La pianificazione rappresenta la pietra miliare nell'organizzazione di un evento di successo. Quale sia l'obiettivo da raggiungere – si pensi all'impegno nello sport, solo per fare un esempio – il risultato passa attraverso una minuziosa preparazione.
Ovvio, direte voi, ma nella realtà questa ovvietà finisce per non essere così scontata e capita di scivolare sulla classica buccia di banana proprio per non avere precedentemente considerato tutti gli aspetti (attenzione, non si tratta solo di criticità ma della visione a tutto tondo).
Il buon risultato non è quasi mai frutto dell'improvvisazione. Può capitare, ma non ci si adagi per questo sugli allori. In genere è un'occasione fortuita e come tale va considerata. Buon per voi se le vostre competenze hanno salvato in corner una situazione: in ambito professionale affidarsi ogni volta alla dea bendata porta conseguenze raramente positive. Da bravi italiani non pensiate poi che un'attenta pianificazione che comporta, carta e penna alla mano, una puntuale elencazione di tutti gli aspetti da considerare, sia contrapposta alla fantasia. La pianificazione serve “solamente” ad avere la visione a 360° del vostro lavoro e nulla toglie a quella che è la vostra esperienza, la vostra professionalità e la vostra intuizione. Anzi, conferirà alla preparazione un ordine di priorità nel seguire la to do list.
La pianificazione dunque, serve per definire con precisione i seguenti capitoli:
• il target da raggiungere
• la strategia da adottare
• la location
• la transportation
• i servizi da fornire
• la tecnologia da impiegare
• i fornitori terzi da coinvolgere
• le risorse da mettere in campo
• il business plan.
Ciascuno di questi con le infinite declinazioni e varianti dipendenti dai desiderata del committente.
Su questa scorta, il risultato sarà in linea con le aspettative – vostre e del committente – e avrete così stilato il vostro piano A per l'evento perfetto. Attenzione, non significa che pianificando al cento per cento vi porrete al di sopra dell'imprevisto. Questo è sempre dietro l'angolo e va anch’esso inserito nella programmazione, appunto come condizione non prevedibile.
Già, perché potrebbe verificarsi il caso sia proprio questa eventualità quella determinante la riuscita dell’appuntamento. Ecco tornare alla ribalta il vostro schema di pianificazione. L'ultima casella che dovrete "compilare" riguarda infatti il piano B. Eh sì, è proprio questo il trucco. Organizzare perfettamente fin nel minimo dettaglio un piano A, considerando con la stessa attenzione anche un piano B, così da renderli compenetrati e interscambiabili. Ed ecco balzare fuori con tutta la sua formidabile potenzialità la fantasia italiana. Quella capace di risolvere, proprio perché lo ha pianificato prima, un imprevisto o un inconveniente.
Come fare? Semplice e complesso al tempo stesso. Pianificando prendosi il giusto tempo per ogni commissione, grande o piccola che sia, con il medesimo impegno professionale. Mettendosi alla scrivania a riflettere con la mente aperta e visualizzare l'obiettivo con tutte le sue bucce di banana intorno.
È questa la chiave, una metodologia omnicomprensiva capace di una visione olistica del risultato che porti alla realizzazione millimetrica del piano A con un piano B come asso vincente nella manica, entrambi precedentemente programmati abbinando know-how e fantasia.