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Eventi, i vantaggi del chiavi in mano

Eventi, i vantaggi del chiavi in mano

Location, allestimenti, catering, animazione, campagna di comunicazione, transportation, staff, ricerca di sponsor, post produzione... Per realizzare un evento di successo bisogna oggi comporre un mosaico sempre più ricco di tessere. Così, la capacità di pianificare formule organizzative poliedriche ad ampio spettro è fondamentale per la realizzazione di un progetto vincente.

Queste caratteristiche, oramai offerte "chiavi in mano" da molti provider, consentono spesso di fornire alle aziende clienti proposte e soluzioni in grado di garantire il risultato migliore in termini immagine olistica. Per ottenere questi risultati l’agenzia deve essere in grado di coordinare uno staff capace di interpretare lo spirito di ciascun evento con la mente scevra da condizionamenti, ponendosi in una fase di ascolto riguardo le aspettative e i desiderata del committente per poi selezionare le opzioni da proporre. Questa apertura arricchirà ciascun lavoro del valore aggiunto necessario a caratterizzarlo, personalizzarlo e renderlo unico.

L'offerta chiavi in mano è infatti apprezzata da alcuni committenti proprio perché consente, attraverso lo stesso interlocutore, un accompagnamento passo dopo passo lungo in tutto il percorso che va dal concepimento di un'idea al prodotto alla stesura del progetto e, infine, alla realizzazione dell'evento. La formula così strutturata rassicura il cliente che nulla sarà lasciato alla sorte e che ogni singolo aspetto sarà curato con efficienza in quanto controllato – anche nell'eventualità siano coinvolti collaboratori terzi – da un membro dello staff del provider debitamente “briefato”, senza perdite di tempo nel caso si verificasse, durante il processo, qualche inconveniente.

Dall'accoglienza all'assistenza degli ospiti passando per la gestione delle loro necessità, la biglietteria di viaggio, le prenotazioni alberghiere, l’individuazione degli opinion leader, la grafica e l’editing degli atti, l’impiantistica, le soluzioni tecnologiche, e si potrebbe continuare all’infinito, starà poi all'azienda cliente spuntare una checklist dei servizi richiesti. In capo all’agenzia, poi, lo sviluppo del progetto sulla base dei desiderata – e del portafoglio – del committente.

Anche se non in tutti casi la soluzione chiavi in mano può rivelarsi la migliore, rimane un’alternativa da valutare sempre. Non ultimo aspetto importante, infatti, è il controllo del budget, più agevole e rigoroso avendo un unico referente.