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Webtraining, come organizzare un webinar che funziona

Webtraining, come organizzare un webinar che funziona

Alzi la mano a chi non è mai capitato, almeno una volta, di iscriversi a un webinar e poi di non collegarsi all'ora prestabilita. Succede, per un impegno improvviso, perché nel frattempo l'interesse è calato, per tanti e diversi motivi. Eppure, i seminari online sono uno strumento sempre più sfruttato per fare formazione da remoto e hanno dimostrato di funzionare molto bene. 

Oggi organizzare un webinar è anche piuttosto semplice, basta scegliere un tool, e dotarsi di connessione, meglio se avete anche una cuffia e un microfono. 

A fare la differenza, tecnologia a parte, sono sempre i contenuti, che rendono il webinar interessante. E la possibilità di interagire con chi lo sta tenendo, ponendo domande e lasciando il tempo, magari alla fine della lezione, per le risposte. 

Certo, è sempre da tenere presente che il webtraining è qualcosa di diverso rispetto alla formazione in aula, e questo per alcune oggettive differenze:

  • il docente non vede i partecipanti: parla davanti a uno schermo, e questo per alcuni potrebbe risultare più difficile rispetto a potere guardare la sua audience in faccia
  • i feedback e le domande sono scritte: al docente arrivano le domande sotto forma di commenti scritti, necessariamente più concisi, e meno adatti a uno scambio di opinioni articolato
  • meglio prevedere un mediatore: per meglio gestire i commenti che arrivano, sceglierli e selezionarli, meglio prevede una figura di supporto, che però, rispetto all'aula, farà da filtro. 

Quando scegliere il webtraining

A volte non si tratta di preferire un webinar a un corso in aula, perché si tratta perlopiù di due cose diverse. Per esempio, un webinar di solito è gratuito e ha una durata molto inferiore a un corso in aula. Se invece il webinar è un vero e proprio corso di formazione online, e quindi a pagamento e previsto in più lezioni, ha il vantaggio di potere raggiungere più persone, o meglio anche quelle che non sono disposte a spostarsi, e di non dovere prevedere uno spazio fisico per la sua organizzazione. 

Webinar che funzionano: come fare

L'invito e il marketing: è importante assicurarsi che tutti i possibili partecipanti ricevano l'invito a partecipare al vostro webinar, mandato dunque a tutti i contatti della vostra mailing list che secondo voi hanno attinenza. Molto importanti sono anche le azioni di remind: gli avvisi che vengono inviati il giorno prima e poco prima dell'inizio, anche in maniera automatica. Tenete presente che a fare la differenza sarà come scrivete l'invito, utile anche al vostro brand building, a quanto interessante e accativante riuscite a farlo. Il webinar infatti, anche in caso di un webinar aziendale, può essere utilizzato come efficace strumento di marketing. Inoltre, il webinar può essere sponsorizzato sui canali social. Docente: il docente può fare la differenza, ovviamente. Non soltanto per quello che dice, ma per come lo dice. Anche perchè, come abbiamo detto, non è facile parlare a uno schermo.

Docente: il docente può fare la differenza, ovviamente. Non soltanto per quello che dice, ma per come lo dice. Anche perchè, come abbiamo detto, non è facile parlare a uno schermo.

Slide e materiale didattico: se coinvolgere è la parola “magica”, grande cura deve essere messa anche nel materiale visivo che si propone: slide, immagini, presentazioni e così via. Devi pensare infatti che, ancor più che per una lezione faccia a faccia, ogni partecipante ha come unico stimolo quello che vede al computer e sarà mille volte più invogliato a distrarsi e a dedicarsi ad altro se non giustamente coinvolto.

Prova prova: un altro elemento di disturbo che scoraggia i partecipanti a prestare attenzione al vostro webinar è il classico guasto tecnico. Se le cose non funzionano alla perfezione, sarà facile da parte dei partecipanti avere la sensazione di stare buttando via tempo prezioso. Per questo, assicuratevi che tutto funzioni prima dell'ora di inizio del webinar. Fate qualche prova, ne vale la pena.

Coinvolgimento e interattività: anche se come risposta avrete solo dei commenti scritti, vale la pena interagire con chi è collegato sin dall'inizio. Se il docente non ha molte informazioni sui partecipanti, può per esempio chiedere che lavoro fanno, se sono previsti professionisti di diversi settori, oppure prevedere rapidi sondaggi, magari sul grado di comprensione della lezione.

Zero improvvisazione, ma tanta capacità di improvvisare
Da tutto quello che abbiamo detto finora emerge una regola d'oro sempre valida: anche per un webinar è impossibile non prepararsi prima con molta dedizione: i materiale, i tempi, i contenuti vanno curati prima nei minimi dettagli! Ma è vero anche il contrario: ovviamente c'è spazio per l'improvvisazione, anzi, sarà proprio la capacità di improvvisare del docente a dare carattere al webinar.

E soprattutto se si tratta di un webinar aziendale, ricordatevi che valgono le stesse buone regole delle riunioni,  una buona calendarizzazione e un numero non esagerato di webinar invoglieranno i partecipanti a non disertare.