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Meeting planner contro il tempo: cosa fare per avere la meglio

Meeting planner contro il tempo: cosa fare per avere la meglio

Mi capita spesso nel mio lavoro di cercare di intervistare una persona per giorni e giorni, non trovando mai un attimo in cui essere entrambe disponibili, anche quando per l'intervista servono solo pochi minuti. Non ci faccio caso, è normale routine, le giornate (lavorative e non) non sono mai abbastanza lunghe per tutti noi.

Ma poi mi rendo conto che il tempo per fermarmi e gustarmi un caffè, per esempio, senza guardare l'impietoso orologio, ce l'avrei anche e che quel che mi manca, forse, è un pizzico di organizzazione in più. Certamente se organizzi eventi per lavoro sai di cosa sto parlano, non per nulla quella del meeting planner è una delle professioni più stressanti al mondo. Gestire il tempo è forse più difficile di gestire un evento, soprattutto quando il primo è tiranno e il secondo è stato commissionato all'ultimo secondo

Ma c'è sempre una soluzione ai problemi, e allora ecco qualche (semplice) trucchetto per ottimizzare il tempo del meeting planner.

Come ottimizzare il tempo nell'organizzazione di un evento


#Grande progetto, tante attività
Devi organizzare la convention annuale che tutti aspettano, centinaia di persone da invitare, un progetto intero da ideare e organizzare, site inspection, briefing con l'agenzia, dettagli che sfuggono...e il tempo si dilata. Il consiglio è quello di pensare a ogni fase dell'evento come a un'attività a sé stante, così da tenere tutto sotto controllo più facilmente e procedere più rapidamente. A questo proposito, se non ne hai ancora sentito parlare, potresti valutare l'utilizzo del diagramma di Gantt, un grafico che fa da planner e che è molto utile per visualizzare a colpo d'occhio la durata di ogni attività e la sua sovrapposizione alle altre. Nella barra orizzontale viene riportato il tempo da dedicare al progetto, diviso per giorni, settimane, mesi. Nella barra verticale sono inserite le attività stesse e tutte le informazioni utili, come scadenze, a chi è affidata l'attività, il budget, ecc. 

#Lavora in cloud
 
L'organizzazione di un evento prevede il contatto costante e continuo con tante persone: collaboratori, fornitori, consulenti. Da questo punto di vista lavorare in cloud può fare la differenza. Avere file aggiornati e condivisi, comunicare rapidamente one-to-one o con un team e ottenere risposte in tempo reale: sfrutta al meglio quel che c'è di buono della nostra abitudine di essere “sempre connessi”. Per farlo si possono adottare diversi tool. Un esempio tra i più utilizzati e noti è il sistema di servizi messi a disposizione da Google, come Google Calendar (c'è anche una versione a pagamento per le aziende), che permette di creare calendari condivisi, Google Drive, che permette di condividere e modificare file da più account, archiviare documenti e cartelle condivise, e così via.

#Riduci le informazioni e tieni a bada la tecnologia
Prova a pensare alla tua bacheca Facebook: immagini, video, status dei tuoi amici, articoli condivisi, e ancora notizie, pagine sponsorizzate... Quante informazioni il nostro cervello deve elaborare in pochi secondi! Del resto non siamo noi certo i primi a dire che la sovraesposizione alle informazioni è una dei pericoli della nostra era tecnologica. Questo è vero anche quando lavori. Quante volte sei interrotto dalla notifica di una e-mail in arrivo, di un whatsapp, di un messaggio. E quante volte pur sapendo che non aspetti nulla di urgente ti interrompi per andare a leggere. Butti il tuo tempo, ti distrai. E soprattutto se lavori in cloud il pericolo è davvero dietro l'angolo. Quando organizzi un evento pensa solo a quello che di essenziale devi fare, ignora le altre informazioni, silenzia le notifiche. Questo vale se sei in riunione con un fornitore, durante un briefing o una site inspection. Una cosa alla volta insomma, e difenditi dalla invasione tecnologica. 

#Fai la scaletta del giorno
Oramai è chiaro che, per dirla con un gioco di parole, chi organizza eventi deve come prima cosa organizzare il proprio tempo, per non sprecarlo. Ecco allora che anche se sei già oberato da scadenze imposte dall'esterno, che tu lo faccia tramite un tool tecnologico, su un'agenda o a mente, per ottimizzare il tuo tempo devi avere la massima consapevolezza di come lo stai impiegando. Se la tua agenda in un giorno qualsiasi è strapiena di appuntamenti e inizi ad accumulare "ritardo" fin dai primi incontri, arriverai a metà pomeriggio alla consapevolezza di dovere spostare alcuni appuntamenti al giorno dopo. Ma soprattutto se, come capita sempre più spesso, hai pochissimo tempo per realizzare un evento, ciò ti potrebbe essere fatale. Decidi allora in anticipo quanto tempo potrai dedicare verosimilmente a ciascun appuntamento, annotando non solo l'ora dell'appuntamento ma anche l'ora in cui congedarti. Rispettare questo tipo di scadenze potrà sembrarti un atteggiamento da automa, ma funziona se l'obiettivo della tua giornata è utilizzare al meglio il tempo che hai a disposizione.