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Come fare la checklist di un evento: come stilarla, gli esempi e l'agenda giorno per giorno

Come fare la checklist di un evento: come stilarla, gli esempi e l'agenda giorno per giorno

Organizzare bene il lavoro è essere a metà dell'opera. Che siate d'accordo o meno con questa affermazione, è innegabile che pianificare al meglio l'attività lavorativa quotidiana aiuta a rispettare scadenze e appuntamenti, e anche a tenere sotto controllo la nostra produttività. Vale per chi lavora in azienda e per i liberi professionisti, per il lavoro in team e in "solitaria". 
 

Chi è organizzatore di eventi conosce molto bene il valore della pianificazione e anche quello delle checklist, che significa prima di tutto darsi un metodo di lavoro: non perdersi in dettagli inutili, non sprecare tempo, essere i più produttivi possibili, vedere il lavoro avanzare come ce lo siamo prefissato.

Naturalmente non tutti i giorni sono uguali e spesso imprevisti come lunghe telefonate inevitabili, riunioni improvvisate o semplicemente una giornata no in cui vi sentite poco produttivi può impedirvi di arrivare in fondo alle attività che avevate previsto per la giornata. Ma niente stress, la checklist si può anche riorganizzare. 

La checklist deve essere chiara, esaustiva e soprattutto completa, e può anche essere organizzata per periodi più o meno lunghi. Su un progetto lungo come l'organizzazione di un evento potete prevedere una checklist per tutto il progetto, che vi consenta di tenere sotto controllo l'avanzamento dei lavori.

Il primo passo è ragionare in senso logico e scrivere la scaletta di quello che dovrete fare per organizzare l'evento. Poi le cose saranno più semplici: vi basterà seguire l'elenco e spuntare le voci una per una.

Molto importante è l'ordine cronologico: per fare un esempio banale non potrete mandare una mail di invito con un link per la registrazione prima di definire ogni dettaglio dell'evento e creare una landing page o il sito dell'evento. 

Come organizzare la checklist dell'evento

  • Decidete se fare una o più checklist: ognuno ha il suo metodo, potete scegliere se fare un'unica checklist omnicomprensiva di tutte le fasi operative oppure una per ogni aspetto specifico (logistica, comunicazione, intrattenimento, e così via).
  • Condividete la checklist: se siete tradizionalisti potete scrivere su una lavagna da appendere in ufficio, se invece lavorate con persone dislocate in diversi luoghi e preferite affidarvi alla tecnologia potete lavorare in cloud.
  • Controllate la checklist: il check della checklist insomma! Una volta che avete la vostra lista delle cose da fare, a mente fredda, ripercorretela punto per punto o meglio ancora fatelo fare a qualcunaltro, sarà più oggettivo. L'importante è verificare che la sequenza regga. 
  • Prendetevi il tempo necessario: fare bene la checklist di un evento è una cosa serissima. Per questo dedicategli il tempo che serve, magari organizzando un paio di riunioni per fare il punto sulle cose da verificare. 

Come scrivere la checklist: un esempio da copiare e incollare (e personalizzare)

Ogni tipologia di evento necessita di una checklist diversa. Ovviamente il caso di un congresso medico e una sfilata di moda avranno "tabelle di marcia" diverse tra loro, ma sicuramente alcuni passaggi dell'organizzazione sono comuni a tutti gli eventi. 

Qui trovate un esempio generale della checklist da fare per un evento: potete copiarla e incollarla. 

  • preparare l'elenco dei partecipanti
  • ingaggiare i relatori
  • chiedere il preventivo al catering
  • chiedere il preventivo per eventuali pernottamenti
  • chiedere il preventivo per gli allestimenti
  • confermare catering, hotel e fornitori
  • versare eventuali anticipi
  • verificare con le location le tempistiche per l'accesso di allestitori e staff
  • controllare periodicamente lo stato dei mezzi pubblici (prepararsi a scioperi, ecc.)
  • verificare le dotazioni di sicurezza della location
  • verificare gli accessi per i disabili
  • realizzare la segnaletica
  • ordinare i badge
  • ordinare la cancelleria
  • preparare i materiali
  • verificare le deadline con i fornitori
  • verificare i servizi tecnici
  • inviare promemoria ai partecipanti
  • confermare i nominativi dei relatori
  • verificare il set-up
  • verificare lo staff
  • controlla il meteo

La checklist giornaliera

Avete compilato la lista delle cose fare per pianificare e organizzare al meglio il vostro evento. Molto bene, avete il timone che vi permetterà di non navigare a vista, ma di prendere una direzione precisa. Ora però potreste volere organizzare le vostre attività giorno per giorno. In questo caso quello che state cercando è probabilmente come gestire al meglio il vostro tempo, e per questo vi abbiamo raccontato come potete utilizzare alcune tecniche di time management come la matrice Eisenhower, ideata proprio dal presidente degli Stati Uniti, che vi permette prima di tutto di stabilire le priorità. 

Per stilare una checklist giornaliera che funzioni:

  • calcolate il tempo a vostra disposizione: se la vostra giornata è già occupata da riunioni e appuntamenti, inseriteli nella checklist ma sappiate calcolare verosimilmente quanto tempo vi rimare, per non inserire troppe cose che sarete poi costretti a posticipare.
  • fissate un limite di tempo per ogni voce: solo così riuscirete a calcolare quante voci potrete inserire, si tratta di una questione di allenamento che all'inizio potrebbe portarvi a sopravvalutarvi ma vi aiuterà col tempo a organizzarvi meglio la giornata.
  • anche in questo caso, scegliete un tool: potete scegliere di farlo con la classica checklist carta e penna oppure optare per i tool per fare le checklist che si trovano, anche gratuitamente online, come Trello, Slack o Todoist, ma anche Google Calendar, che come gli altri strumenti gratuiti di Google possono essere consultati sia da computer sia da mobile.
  • quello che è importante è, come dicevamo, comprendere le priorità, anche considerando le scadenze.

Prima della checklist: le mappe mentali

Le mappe mentali possono essere utilizzate dagli organizzatori di eventi in diverse occasioni: briefing con il cliente, riunioni, ma anche per l'organizzazione di un evento. Attraverso parole-chiave, si parte da un concetto come può essere nel vostro caso un evento, sviluppandolo per associazioni mentali e organizzandolo visivamente con uno schema che si rifà alla geometria radiale.

Per questo sono molto utili per stabilire le priorità, ma anche nelle fasi della progettazione e dell'organizzazione di un evento, partendo dalle azioni principali fino a scendere nei dettagli. Questo può essere d'aiuto per ordinare la checkist dell'evento in senso logico. 

Le mappe mentali vi aiuteranno nello stesso modo a gestire il giorno dell'evento, ordinando i compiti per importanza, dalle attività da svolgere a chi le deve svolgere.