrebbero impattare positivamente o negativamente il nostro?

Una volta risposto a queste domande dovreste avere una prima lista di città che potenzialmente potrebbero essere ideali per il vostro evento, ora si tratta – in queste città – di valutare quale possa essere la location adatta e i primi nodi da risolvere sono in merito all’accessibilità.

Questi i quesiti da porsi.
- Come arriveranno gli ospiti alla sede dell’evento?
- Se in treno/aereo, serve che la sede sia vicino all’aeroporto/stazione o facilmente collegata a essi?
- Se in auto o mezzi pubblici, serve che la location abbia un parcheggio custodito e facilità d’accesso ai mezzi urbani?
- Le spese di viaggio saranno a carico dell’azienda o dei partecipanti?
- Come posso minimizzare questo impatto?
- Nel caso in cui l’evento non si svolgesse in hotel, i trasferimenti tra hotel e sede sono brevi, comodi e non soggetti a flussi di traffico problematici?

Ora dovreste avere un’idea delle destinazioni “papabili” e delle caratteristiche principali che la vostra location deve avere, nella seconda parte – che sarà pubblicata nelle prossime settimane – andremo ad esaminare le caratteristiche un po’ più tecniche.