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Sale meeting gratis o quasi: 7 idee per risparmiare

Sale meeting gratis o quasi: 7 idee per risparmiare

Devi organizzare il prossimo meeting ma il budget a disposizione è pochissimo. Che fare? Su quale voce è meglio risparmiare?  

Chi deve pianificare una riunione si trova spesso a farsi i conti in tasca, ma a volte la soluzione potrebbe essere più semplice di quello che si crede. Per esempio risparmiando proprio sull'affitto dello spazio. Serve un po' di fantasia e di spirito di adattamento, ma potrebbe essere anche l'occasione per scegliere una location insolita. Non esiste nessuna bacchetta magica, ma qualche buona idea potrebbe risolvere il problema.

Ecco sette situazioni in cui sarà possibile risparmiare sulla location della tua riunione.

#1 Alla location interessano i tuoi invitati
Una considerazione può essere fatta sul concetto di partnership con la location da scegliere per la tua riunione. Una location per eventi infatti potrebbe essere particolarmente interessata ai tuoi inviati perché suoi potenziali clienti. A questo punto si potrà trovare un accordo conveniente per entrambi. Nel caso il tuo meeting sia allineato con la tipologia di location alla quale ti rivolgi potrai infatti strappare un accordo a tutto vantaggio del budget. Questo vale soprattutto per quelle che vengono considerate location “insolite” per un meeting.
Qualche esempio? I tuoi clienti sono giardinieri, perché non cercare un vivaio che abbia uno spazio per una presentazione? Oppure inviti rivenditori di vino, potresti cercare una cantina che vi ospiti. Produci abbigliamento sportivo? Pensa a una palestra...

#2 Chiedi “ospitalità” a un tuo cliente
Non hai spazi idonei presso i tuoi uffici e vuoi assolutamente una sala riunioni con tutti i crismi, proprio come l'hai vista nella sede di un tuo cliente. Chiedigliela! In questo caso il tuo cliente potrebbe essere interessato a farsi conoscere e tu potrai ottenere una sala meeting gratis.
Per esempio se sei un'azienda alimentare che vuole organizzare un lancio di prodotto alla presenza di giornalisti e food blogger, potresti chiedere “ospitalità” a un ristorante che rifornisci e che abbia interesse a farsi conoscere dai suoi inviati.

#3 Punta sul pranzo!
Quando il meeting ha limiti di budget ma si ha la necessità di organizzare qualcosa di più di una semplice riunione si può pensare di puntare tutto sul pranzo e scegliere di conseguenza un ristorante o comunque una location che ti soddisfi da questo punto di vista ma che abbia anche la possibilità di offrirti, proprio in virtù della tua spesa, l'uso gratuito di una sala.
Un'idea potrebbe essere anche quella di rivolgerti agli agriturismi, che molto spesso hanno almeno una sala polivalente. In questo caso si potrà “investire” su un ottimo pranzo a chilometri zero “pattuendo” con l'agriturismo stesso l'utilizzo della sala compresa nel prezzo del pranzo.

#4 Sala riunioni “mordi e fuggi”
Se devi organizzare una riunione in un luogo strategico della città, facile da raggiungere anche con i mezzi e in cui stare lo stretto necessario, una soluzione comoda che non dovrebbe costare molto potrebbe essere offerta dai co-working, quegli spazi molto apprezzati ultimamente che spesso, oltre a offrire postazioni di lavoro, mettono a disposizione piccoli spazi polivalenti con tutta la tecnologia necessaria per una riunione. Il vantaggio è che si possono affittare per un tempo limitato.

#5 Eravamo quattro amici al bar
All'estero l'abitudine di lavorare in un caffè è molto diffusa. Dalla celeberrima catena Starbucks (che presto secondo i più informati sbarcherà anche in Italia) a piccole librerie di quartiere con angolo caffetteria, non è raro trovare la connessione a Internet gratuita e spesso illimitata e potere così passare delle ore indisturbati a tu per tu con il proprio computer. Questi stessi contesti, che si stanno diffondendo sempre più anche nelle città italiane, sono l'ideale anche per meeting decisamente informali e a numeri ridotti (diciamo un massimo di sei) che intorno a un tavolo e non nelle ore di punta (come può essere quella del pranzo) possono trovare l'ambiente giusto per un confronto casual e in un contesto piacevole.

#6 E se fosse nel tuo ufficio?
Se hai una azienda individuale o comunque una piccola azienda senza una sala riunioni vera e propria, potresti avere scartato la possibilità di organizzare una riunione presso la tua sede. In realtà potresti rivalutare l'idea, soprattutto nel caso di un meeting con i tuoi clienti. Naturalmente servirà un minimo di pre-allestimento, adattando l'ufficio perché sia il più comodo e accogliente possibile, ma potresti giocartela tutta sull'immagine e sfruttare la situazione (che per te ovviamente ha il grande vantaggio di essere gratis) insistendo su come una riunione direttamente nei tuoi uffici possa dare un senso di “trasparenza” del tuo lavoro, un modo insomma per conoscersi meglio.

#7 Occhio alle promozioni!
Sembra banale, ma potrebbe sfuggire. Soprattutto gli hotel di catena, ma anche tanti meeting hotel indipendenti, mettono spesso a disposizione dei clienti pacchetti che di fatto permettono di risparmiare notevolmente sull'utilizzo della sala, soprattutto se sono previsti pernottamenti, coffee break o light lunch tra una sessione di lavoro e l'altra. In queste occasioni si richiede solitamente un numero minimo garantito di partecipanti, per cui sarà bene valutare questa opzione soprattutto nel caso di meeting da almeno 30 partecipanti. Non esitare quindi a trasferire le tue necessità di budget alle strutture che contatterai per un preventivo: trovererai tante location pronte a proporti una soluzione per accontentarti. Prova subito. Cerca nella nostra guida alle location quelle più adatte a ospitare il tuo evento e richiedi un preventivo in linea con le tue aspettative