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Organizzare un meeting: meglio lasciar fare ai professionisti

Organizzare un meeting: meglio lasciar fare ai professionisti

Un evento è, al giorno d’oggi, lo strumento più adeguato per fare conoscere un'azienda, i suoi prodotti, la sua storia, il suo percorso, la sua mission, il suo futuro, consolidarne le dinamiche interne e magnificarle al mondo esterno? E lo è ancora per divulgare studi, ricerche, risultati riunendo in sessioni gli esperti?

Domanda legittima al tempo dei nuovi media e una risposta univoca è impossibile. Dipende da moltissimi fattori. Comunque sia, se avete deciso che per la vostra azienda è veramente l'evento lo strumento più adatto per comunicare all'interno e all'esterno chi siete e che cosa fate, mettetevi l'anima in pace: vi serve un meeting planner. Perché la responsabilità della riuscita non è cosa da poco.

Professionalità innanzitutto, dunque. Vero è che in un momento di contrazione come quello attuale si cerca di far tornare i conti risparmiando qua e là, ma mai, assolutamente mai bisogna rinunciare alla professionalità. È questa la chiave del successo di qualsiasi lavoro, iniziativa, e, di conseguenza, evento. Il fai da te oppure una scelta sbagliata potrebbero rappresentare un errore gravissimo.
Tra le risorse oggi a disposizione della meeting industry e dei loro committenti, dunque, la “qualità” di chi organizza un incontro, grande o piccolo che sia, rimane lo strumento principale sul quale operare la scelta. Siate parchi, ove possibile, in altre voci del vostro budget, ma non rinunciate alla presenza dei "tecnici" del settore.

Viviamo un'epoca stregata da “guru” che, enunciando neologismi incomprensibili, creano intorno a loro un'aura suggestiva (ahinoi, l’eterno fascino dell’ignoto…). Tanto di cappello alla capacità di fare marketing a se stessi ma nel mondo reale poi le cose vanno spesso diversamente e le chiacchiere non bastano a far funzionare a pieni giri il motore di un evento. Spazio alla fantasia e alle avanguardie tecnologiche se si rimane con i piedi per terra nelle mani di chi il know how lo possiede davvero. La diffusione capillare dei pc e delle macchine fotografiche digitali ha trasformato tutti in scrittori e fotografi? Direi proprio di no… Lo stesso vale per gli eventi: aver seguito un webinar non è sufficiente per dirsi meeting planner.

Se dovete organizzare un evento rivolgetevi a chi questo mestiere lo fa di professione – il panorama è vastissimo e altrettanto variegato, per tutte le esigenze, le misure e le tasche – occupandosi da sempre di questo importantissimo media. Affidatevi agli esperti per individuare lo strumento che vi possa aiutare a scegliere quale tipo di evento si dimostri più efficace e possa rispondere meglio alle strategie centrando gli obiettivi aziendali programmati.

Per agire con efficacia e vision manageriale è necessario possedere la consapevolezza della portata del mezzo di comunicazione-evento così come la conoscenza dei pubblici di riferimento e delle loro aspettative, l'attenzione alla scelta dei fornitori (dagli impianti all'intrattenimento al catering le voci sono innumerevoli), la logistica e l’organizzazione sul territorio, il risk management e la previsione di spesa, la capacità di gestione delle persone e la padronanza degli strumenti messi a disposizione dalla tecnologia.

Come potrebbe tutto questo essere lasciato in mano a chi si improvvisa?