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4 trucchi per organizzare una conferenza stampa a regola d'arte

4 trucchi per organizzare una conferenza stampa a regola d'arte

Quando si ha a che fare con i giornalisti, si sa, tutto può diventare un po' più complicato, anche il momento della conferenza stampa. Attenti a ogni mossa, pronti a criticare, molto esigenti: i rappresentanti della stampa non sono 'ospiti' qualsiasi e quando si deve organizzare una presentazione meglio non commettere passi falsi.
 
Questo è vero a partire dalla scelta della location, che potrebbe essere anche la sede della tua associazione o dell'azienda, ma solo nel caso tu voglia, attraverso questa scelta, mostrare qualcosa di specifico della tua attività (o nel caso tu abbia un budget molto risicato).

Se, come accade per la maggiore parte dei casi, la location va scelta al di fuori della tua sede (per farlo, puoi utilizzare il nostro venue finder) dovrai valutare una serie di elementi. La location dovrà essere innanzitutto assolutamente facile da raggiungere: se in centro città con i mezzi pubblici, se fuori città da prevedere un transfer dal centro più vicino, dalla stazione o, se è il caso, dall'aeroporto.
 
Anche save the date, invito e remind sono molto importanti, e mai come in questo caso l'occhio vorrà la sua parte. Se l'invito dovrà essere abbastanza accattivante da catturare l'attenzione, anche le informazioni contenute dovranno essere precise. Per esempio, già in questa fase potrai annunciare i nomi (specificando i ruoli) di chi durante la conferenza stampa sarà a disposizione per interviste, oppure se è previsto un light lunch/cena/aperitivo a fine conferenza.
 
Anche nel caso ti venisse la tentazione, non si usa mai indicare il dress code per una presentazione stampa, i giornalisti si vestono come vogliono a una conferenza stampa!

Ma al di là di queste osservazioni generali, come in ogni situazione, ci sono accorgimenti importanti che, anche se ti potrebbero apparire meri dettagli, faranno la differenza in occasione di una conferenza stampa. Noi te ne diciamo 4. 
 

4 consigli per la conferenza stampa perfetta

 
#1 Quanti giornalisti parteciperanno: meglio avere le idee chiare
Lo so, è un lavoro difficile, ma va fatto. Quando organizzi una conferenza stampa è sempre bene cercare in tutti i modi di sapere quanti giornalisti saranno presenti. Attenzione, è un compito arduo, perché può sempre capitare che qualcuno che si è accreditato non si presenti o che viceversa arrivi qualcuno senza avere confermato. Lo devi mettere in conto, ma quel che è certo che avere un'idea del numero di giornalisti presenti ti sarà indispensabile nel prevedere posti a sedere a tavola, se è prevista una cena, come allestire anche un aperitivo in piedi, e soprattutto la sala.
 
#2 Scegli la location più adeguata possibile (per dimensione e allestimento)
Oltre che per avere un'idea di come gestire il catering, conoscere il numero (almeno approssimativo) dei partecipanti alla tua conferenza stampa ti permetterà di scegliere le dimensioni più adeguate per la sala. Ricorda che non dovrà mai essere sovradimensionata – darebbe l'idea di una conferenza 'deserta' – ma nemmeno sottodimensionata – i giornalisti non amano le sale sovraffollate, non riescono a fare foto, a prendere appunti, ecc.
Anche il tipo di allestimento della sala è importante: se hai invitato pochi giornalisti meglio allestire una tavola rotonda o scegliere comunque una sala ad aula, se invece la conferenza prevede un palco, dovrà essere allestito al meglio, con cavalieri leggibili e nomi precisi.
 
#3 Occhio al tempo!
Capita spesso che, un evento, soprattutto nel caso di una conferenza stampa, incominci molto dopo l'orario indicato sull'invito. Questa pratica non è sempre apprezzata e ti spiego perché. È vero che i giornalisti seguono a volte diverse conferenze stampa al giorno e che un minimo di tolleranza sull'orario di arrivo è necessario. Ma sarebbe meglio non spingersi al di là del classico 'quarto d'ora accademico'. Intanto per rispetto a chi è arrivato in orario, e poi per non ritardare troppo la fine della conferenza, magari con il rischio che tutti scappino via quando non è ancora finita o peggio, costringendo i relatori a correre e a essere poco convincenti. Ecco perché, è buona cosa che il giornalista abbia un'idea anche di quella che sarà la durata della conferenza, che comunque non dovrà essere più lunga, all'incirca, di un'ora (se non in casi particolari).
Dunque la regola è: rispettare i tempi! (In ogni caso, chi non potrà arrivare puntuale o dovrà 'scappare' prima della fine potrà comunque farlo).
 
#4 Parola d'ordine: PR!
Il giornalista arriva, dice come si chiama, il suo nome viene spuntanto dalla lista e gli si consegna il materiale stampa. Ok, la fase di accredito è andata, ma potrebbe non bastare. Molto meglio se all'accredito ci sia qualcuno dell'azienda (responsabile comunicazione o tu meeting planner) che accoglie i giornalisti, saluta chi conosce già e si presenta a chi non ha mai incontrato. Se la fase di accredito è concitata perché c'è molta affluenza, questa fase può essere rimandata in sala, prima dell'inizio della conferenza. E anche durante e dopo la presentazione, ci deve essere sempre qualche referente facilmente raggiungibile a cui i giornalisti possano rivolgersi per informazioni, richieste di foto, interviste, e così via.