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Cosa mette in valigia il meeting planner: check list del corredo perfetto

Cosa mette in valigia il meeting planner: check list del corredo perfetto

Se fai il meeting planner sai che tra le peculiarità del tuo lavoro c’è quello di essere spesso in viaggio. A portarti in trasferta ci sono le riunioni, i briefing, le site inspection, ma soprattutto gli eventi che organizzi.
 
Per questo, il tuo bagaglio, cioè la ‘mitica’ valigia dell’organizzatore di eventi, deve essere praticamente sempre pronta. E dovrebbe essere la valigia del viaggiatore provetto: quello che fa stare tutto in poco spazio perché è abituato a ordine e rigore; quello che viaggia leggero, perché sa scegliere quello che è indispensabile; quello che non porta niente che non sia utile
 
Eppure, è il meeting planner che, in trasferta o meno, non può farsi cogliere impreparato: a te i partecipanti all’evento chiederanno praticamente ogni cosa che hanno dimenticato a casa, a te si rivolgeranno colleghi, hostess, relatori, da te arriveranno feriti, persone con cali di zucchero o con smartphone agonizzante. E tu dovrai tirare fuori dalla tua borsa tutto il necessario per ogni occasione, trasformarti insomma in una 'Mary Poppins' degli eventi.
 
Per questo, c'è tutta una lista di cose indispensabili che il meeting planner deve avere a disposizione, sempre, comunque e ovunque. Quali sono? Noi abbiamo pensato a una lista delle più gettonate.

Check list delle cose che il meeting planner deve assolutamente portare con sé

Kit di primo soccorso: è ovvio che questo sia una delle prime cose che non possono mancare: cerotti, disinfettante, salviettine e tutto il necessario per piccole ferite. 

kit di cartoleria: di pinzatrici, graffette, fogli, penne non ce ne è mai abbastanza. Meglio non farsi cogliere impreparati.

Caricatori e batterie universali: a chi chiedere se non al meeting planner un caricatore quando ci siamo dimenticati il nostro a casa o in hotel?

Barrette energetiche: sì, sicuramente potrebbero servire anche a te, ma tienine alcune da distribuire per eventuali cali di zuccheri o malesseri dei partecipanti, relatori, ecc. 

Aspirina e antiacido per lo stomaco: ecco questo in realtà servirà più che altro a te, non è lecito distribuire farmaci...

Fazzoletti di carta e salviettine rinfrescanti: ne distribuirai come se non ci fosse un domani.

Disinfettante per le mani: per i maniaci dell'igiene è impensabile persino mangiare un biscottino al coffee break senza essersi lavati le mani. Tu potrai evitare tragedie e digiuni offrendo, in mancanza d'acqua, una spruzzatina di disinfettante per fare stare tutti più sereni.

Mappe: d'accordo, siamo nell'era di Google Maps, ma non per tutti. Mappe e cartine cartacee aiuteranno i meno tecnologici a non sertirsi smarriti e a non perdersi. 

Kit da cucito: c'è chi si taglia un dito, ma anche chi perde un bottone. Meno male che il meeting planner sa come non farsi cogliere impreparato nemmeno da questo punto di vista.

Ombrello: potrebbe essere per scaramanzia, ma un ombrello in valigia metticelo, non si sa mai.

Spray antizanzare: soprattutto se l'evento è all'aperto, non lesinare con le bombolette, potrebbero salvarti la serata!

Accendino e/o fiammeri: anche se fumare fa malissimo, potrebbero servire.

Monete: qualcuno potrebbe averne bisogno, magari per cambiare una banconota.

Programma dell'evento: lo hai inviato a tutti, ne hai una copia digitale su ogni tuo dispositivo, ma una copia cartacea potrebbe essere utile per un ckeck veloce. 

Un paio di ciabatte comode: ti serviranno a fine evento, porta le tue preferite...

Costume: cosa c'entra il costume? Beh, se la speranza è l'ultima a morire e sei in trasferta in un bell'hotel con la spa, non si sa mai che per una volta tu riesca a ritagliarti qualche istante per un po' di relax...