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Eventi, come allestire un palco perfetto

Eventi, come allestire un palco perfetto

Un passo importante da fare nella pianificazione dell'evento - dopo quello di scegliere la location più adatta, è quello di sviluppare il nostro progetto di palco, prendere delle decisioni in merito a “look & feel” che gli vogliamo dare.

In questo articolo ho cercato di riassumere in cinque consigli l’approccio da tenere e l’ho fatto con l’aiuto di dell’amico Giampiero Briozzo - Creative Director di KIDU - un professionista di primissimo livello.


1. Focus sull’obiettivo

La prima regola da seguire è quella di identificare con chiarezza l’obiettivo della convention/evento quindi a “cosa ci serve” il palco. Dev’essere un pensiero libero da ogni altro vincolo di budget, di dimensioni, di fattibilità; dobbiamo pensare esclusivamente all’intento comunicativo, al nostro target. Il palco deve essere coerente con i messaggi dell’evento, prima che spettacolare.


2.Utilizzo del palco all'evento


A seguire dobbiamo concentrarci sul come utilizzeremo questo palco, da un punto di vista logistico cioè, cosa dovrà supportare e contenere. Speaker, danzatori, panel di relatori, orchestre... Ognuno di questi “utilizzatori” porta a delle scelte ben precise che dovremo essere bravi a valutare e – spesso – sapientemente mixare.
• Un formatore che deve entrare in empatia con l’audience non deve avere un’altezza troppo “schiacciante” rispetto al suo pubblico, altrimenti la comunicazione bilaterale sarebbe compromessa.
• Una band che deve suonare per coinvolgere il pubblico preferirà un palco più basso rispetto a quella che deve tenere un concerto in cui deve essere “idolatrata”.
• Un amministratore delegato, Ceo o presidente dovrà avere un palco più elevato quasi a sottolineare la sua importanza e il peso del suo intervento.


3. Gestire gli spazi sul palco


Una volta chiariti gli aspetti di cui sopra possiamo iniziare a fare qualche scarabocchio del nostro palco. È una buona idea quella di cominciare dagli ingombri fissi che sapete non potrete eliminare (possono essere podi, sgabelli, tavoli di presidenza...) per valutare poi lo spazio disponibile a personalizzazioni e proposte creative. Cercare un impatto tecnologico importante a tutti i costi in questa fase può risultare dannoso e poco efficace in termini comunicativi, logistici e di budget; a mio avviso in questa fase le parole d’ordine sono pulizia, eleganza e funzionalità. Anche se lo spazio ce lo permette non dobbiamo per forza mettere un ledwall da 1.000 metri quadrati, perché se poi ci dobbiamo proiettare solo delle slide di power point sarebbe probabilmente una scelta discutibile.


4. Logistica


Identificata quindi la nostra idea di palco e avendo una prima bozza di come lo vogliamo realizzare, ora dobbiamo concentrarci sulla logistica di costruzione del palco stesso per valutare nel particolare:
- accesso dei mezzi per il trasporto della tecnica
- misure delle rampe di scale e/o dei montacarichi per il trasporto dei bauli dei materiali
- forniture elettriche
- vincoli di legge per l’occupazione delle vie di fuga
- punti di appendimento (se ci sono, quanti sono e soprattutto la loro portanza)
- orari operativi per l’allestimento e il disallestimento
- visibilità del palco rispetto al posizionamento delle sedute dell’audience
- accesso disabili
- dettagli o caratteristiche particolari dettate dalla location o dall’allestimento scelto.
Le risposte a questi quesiti vi aiuteranno a definire con ancor maggiore precisione il vostro progetto di palco e la sua efficacia per la riuscita dell’evento.


5. Luci sul palco


Ora possiamo finalmente concentrarci sulle luci che – a differenza dell’impianto voce – si prestano a personalizzazioni più estreme e a una vastissima gamma di opzioni. L’audio deve essere funzionale in base al numero di persone e alla location che abbiamo scelto, certo possiamo “giocare” con qualche particolare trovata tecnologica, ma tendenzialmente il raggio d’azione che abbiamo è piuttosto limitato.


Per le luci invece le opzioni sono davvero innumerevoli e le scelte in quest’ambito potrebbero cambiare completamente l’impatto del vostro evento. Anche in questo caso il mio consiglio è per un look pulitissimo ma efficace, perché un evento di comunicazione non è un concerto rock. Le luci qui si studiano per esaltare quello che avviene sulla scena, non per esaltare il pubblico. L’equilibrio fra spettacolarizzazione e “accozzaglia di luci” è molto delicato. Il light design deve essere coerente con il messaggio valoriale dell’azienda ed in generale – di questi tempi – si tende verso la sobrietà.


Questi gli argomenti principali da valutare, poi per la rifinitura del progetto ovviamente bisogna mettersi nei panni del “regista” (se ne abbiamo la voglia e le capacità) e provare a pensare a:
- ingressi e uscite dal palco dei vari speaker o presentatori o artisti
- posizionamento del podio per il relatore in modo che non ostruisca mai la vista sullo schermo o il logo aziendale
- posizionamento delle telecamere per avere sempre un logo alle spalle del relatore in modo che nei video di repertorio sia facilmente riconoscibile per chiunque
- puntamento delle luci per assicurare il massimo dell’illuminazione sui protagonisti del palco in modo da non creare brutte ombre sul viso o che non siano sufficientemente in luce per le telecamere
- posizionamento della regia principale e della regia di palco, dei direttori di palco e del microfonista backstage.
E se prevedete di avere una presentatrice con tacco 12… be', potrebbe essere utile qualche gradino in più di minore altezza per la salita e la discesa!

Ci sono davvero tante cose a cui pensare, spero questi consigli vi tornino utili anche se il consiglio più importante è il sesto: affidatevi sempre a un professionista serio e competente, con le nozioni di cui sopra e la sua esperienza non potrete sbagliare.