2892

Location
per eventi

13453

Sale
meeting

314

Agenzie
e servizi

10840

Articoli
e recensioni

Gli imprevisti più temuti dai meeting planner: 7 casi da manuale

Gli imprevisti più temuti dai meeting planner: 7 casi da manuale

Se sei un meeting planner sai esattamente cosa significa avere tutto sotto controllo. Si tratta prima di tutto della tua sopravvivenza: come potresti organizzare un evento senza un metodo, un piano A, un piano B e una check list da seguire pedissequamente?
 
Tutto molto interessante, ma poi c'è l'imponderabile, quelle cose che accadono malgrado tutto, come quando il tacco a spillo si infila in una grata del marciapiede mentre tu perdi l'autobus, oppure un'auto passa e ti schizza mentre stai andandano all'appuntamento più importante della vita, o come quando incontri sulle scale il vicino logorroico mentre tu sei già in ritardo...un disastro insomma.
 
Perché si sa, quando le cose devono andare storte... eh sì non c'è nulla da fare, la legge di Marphy non viene mai smantita e se qualcosa può andare male lo farà. Ci si può credere o no, ma capita anche agli organizzatori di eventi, che per gli imprevisti più "stupidi" magari si vedono sfumare settimane di lavoro in un insuccesso. 
 
Ma cosa temono di più i meeting planner? Quali sono quelle situazioni in cui un organizzatore di eventi non può che esclamare: perché a me?
 
Probabilmente tantissime, varie ed eventuali. Ma noi non potevamo rinunciare a fare un mini-sondaggio – semi-serio e totalmente simbolico – stilando una classifica delle situazioni tragi-comiche che più inquietano il meeting planner e che soprattutto nessuno può prevedere né tantomeno controllare.
 

Cosa temono gli organizzatori di eventi

#1 Previsioni meteo sbagliate
Ebbene sì: il nemico numero uno, l'imporderabile per eccellenza: il meteo. Ecco allora che nei giorni precedenti all'evento si controlla il meteo ogni ora, soprattutto in quei periodi che permettono eventi all'aperto o quando le previsioni sono molto incerte. E poi capita che quando il sole dovrebbe splendere arriva il temporale, o peggio che la nevicata del secolo non annunciata impedisca a metà dei partecipanti di giungere a destinazione.
 
#2 Il partecipante che si lamenta sempre
Ma che camera mi avete dato? Ma cosa c'è in questo piatto, io non posso mangiare questo e quell'altro. Ma a che ora è prevista la cena? Ma, ma, ma: alzi la mano chi non ha a che fare con delegati “precisi” che chiedono tutto e spesso si lamentano. Come si dice in questi casi? Mal comune mezzo gaudio. O no?
 
#3 Il delegato che “alza il gomito”
Di giorno perfetti nei loro ruoli, ma dopo la cena di gala...capita che qualcuno non sia perfettamente lucido. Della serie “il lavoro dell'organizzatore di eventi non è finito fino a quando è in pigiama nell suo letto”, non si sa mai come andranno a finire certe serate, e capita che il planner sia chiamato a gestire anche situazioni di questo tipo.
 
#4 Il guasto tecnico
"Sa sa sa prova". Tutto è perfetto, la location è ipertecnologica e magari l'avete scelta proprio per quello, ma... sul più bello la connessione wi-fi non funziona, un cavo si guasta e la presentazione rimane a metà, c'è un black out... insomma, si salvi chi può!
 
#5 Gli scioperi
Soprattutto se annunciati con poco preavviso, gli scioperi sono nemici degli organizzatori, che spesso non sanno dove sbattere la testa per attivare un piano d'emergenza. Passi lo sciopero del treno se le percorrenze sono ragionevoli, ma quando sono gli aerei a fermarsi il gioco può diventare veramente troppo duro.
 
#6 Il relatore imbranato
È vero, a volte il meeting planner può evitare questo inconveniente con la scelta oculata del parterre di relatori, ma non sempre è possibile. Quando sul palco interviene qualcuno di poca intraprendenza l'attenzione della platea, va da sé, si abbassa, gli smartphone spuntano qua e là... insomma si sa come va a finire.
 
#7 Chi ti dice cose che non vuoi sentire
Ecco, il giorno dell'evento è quasi arrivato, sai che davanti a te ci sono giornate interminabili e poi arriva colui che è in grado di dire la cosa sbagliata al momento sbagliato e ancora non ha capito cosa non si deve dire ai meeting planner. E cosa ti tocca sentire? Che sei fortunato, che il tuo lavoro è bello (su questo immaginiamo tu sia comunque d'accordo), che non ti devi lamentare...