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Post evento: cosa fare per un follow up di successo

Post evento: cosa fare per un follow up di successo

La fase post evento è, come voi organizzatori di eventi ben sapete, altrettanto importante del prima e del durante. Questo per diversi motivi, tra cui che, anche in questa fase dell'evento, cosa e come comunicate lascerà il segno in fatto di memorabilità ed efficacia.

La prima cosa prima di decidere cosa fare è rispondere a una semplice domanda: quali obiettivi vi prefissate di raggiungere nel follow up del vostro evento?

Sicuramente, azioni e contenuti dovranno:

  • tenere alto l'engagement
  • fornire approfondimenti e nuovi contenuti
  • informare su una eventuale prossima edizione
  • tenere viva la community dell'evento

Prima di tutto, ovvio, ma meglio specificarlo, il follow up di un evento incomincia... prima dell'evento. Ovvero: applicatevi molto bene nella registrazione dei partecipanti così da essere sicuri di essere in possesso di dati corretti e dei contatti aggiornati. Organizzateli fin da subito così che non vi resterà che utilizzarli al meglio una volta che l'evento sarà terminato.


Follow up di un evento: cosa fare per ingaggiare

Ringraziate i partecipanti
Ricevere un ringraziamento per avere partecipato a un evento fa sempre piacere e ci fa sentire 'pensati'. Ringraziate sempre chi è venuto al vostro evento e fatelo nella maniera meno anonima possibile.

Potete inviare una e-mail e in questo caso preoccupatevi che sia indirizzata a ognuno con il proprio nome. Anche i social media posso essere utilizzati per i ringraziamenti, in questo caso potreste pubblicare un messaggio generico sulla pagina dell'evento e utilizzare invece il sistema di messaggistica privata per un ringraziamento più personalizzato.

Utilizzate i social
I social media sono oramai un canale sdoganatissimo anche per gli eventi b2b. Sulla FB, oltre ai ringraziamenti, potete condividere  link ad altri media per scaricare materiale, contenuti e così via, soprattutto se avete creato un gruppo Facebook legato all'evento, possibilmente chisuo.

Anche Instagram si presta come è noto al racconto visual, ma i social sono utili anche per la raccolta e la riorganizzazione dei contenuti che i partecipanti stessi hanno postato durante l'evento: per esempio una raccolta dei migliori tweet, delle immagini più belle, ecc.


Puntate sui contenuti visual
Chi non ama rivedersi in una foto o in un video? Anche chi si schernisce e dice di no, probabilmente. Ecco allora che condividere dei contenuti visual – ovvero immagini e video – è un buon metodo per 'rinfrescare la memoria' e fare rivivere le emozioni dell'evento.

Non solo. Diventa infatti essenziale creare contenuti visual durante l'evento stesso, proprio per riproporli nel post-evento. Potreste ingaggiare un giornalista, un fotografo, un video maker che durante l'evento realizzino interviste, raccolgano commenti, evidenzino i momenti salienti, e così via.


Post evento: come condividere i materiali

Divulgare i contenuti dell'evento è essenziale nella fase del post. Da un punto di vista didattico - dopo un corso di formazione per esempio – appunti aggiornati, dispense, e tutto quello che non era fino a quel punto stato consegnato ai partecipanti va condiviso quanto prima.

Ma un follow up dei contenuti è necessario anche dopo un convegno, un congresso, una convention, una presentazione stampa, un lancio di prodotto e qualsiasi altro evento in cui qualcuno abbia tenuto un discorso, fatto una presentazione e così via. Non stiamo parlando solo del materiale utilizzato durante l'evento, ma anche di interviste ai relatori, approfondimenti di alcuni contenuti, aggiornamenti nel tempo delle informazioni condivise durante l'evento. Come?

Sul blog aziendale/intranet

Dove condividere i materiali oltre che sui social, che comunque – ricordiamolo sempre – non è un canale di nostra proprietà e dunque non permette una gestione autonoma dei contenuti?

L'ideale sarebbe per esempio avere un blog aziendale dove riorganizzare tutto quello che abbiamo detto sui materiali post-evento, dove i partecipanti possono continuare a commentare e in qualche modo a essere parte attiva. Anche l'intranet può essere utilizzata in questo senso, mentre nel caso di un evento non corporate per esempio l'app di un evento potrebbe essere una soluzione valida.

E-mail

L'invio via e-mail può essere un mezzo diretto e personalizzato efficace per quanto riguarda soprattutto materiali didattici e di contenuto.

E in più, e-learning

Soprattutto se si tratta di corsi di formazione, ma potrebbe valere anche per un congresso medico o una convention aziendale, un'ottima idea potrebbe essere quella di abbinare un corso di e-learning all'evento da divulgare post.

I partecipanti avrebbero così accesso a un corso online dove, oltre ai contenuti trattati in aula, potrebbero approfondire gli argomenti più interessanti e magari più complessi.

Post -evento: gli errori da non commettere


Tenere alto l'engagement, approfondire, ecc. sono passaggi importanti, d'accordo, ma senza esagerare. Ecco perché meglio non sobbissare i partecipanti di mail, azioni push, ecc.

Inoltre, ricordatevi di mantenere le promesse: se avete dichiarato di inviare informazioni, approfondimenti o qualsiasi altra promessa avete fatto ai partecipanti, mantenela!