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Location per eventi: come preparare il brief per l’agenzia

Location per eventi: come preparare il brief per l’agenzia

Scegliere la location per un evento è una delle prime cose da fare, ma anche una delle più importanti.

La prima regola è che non esiste la location per eventi perfetta in assoluto, ma quella per il vostro evento sì ed è quella che risponde in modo preciso (o si avvicina) alle vostre esigenze.

Da meeting planner, vi può capitare di delegare la scelta all’agenzia di organizzazione eventi che avete ingaggiato, e a questo punto sarà l’agenzia a dovere fare la scelta giusta o almeno a proporvi una rosa di location papali che sia plausibile.

Proprio per questo è essenziale che i vostri referenti in agenzia comprendano esattamente i vostri bisogni e lo potranno fare solo se voi sarete bravi a spiegarglieli.

Non siate avari, anche il dettaglio che magari vi sembra inutile potrà essere invece quello che farà la differenza nella scelta, ma soprattutto non dimenticate di mettere la massima cura nel trasmettere all’agenzia tutte le vostre necessità e soprattutto le priorità.

Analisi delle necessità per scegliere la location per eventi

Se state preparando un brief per l’agenzia che deve scegliere la location per l’evento, non dimenticate di inserire informazioni su:

  • Destinazione: dove volete organizzare l’evento?
  • Accessibilità: quanto conta che la location sia facilmente raggiungibile?
  • Spazi per gli eventi: che caratteristiche devono avere esattamente?
  • Look & feel: quale tipo di esperienza cercate per il vostro evento?
  • Budget: quanto siete disposti a spendere per la location rispetto all’intero budget

Ovviamente, per potere trasmettere queste informazioni all’agenzia, dovreste avere già chiare le vostre esigenze e la stessa analisi serve se sarete voi a scegliere la location del vostro evento.

Quello sulla location per il vostro evento è naturalmente uno degli aspetti, anche se tra i primi da prendere in considerazione, del brief sul vostro evento, che per esempio dovrà comprendere anche un brief sulle attività di team building e sulla formazione, se prevedete questi tipi di attività.

Altre informazioni sull'evento utili all'agenzia

Per essere certi di non dimenticare dettagli importanti, potreste chiedere all’agenzia di mandarvi il loro format di domande per la scelta della location, probabilmente ne hanno uno standard per i clienti, così che per voi risulti più facile, rispondendo a quesiti diretti, non tralasciare nessuna delle vostre esigenze. Una griglia di domande, se pur standard, potrebbe anche aiutarvi a schiarirvi le idee e individuare meglio e più in fretta i vostri bisogni riguardo alla location più adatta al vostro evento

Inoltre, tenete presente che alcune informazioni generali sull’evento incideranno anche sulla scelta della location, come:

  • Il periodo dell’anno: location con ampi e ben attrezzati spazi all’aperto d’estate, location con spazi interni che possano valorizzare non soltanto l’evento, ma anche il programma sociale se ne prevedete uno nei mesi più freddi, ecc.
  • Numero dei partecipanti: ovviamente la location dovrà essere scelta anche in base a quanti sono i partecipanti
  • Durata dell’evento: per lo stesso motivo, occorre sapere se prevedere camere oppure se si tratta di un evento che si conclude in giornata
  • Concept dell’evento: è probabile che l’agenzia che deve scegliere la sede sarà anche quella con cui metterete a punto il concept dell’evento. In questo caso, in fase di brief, tutto quello che direte sulla vostra idea dell’evento diventeranno informazioni utili anche per la scelta della location.