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Come organizzare una cena di gala ed evitare di fare errori

Come organizzare una cena di gala ed evitare di fare errori

Classico come un tubino nero o una cravatta regimental, è l’evento per eccellenza: l’amata e odiata cena di gala. Per qualcuno è un format un po' ingessato, al quale si preferiscono feste o cene a buffet, in altre situazioni, sicuramente quelle istituzionali come un congresso o in contesti dal valore aggiunto o formali, è un must.  
 
Le declinazioni sono moltissime, e vanno bene anche versioni più informali, ma non si scappa, la cena di gala bisogna saperla gestire. A partire dal dress code che va sempre indicato, come ti abbiamo raccontato, per evitare brutte sorprese.  
 
La questione potrebbe non essere semplice come sembra e ci sono sicuramente piccoli accorgimenti che potrebbero fare la differenza. Ecco i nostri consigli.
 

Errori alla cena di gala da evitare

  • Non scegliere la location giusta: è solo l’inizio, ma è fondamentale. La location deve ovviamente essere in linea con l’occasione: se una cena di gala è un evento elegante per definizione, la location lo deve essere altrettanto. Oltre ai nostri consigli su come scegliere la location perfetta, tieni a mente che nel caso di una cena di gala sono perfetti saloni storici, magari affrescati, location prestigiose. Ma non solo: se la cena di gala è organizzata per una realtà giovane, dinamica, magari una start-up di successo, andrà benissimo scegliere una location moderna, glamour. E ovviamente nella bella stagione sono perfetti anche i giardini e le terrazze. E ricorda che per scegliere la location giusta puoi utilizzare la nostra guida
  • Non considerare abbastanza la creatività: alla cena di gala si mangia e basta. Niente di più sbagliato: si tratta di un evento, un elemento essenziale del marketing mix, un’occasione importante di comunicazione per la quale l’organizzatore deve individuare un mood, ancora meglio un vero e proprio tema, una storia, un’atmosfera precisa, persino il colore giusto
  • Non fare attenzione ai tempi: presentazioni, video, discorsi, il tempismo è tutto. Facciamo un esempio: il contesto è quello di una convention aziendale. La mattina c’è stata la plenaria, il pomeriggio attività di team building. La sera, durante la cena di gala, il programma prevede le premiazioni delle squadre vincitrici del team building. Come è brutto vedere che i premiati devono lasciare a metà il risotto giunto al tavolo mantecato alla perfezione per correre sul palco, mentre gli altri (i non premiati) devono decidere se dare retta a quello che sta accadendo o evitare che anche il loro risotto si raffreddi e si incolli davanti ai loro occhi impotenti. Il rischio è alto: non solo si rovina la cena ai partecipanti, ma si rischia di organizzare momenti di aggregazione scarsamente condivisi. Tutti i tempi devono essere previsti e calcolati prima e la “scaletta” deve essere assolutamente rispettata.
  • Non coinvolgere lo staff: anche il lavoro di squadra è tutto. Avere un referente dello staff che coordina è indispensabile per non avere brutte sorprese, per rispettare i tempi, per gestire eventuali lamentele e imprevisti. Ma è importante che tutti coloro che a vario titolo sono coinvolti nella serata conoscano il programma e ricevano, prima, un (pur breve) briefing.
  • Non fare attenzione al cibo: di gala o no, a cena si mangia. I partecipanti, oltre ad aspettarsi di mangiare bene, potrebbero volere conoscere gli ingredienti dei piatti che vengono serviti, magari per scongiurare il pericolo di eventuali intolleranze. E ovviamente molta attenzione deve essere rivolta a chi deve seguire una dieta particolare, per esempio se è vegetariano, o ha un menu diverso perché allergico a qualche cibo: non accentuare le differenze, non arrivare al tavolo chiedendo chi è che non mangia carne o chi è celiaco sarebbe un gesto di delicatezza di cui (sì anche questo!) si deve curare l’organizzatore.