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Come organizzare un evento aziendale: come fare e consigli indispensabili

Come organizzare un evento aziendale: come fare e consigli indispensabili

Organizzare un evento aziendale è molto più facile a dirsi che a farsi. A partire dalla definizione stessa: perché se tutti pensano di sapere in teoria cosa è un evento aziendale, di fatto serve una check list ben fatta per assicurarsi di non trascurare passaggi e dettagli fondamentali. Due le domande a cui rispondere prima di iniziare: quale tipo di evento aziendale voglio organizzare e perché.

Cosa è un evento aziendale

Possiamo definire un evento aziendale come un incontro dedicato alle persone che lavorano per un'azienda, ma questa definizione potrebbe apparire riduttiva se non si tenessero in considerazione le tante tipologie di evento possibili, da scegliere in base al ruolo aziendale dei partecipanti e agli obiettivi dell'evento stesso. Per esempio si potrebbe organizzare una convention per la forza vendita, un meeting, ma anche una cena di gala o un cocktail party per clienti, e gli esempi potrebbero essere molti altri.

Perché organizzare un evento aziendale

Sono davvero molti gli obiettivi che ci si possono raggiungere con un evento aziendale, spesso in linea con quelli più generali della comunicazione e del marketing aziendale. Un evento aziendale, in generale, potrebbe essere considerato un contenitore in cui l'azienda bilancia il giusto mix di comunicazione e intrattenimento (dal testimonial a vari tipi di engagement, team building, spettacoli, e così via).

Organizzare un evento aziendale: gli step fondamentali

 La fase del pre-evento è fondamentale perché è quella che comprende la progettazione e l'organizzazione.

Briefing. Si parte da un briefing che deve essere il più chiaro e approfondito possibile: da lì nasce di fatto l'evento. Se fai il meeting planner dovrai essere certo di ricevere i giusti imput dalle figure aziendali di riferimento per sapere esattamente cosa si aspettano dall'evento, e allo stesso modo se hai o fai parte di una agenzia dovrai porre massima attenzione alla fase di briefing, perché è in quel momento che riceverai dal cliente le linee guida.

Budget. Il budget che hai a disposizione per un evento aziendale determina praticamente tutto. Se non puoi influenzare la cifra che avrai a disposizione per l'organizzazione dell'evento dovrai partire dal budget per capire cosa sarà possibile fare.

Team. Una volta stabilite le linee guida dell'evento ti serve un team che lavori con te e dovrai sceglierlo in base alle competenze e all'attinenza dei ruoli con l'evento, ma anche tenendo in considerazione personalità e attitudini. Se non puoi scegliere personalmente il team che lavorerà con te, potrai comunque delegare a colleghi i compiti di loro competenza. Farlo è molto importante per controllare gli impegni e anche salvaguardare il tuo equilibrio fisico-mentale.  

Scelta della location. Quando le idee iniziano a essere chiare si potrà scegliere la location più adatta. Innanzitutto è bene domandarsi quali siano le necessità specifiche/requisiti della location che dovranno essere soddisfatti. Il passo successivo prevede l'esplorazione e la conoscenza di quella che è l’offerta di sedi congressuali presenti nel territorio in cui si terrà l’evento e per questo c’è il motore di ricerca location più completo presente sul web, il Venue-Finder di MeetingeCongressi.com, utilizzato ogni giorno da centinaia e centinaia di meeting planner in cerca delle sedi per i propri eventi. Filtra i risultati secondo le tue necessità, fai la tua selezione di location e chiedi loro i preventivi. Ti consigliamo poi di organizzare delle site inspection presso le location selezionate, per meglio valutare spazi e atmosfere, le dimensioni, le eventuali problematiche che potrebbero insorgere.

Check list, coordinate e fornitori. Quello che è fondamentale è non dimenticare di stilare una check list e seguirla pedissequamente per non dimenticare nulla. Tutto, ma proprio tutto, non deve essere lasciato al caso: la data prescelta (controllate che non sia in concomitanza con qualche grande evento che potrebbe 'disturbare' il vostro) e la sua durata per esempio non sono secondarie al successo dell'evento stesso. Poi, messi a punto tutti i dettagli, si devono contattare tutti i fornitori di servizi: il catering per coffee break, cene di gala e buffet, le luci, servizio audio, traduzione e così via. E ora puoi anche pensare di mandare gli inviti ai partecipanti.

Format, storytelling, creatività. Devi tenere presente che come anche in fase di organizzazione si fa lo 'storytelling' dell'evento: ogni momento deve essere previsto nel dettaglio.
Dunque non puoi assolutamente trascurare il fatto che un evento aziendale che si rispetti deve essere sì il più interessante possibile per i suoi contenuti ma anche, se non soprattutto, in grado di suscitare emozioni e un certo grado di memorabilità. Ecco perché nell'organizzare un evento devi pensare a come intrattenere, stupire, emozionare i partecipanti. Le possibilità sono pressoché infinite e affidate di solito alla creatività delle agenzie, che possono proporre dallo spettacolo teatrale al team building, dallo show cooking a qualche attività sportiva, a feste a tema. L'importante è che il tutto sia coerente con gli obiettivi stessi dell'evento.

Social engagement. Un aspetto non trascurabile dell'evento aziendale è l'engagement dal punto di vista social. Creare un hashtag per l'evento e coinvolgere i partecipanti anche sui principali social aiuta ad aumentare la memorabilità dell'evento, anche, come vedremo, in fase di follow up. Puoi anche pensare di ingaggiare un professionista che faccia live blogging al tuo evento. 

 Sintetizzando

  • un evento aziendale può avere molti obiettivi di comunicazione

  • esistono diverse tipologie di evento aziendale, che si puà rivolgere ai dipendenti, alla forza vendita, ai clienti,

  • la scelta del format dell'evento aziendale è coerente con alcuni elementi, tra cui i destinatari dell'evento e gli obiettivi di comunicazione,

  • un evento aziendale deve essere organizzato in ogni minimo dettaglio,

  • un evento aziendale deve suscitare emozioni e avere un alto grado di memorabilità per essere considerato di successo.

Cosa fa il meeting planner durante l'evento

Naturalmente il lavoro del meeting planner non finisce il giorno dell'evento. Anzi, quello che è il giorno, se possibile, più intenso. Nei giorni precedenti avrai supervisionato l'allestimento della location e controllato che ogni fornitore abbia rispettato tempistiche e consegne. Ma durante l'evento stesso sono tanti i dettagli da curare.

Gestione degli imprevisti. Non importa quanto previdenti tu possa essere. Gli imprevisti ci sono sempre durante un evento e l'importante è sapere come fare fronte e gestirli. Anche in questo caso il team potrà fare la differenza. 

Gestire gli errori. Tutti commettiamo degli sbagli, siamo umani. Ci sono errori che possono essere evitati o che si possono prevenire, ma non è mai troppo tardi per cercare di correggerli e salvare l'evento. L'importante è non scoraggiarsi.

Gestire le lamentele. Così come non potrai prevedere tutto è probabile che non potrete accontentare tutti, o meglio potrà capitare che qualcuno sia scontento di qualcosa come del cibo, delle tempistiche, del programma, delle informazioni fornite. Insomma, in questo caso serve molta calma ma soprattutto un'alta dose di problem solving, soprattutto per non deludere i partecipanti

Post- evento: la fase del follow-up

Ebbene sì, come è noto il lavoro del meeting planner non termina con la chiusura dell'evento. La fase del follow up infatti è determinante per sancirne davvero il successo. Non solo, è fondamentale anche per completare il lavoro di engagement iniziato prima dell'evento.