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Come valutare gli spazi congressuali per scegliere la location di un evento

Come valutare gli spazi congressuali per scegliere la location di un evento

Valutare gli spazi di cui necessitate per il vostro evento è uno dei compiti più difficili del vostro lavoro di meeting planner. 

Scegliere la location di un evento non è infatti nulla di semplice, anche perché spesso, o meglio praticamente sempre, la sede gioca un ruolo importantissimo per la buona riusciuta di un evento, non importa di quale tipologia esso sia.

Per selezionare la location più adatta al vostro evento sono tante le considerazioni che dovreste fare, come vi abbiamo spiegato nel nostro articolo in cui abbiamo elencato cosa prendere in considerazione, ovvero destinazione, accessibilità, spazi, look & feel e budget, anche in occasione di un breifing per la ricerca della location.

Concentriamoci ora proprio sugli spazi congressuali della location. Quando li state valutando sono diverse le domande che potete porvi per capire se quello che avete davanti (anche in senso virtuale) fa per voi.

Struttura e caratteristiche tecniche

  • Quali caratteristiche non possono mancare alla sala plenaria? Per esempio deve avere un soffitto molto alto? Oppure postazioni fisse, o essere modulare, e così via. Se la sala che state valutando non soddisfa le vostre esigenze di base, dovete scartarla.
  • Come deve essere il palco? Dovreste avere già prima un'idea della dimensione del palco che vi serve (in base al numero dei relatori, ma anche in vista del programma di intrattenimento per esempio). Altre quesiti che vi dovete porre per la scelta del palco sono "mi serve una proiezione frontale o una retroproiezione"? Questa per esempio è un'informazione importante per determinare la grandezza dello spazio di cui necessitate.
  • Servono sale di sottocommissione? Quante e per quante persone? Anche qui indicazioni sull’allestimento aiutano molto.
  • Quali sono gli orari di lavoro delle diverse sessioni? Saperlo in anticipo vi aiuterà a comprendere meglio come utilizzare ogni sala, quante usarne   contemporaneamente oppure se la plenaria, per esempio, può essere utilizzata anche come sala di sottocommissione.
  • Quali spazi servono per il catering? Vi va bene fare coffee break e pranzo nello stesso spazio? E se state organizzando una cena di gala volete uno spazio per l’aperitivo o no?
  • Come devono essere centro slide, sala regia, backstage, camerini, cabine per traduzioni simultanee?  

Allestimento

Anche la possibilità di personalizzare gli spazi può determinare la scelta di una location. Anche in questo caso, per orientarvi meglio potete porvi delle domande essenziali.

  • Quali sono i core value dell'azienda o del cliente? Detta così può sembrare una domanda troppo ampia, ma quando si parla di scegliere la location significa focalizzarsi su alcuni aspetti specifici come: è meglio una location classica o ipermoderna? Sarebbe più adatta una location green improntata alla sostenibilità? 
  • Meglio una location dalla forte personalità oppure una scatola vuota dove dare sfogo alla vostra creatività?


Budget

Naturalmente la scelta della location dipende (anche) dal budget, ma dovreste sapere interpretare i prezzi, perché esistono enormi differenze nei modi in cui le location per eventi vengono commercializzate e – a parità di prezzo – potreste facilmente scoprire che in un centro congressi avete una serie diservizi inclusi o aggiungibili a basso costo, mentre in una residenza d’epoca anche solo montare un’americana per le luci potrebbe essere particolarmente complicato e dispendioso visti gli ovvi limiti strutturali.