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Come organizzare un coffee break: mini-guida per non fare errori

Come organizzare un coffee break: mini-guida per non fare errori

Il coffee break è un momento molto importante durante un evento. Come gli altri momenti conviviali, dalla cena di gala alle attività di incentivazione, è un ottimo momento di networking, e soprattutto una pausa che permette di rigenerarsi, magari dopo diverse ore passate seduti in una sala convegni.
 
Organizzare un coffee break senza commettere errori può diventare dunque fondamentale per la buona riuscita di tutto l'evento, che sia un congresso, un corso di formazione, un meeting o una convention aziendale.
 
Ma quali sono gli elementi da tenere in considerazione per approntare un coffee break perfetto e fare bella figura con gli inviati?
 
Naturalmente la scelta del catering è determinante, ma di certo è bene che anche il meeting planner conosca tutti gli accorgimenti necessari alla buona riuscita della pausa caffè, così da non incappare in brutte sorprese.
 

Coffee break: cosa fare passo a passo 

  • Location: il coffee break deve essere allestito in un'area non lontana dal centro congressi, poiché è solo una breve pausa che non dovrà permettere ai delegati dell'evento di disperdersi. Se la location lo permette sono molto apprezzate le pause caffè all'aperto, magari in uno spazio attiguo alla sala meeting.

  • Durata: non troppo, ma nemmeno troppo poco. Un coffee break deve costituire un vero stacco rigenerativo, ma non deve distrarre i partecipanti dal convegno al punto di far perdere loro la concetrazione. Dai 15 ai 30 minuti circa è la durata media.

  • Numero delle pause: ovviamente dipende dalla durata del meeting o del congresso. Diciamo che indicativamente la pausa caffè è da prevedere a metà mattina e, se i lavori proseguono, a metà pomeriggio.

  • Allestimento: si può scegliere se allestire un buffet completamente self-service o se prevedere un minimo di servizio, per esempio alla macchina del caffè qualora si abbia la possibilità di offrire un espresso, o alle bevande. Tavoli e sedie non sono assolutamente necessari sia per quello che si mangia sia per la breve durata della pausa. Si possono comunque prevedere piccoli appoggi.

  • Networking: se il coffee break vuole essere anche un momento di networking tra i partecipanti all'evento, il meeting planner non dovrà lasciare niente al caso nemmeno da questo punto di vista e favorire presentazioni, discussioni e socializzazione.
  • Programma: nel caso di un congresso, di un corso di formazione o comunque di un evento di lunga durata è meglio specificare anche le pause nel programma così che i delegati possano organizzare eventuali telefonate di lavoro o personali e sapere quanto tempo hanno a propria disposizione.
  • Relax: va bene il networking e vanno bene anche le telefonate di lavoro, ma il coffee break per qualcuno potrebbe giusto servire per riposarsi prima di ricominicare il lavoro. Se possibile, sarebbe apprezzabile in tale senso avere a disposizione qualche seduta comoda in un ambiente rilassante. 
 

Cosa servire al coffee break

Un coffee break, come abbiamo già detto, serve principalmente per riprendere energie durante una sessione di lavoro.
 
Ovviamente non possono mancare bevande calde come caffè e te e anche succhi di frutta e acqua, mentre gli alcolici non sono indicati.
 
Piccola pasticceria e tartine faranno di un coffee break il classico intramontabile, ma devi tenere presente che anche le pause caffè potrebbero essere 'tematizzate'.
 
Coffee break light: anche un coffee break potrebbe per esempio essere all'insegna del 'light' e del 'wellness', con tisane, cibo e bevande biologici, magari con dolci leggeri e preparati con farine alternative alla classica farina bianca raffinata. Ma anche i dolcificanti per le bevande potrebbero essere scelti in questo senso, proponendo magati zucchero integrale o sciroppo di aloe invece dello zucchero raffinato.
 
Coffee break a tema: si potrebbe declinare il coffee break attorno a un ingrediente in particolare. In questo caso molto adatto è il 'cioccolato', cibo energizzante per eccellenza e che piace praticamente a tutti.
 
Coffee break per tutti: non da ultimo, da non tenere assolutamente in considerazione le eventuali allergie ai cibi. Se è possibile saperlo in anticipo si potrà organizzare cibi alternativi ad hoc, ma è comunque consigliabile prevedere qualche proposta senza glutine, e magari anche per vegani.