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Come fare il briefing per un evento di successo

Come fare il briefing per un evento di successo

Quando decidete di organizzare un evento importante, scegliete sicuramente di affidarvi a fornitori qualificati ed esperti, ma questo non sempre basta: se si vuole ottenere il massimo da chi collabora alla realizzazione del progetto, bisogna metterlo in condizione di avere tutti gli strumenti necessari: tra quelli assolutamente più utili e validi, un briefing fatto a "regola d'arte".

Più il vostro briefing sarà preciso, mirato e dettagliato, più il fornitore sarà in grado di offrirvi un servizio al top e perfetto per l'evento, il cliente, l'obiettivo. Consentendovi, anche, di valutare le capacità del fornitore stesso: se non all'altezza della richiesta si troverà disorientato o in difficoltà a rispondere con precisione e professionalità alle vostre richieste.  Un fornitore che ha il quadro dettagliato dell'evento può offrire sicuramente soluzioni adeguate e valide o, perché no, geniali alternative nel caso in cui alcune delle vostre richieste non possano essere realizzabili o possano esserlo soltanto in parte.

Ma facciamo un esempio concreto, nello specifico per una tipologia di fornitore/servizio, ma che può risultare un valido metodo anche per altre categorie, rielaborando alcune domande/informazioni ed eventualmente aggiungendone.
Noi utilizziamo diversi format di domande per ottenere adeguate informazioni su esigenze/aspettative/necessità del cliente. Oggi voglio condividere con voi i punti fondamentali di quello relativo a team building/formazione, ma noterete che con un minimo di modifica, si può applicare anche per richiedere lo show più adatto, le escursioni più giuste, il service tecnico perfetto, e così via. In sede di approfondimento, nelle prossime settimane, vi presenterò tutti gli altri punti necessari per ottenere il miglior riscontro e offerta dal fornitore interpellato.

Le key-question
Analizziamo ora, una per una, alcune domande-tipo per comprendere perché vengono poste nel caso del team building/formazione, anche se alcune potrebbero sembrare banali.
1. Data evento e orario/durata attività
È importante avere queste informazioni perchè la "stagionalità" di alcune attività, soprattutto se proposte all'aperto, incide sulla possibilità o meno di poterle realizzare (difficile poter fare, per esempio, il tiro con l’arco alle ore 18 in dicembre perché è già buio). Se non sapete il giorno esatto, segnalate almeno il mese indicativo e se l’attività si vuole fare di mattina o nel pomeriggio.

2. Location
Indispensabile per segnalarvi l’idoneità del luogo a un’attività piuttosto che un’altra, ed eventualmente suggerire valide alternative.

3. Azienda e divisione aziendale a cui è rivolto il team building, ruolo dei partecipanti in azienda
Per il fornitore, sapere per chi lavora, per quale divisione o reparto e il ruolo aziendale degli ospiti, è importante per poter valutare con chi si ha a che fare e quindi andare incontro il più possibile a gusti, scelte e preferenze del cliente e dei partecipanti, offrendo il massimo.

4. Numero partecipanti e lingua ufficiale parlata
Fondamentale per pianificare costi, staff, dimensioni degli spazi per l’attività.

5. Tematiche dell’evento aziendale e temi che si vogliono sviluppare nell’attività di team building (motivazioni per cui si sceglie di fare un team building)
Più dettagliato è questo punto, e ricco di “spunti”, e più sarà precisa e mirata l’attività proposta, potendo suggerire così quella più adatta.

Queste domande possono apparire “noiose” e alcuni le possono considerare fastidiose, ma se ci si concentra sull’importanza di dare un servizio perfetto si rivelano “una mano santa”, e anche il cliente più schivo o restìo a dare informazioni, se adeguatamente informato della loro importanza, sarà ben lieto di rispondere.

In conclusione: se scegliete un fornitore di qualità, ricordate sempre che è importante dargli fiducia per trarre il meglio dalla sua professionalità.

Come dico sempre ai clienti: «Fidatevi dell'esperienza», sennò, perché chiamarci?
Buon lavoro a tutti!