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Eventi, come coinvolgere le istituzioni

Eventi, come coinvolgere le istituzioni

Capita per i motivi più disparati – numero dei partecipanti, location, incidenza sul territorio, importanza degli argomenti e delle tematiche, ospiti vip – che gli organizzatori di un meeting si debbano interfacciare con le istituzioni, siano queste locali oppure nazionali.
Per istituzioni, in senso lato, intendiamo tutti quegli organismi in qualche modo legati alla sfera pubblica, si tratti dei comuni teatro dell'evento stesso così come le forze dell'ordine, gli enti scolastici, le università e i centri di ricerca, quelli sanitari e sportivi, di amministrazione della giustizia e di prevenzione. Specie se l'evento si svolge in un luogo pubblico certamente vanno coinvolti la prefettura, informando dell’intenzione della manifestazione, sia le associazioni locali che possono spaziare dai commercianti ad altre realtà territoriali.

Infatti, anche se non direttamente collegate o correlate all'evento, queste possono generare da un lato un interesse anche mediatico riguardo all'incontro e dall'altro una serie di proficui contatti locali per far sì che l'appuntamento abbia tutto il risalto che merita. Da non trascurare, infatti, è la ricaduta sul territorio a livello economico che il rapporto con queste associazioni, strettamente connesse con la cittadinanza, sono in grado di generare con il loro interessamento.   Non sempre è però immediatamente comprensibile per il committente la necessità di coinvolgere le istituzioni.

Per questo, rivolgersi a un organizzatore che abbia una visione omnicomprensiva della meeting industry rappresenta la soluzione migliore, anche nella velocizzazione dei rapporti. Soprattutto nel nostro Paese non vanno infatti dimenticate le complesse gerarchie e le lungaggini burocratiche che talora, anche per un banale patrocinio, possono comportare i contatti con le istituzioni ed è quindi importante rivolgersi a chi, nel proprio portafoglio, abbia già tutti i contatti.

Non dimenticate, quindi, al momento di tracciare l’organigramma, di verificare la necessità di interfacciarsi con il pubblico. Vediamo insieme alcuni aspetti da considerare.

Si tratta di tematiche articolate, che andrebbero gestite da una risorsa esperta dedicata che possa rivolgere a questi obiettivi tutto il proprio tempo, senza dimenticare la complessità burocratica e gerarchica.

Per snellire le procedure è buona prassi partire dalle istituzioni territoriali “minori” per passare poi a quelle più grandi, in una scala a crescere.

Alle istituzioni, in base alla tipologia di evento, si può chiedere il patrocinio non oneroso, quello oneroso o una concessione. Il patrocinio non oneroso testimonia l'apprezzamento dell'istituzione per la manifestazione e il loro numero è proporzionale al credito dell'evento. Il patrocinio oneroso (sponsorizzazione), implica che l'istituzione conceda anche un contributo economico (questo aspetto va valutato attentamente con l'organizzazione e riguarda solo particolari contenuti). Le concessioni riguardano in genere l'utilizzo di suolo pubblico oppure di spazi istituzionali, motivo per cui occorre muoversi per tempo.

Nel caso si voglia coinvolgere una personalità politica o pubblica è inevitabile il passaggio dal cerimoniale. Per trasmettere l’invito a un ospite illustre come un sindaco, un consigliere regionale oppure un ministro è necessario passare attraverso l'addetto stampa e il cerimoniale sia per la modalità di stesura dello stesso sia per concordare l’agenda. Questo aspetto, se l’evento necessita della presenza della personalità, è un passaggio che va svolto prima di stabilire la data del meeting, che dipenderà dalla sua disponibilità.