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5 consigli d’oro per scegliere la location perfetta

5 consigli d’oro per scegliere la location perfetta

Ogni evento fa storia a sé, ogni meeting planner ha diverse metodologie di lavoro e ogni azienda ha necessità e priorità, ma secondo me ci sono almeno cinque regole, o consigli, che possono essere utilizzati da tutti, in tutti i casi.

1. Valutare lo spazio necessario con attenzione (spesso ci si ferma al dato sulla capienza della sala plenaria, ma ci sono altri elementi da tenere in considerazione):
• spazi per registrazione e accoglienza
• ampio magazzino per il materiale da distribuire ai partecipanti
• spazio per eventuale welcome coffee/coffee break, che magari preferiamo essere diverso da quello di check in e accoglienza
• spazio per dare visibilità ai vostri sponsor o a progetti/prodotti dell’azienda
• spazio per la società di catering che permette preparazione, servizio e sbarazzo in modo efficiente, silenzioso e senza fastidiosi odori
• spazio per gli speaker e/o per ospiti che avete necessità di tenere lontano dagli occhi dei partecipanti fino all’ultimo
• spazio di backstage per artisti e personale di palco
• spazio per tecnici e regia di palco, che preferibilmente dovrebbe essere di fronte al palco o comunque con ottima visibilità sullo stesso.

2. Considerare l’accessibilità della location in base alla provenienza dei nostri ospiti:
• se il trasporto è organizzato con navette da un hotel o dall’azienda non avremo grosse difficoltà in qualsiasi caso
• se gli ospiti devono raggiungere la location con mezzi propri e provengono tutti dalla stessa città (sede azienda) sarà utile avere non solo un parcheggio capiente ma soprattutto dei mezzi pubblici che servano la zona
• se la location è fuori città (oppure i nostri ospiti provengono da città diverse) allora dobbiamo sicuramente garantire un parcheggio a tutti gli ospiti oppure prevedere navette da punti di raccolta quali aeroporti, stazioni, capolinea della metropolitana, e così via.

3. Approfondire le attrezzature tecniche disponibili, poiché il noleggio delle stesse è piuttosto costoso e quindi va valutato con attenzione che cosa offre la location, in particolare:
impianto audio, a volte vi è la predisposizione e tutti gli allacci necessari ma non l’impianto vero e proprio e a volte l’impianto “di casa” potrebbe non soddisfare le vostre richiese in termini di qualità e flessibilità, verificate con attenzione
• gli schermi e i proiettori, soprattutto quelli di elevata qualità necessari per spazi ampi o grandi formati, sono parecchio costosi e se la location ne dispone di propri è sicuramente un gran vantaggio
impianto luci, se sia "dimmerabile" o meno, se vi permette di gestire le diverse fasi o “scene” dell’evento, se illumina in modo separato e autonomo sia il palco sia la platea o comunque la sala che state valutando in maniera funzionale
• la disponibilità di moduli per il palco, il podio e qualche “prop” d’arredamento è un altro plus della location che vi permetterà tagliare un po’ i costi
• la predisposizione della location per l’allestimento di cabine di traduzione, se necessarie, vi eliminerà diversi mal di testa e vi farà risparmiare qualche centinaia di euro dal budget.

4. Chiedere informazioni circa la sicurezza ed eventuali certificazioni di conformità
. Lo so che a volte non ci si pensa proprio o si da per scontato che una certa location abbia sempre tutto in regola… ma è un vostro diritto chiederne riscontro e, con i tempi che corrono, direi ormai un vostro dovere farlo nel rispetto dei vostri ospiti. Da valutare sono:
planimetrie con punti di raccolta e uscite di sicurezza fanno parte dei documenti che come planner dovete assolutamente richiedere per essere pronti a ogni evenienza
certificazioni degli impianti elettrici e antincendio sono sempre più frequentemente richiesti dalla clientela internazionale, quindi con buona probabilità diventerà presto una prassi anche qui in Italia
piani di evacuazione dovrebbero essere resi disponibili dal vostro contatto presso la location prescelta.

5. Valutare il costo/beneficio di una location e come si integra con il budget totale dell’evento:
attraente o funzionale? La nostra location deve essere eccezionale perché deve attrarre gli ospiti oppure l’evento e i suoi contenuti sono talmente forti che la location può passare in secondo piano? Ovviamente la percentuale di budget da dedicare alla location cambia radicalmente nei due casi sopra indicati
• pensate alle “spese collaterali necessarie” per far funzionare la location che vi piace perché è ovvio che le spese per l’allestimento e la gestione di una cascina rustica nelle campagne toscane sono diverse da quelle necessarie per gestire lo stesso evento in una sala meeting in un hotel in centro a Firenze… e non volete trovarvi a non avere più il budget per le navette o per l’allestimento del palco.

Spesso vi troverete a dover scendere a compromessi perché la location perfetta stranamente non esiste mai per nessuno… ma è assolutamente normale e credo l’importante sia fare una lista di priorità in modo da sapere su cosa siete irremovibili e quali altre caratteristiche invece possono essere flessibili.