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Briefing, come confezionare l'evento tailor made

Briefing, come confezionare l'evento tailor made

Nella prima parte di questo articolo sull’importanza del briefing a un fornitore vi ho indicato le cinque key-question, cioè in sintesi data evento e orario/durata attività, location, azienda e divisione aziendale a cui è rivolto il team building/ruolo dei partecipanti in azienda, numero partecipanti e lingua ufficiale parlata, tematiche dell’evento aziendale e temi che si vogliono sviluppare nell’attività di team building.

Queste sono le domande imprescindibili per stilare un valido briefing e mettere il fornitore nelle migliori condizioni di esaudire le vostre richieste. Ho preso a esempio il formulario che noi utilizziamo con i clienti che ci inviano richieste legate alla formazione/team building in quanto facilmente adattabile a qualsiasi fornitore, rimodulando alcune domande specifiche.

Affrontiamo ora le domande di approfondimento per una proposta “tailor made”.

1. Attività richiesta all’aperto o al chiuso?
D
omanda strettamente connessa a “durata attività e location”, viene posta perché a seconda della scelta, indoor/outdoor, cambiano le possibilità e le proposte in caso di maltempo. Alcune attività outdoor consentono infatti un ripiego al chiuso o un piano cosiddetto “B”, mentre per altre si spiega chiaramente che con il maltempo si dovrà scegliere se procedere comunque all’aperto o rinunciare a quell'attività, perché non ci possono essere soluzioni alternative.

2. Città in cui si svolgerà l’attività
Necessario sapere la distanza dalla sede di partenza del fornitore, non solo per comunicare anticipatamente eventuali spese viaggio/vitto/alloggio, evitandovi sorprese a posteriori, ma anche per capire i tempi di spostamento/allestimento per staff e materiali e, di conseguenza, informare il committente nel caso occorresse arrivare sul posto dal giorno prima.

3. Età media e rapporto uomini/donne tra i partecipanti
Domanda strettamente legata al tipo di attività proponibili in base gusti, resistenza fisica, predisposizione mentale e tutti i fattori di scelta/preferenza legati a un'età piuttosto che un’altra e al genere.

4. Attività o particolari sport che non si vogliono fare
Una domanda che aiuta a selezionare le proposte e scartare ciò che non è gradito (i motivi possono essere i più svariati) oppure è già stato fatto in passato evitando di riproporre le medesime attività o simili.

5. Si desidera approfondire i temi formativi con l’ausilio di un formatore professionista?
Avvalersi di una figura professionale con tali peculiari competenze è importante nei casi in cui il valore formativo dell’attività debba avere un peso specifico rilevante; ciò determina anche un impegno in termini di tempo superiore perché la parte formativa in questa formula ha esigenze di sviluppo e approfondimento diverse da quelle proposte in un’attività condotta soltanto da uno o più facilitatori.

Un briefing dettagliato minuziosamente è sicuramente un lavoro impegnativo, ma vi posso assicurare che è uno sforzo che viene ripagato tantissimo dai risultati, offrendo al cliente finale un risultato ineccepibile. Immaginate un sarto che non abbia tutte le misure esatte e non conosca i gusti del suo cliente per fare un abito su misura... che risultato potrà offrire? Quanto tempo prezioso potrà perdere e far perdere al suo cliente prima di raggiungere il risultato desiderato dal committente?
Quindi, se scegliete un valido fornitore, fidatevi della sua esperienza, e come direbbe un bravo artigiano a un cliente che entra nel suo laboratorio: «Mi dica come posso aiutarla…» e lasciatevi stupire dalla professionalità, ricordando che “il successo è la somma dei dettagli” (cit. Harvey Samuel Firestone).

Buon lavoro a tutti!