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Redazione
- 05.06.2017
Il momento in cui si stila il budget di un evento è uno dei più importanti di tutta la fase di pianificazione. Stilare un budget significa infatti prendere in esame tutte le voci di spesa – una a una – e non è detto che si tratti di un documento definitivo: capita infatti spesso che ci si debba mettere mano in corso d'opera poiché il budget economico di un evento è, fondamentalmente, il frutto di un confronto, anche continuo, tra il committente e l'agenzia organizzatrice (laddove prevista) o tra il meeting planner e il cosiddetto 'cliente interno', ovvero la stessa azienda.
Non esiste il momento giusto per stilare il budget, ma quando lo si fa bisogna già avere chiari in mente alcuni aspetti discussi per esempio durante il briefing: come è ovvio scelte e preferenze del committente influenzano la somma di denaro da allocare per le diverse voci che rientrano nell'organizzazione di un evento.
Quali voci di spesa inserire
Uno dei modi più facili e alla portata di tutti per stilare un documento di budget è l'utilizzo di un foglio excel. Quello che serve è in ogni caso una tabella in cui annotare le macro-aree dell'evento e in seguito, se necessario, altre tabelle più dettagliate per ogni macro-area.
Ecco un esempio delle macro-aree che si possono individuare come voci di spesa per potere calcolare il budget di un evento.
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Location e servizi: costi degli spazi dell'evento, allestimenti, servizio di regia, traduzione simultanea (e nel caso di congressi si potrebbe includere anche il sistema di voto);
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servizi tecnologici: oltre a quelli standard che possono trovarsi direttamente a disposizione (a pagamento e perciò indicati al punto precedente) per un evento che punti sulla tecnologia per la spettacolarizzazione o per veicolare i contenuti servono servizi e strumentazione ad hoc;
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catering e ospitalità alberghiera: nel caso di un evento della durata di un giorno o meno si inserisce in questa voce la spesa per coffe break, l'aperitivo, il cocktail, la cena di gala, ecc. Nel caso di eventi di più giorni si deve invece prevedere ogni pasto e nel caso di pernottamento si devono calcolore nel dettaglio le spese di alloggio;
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logistica: biglietteria aerea e ferroviaria per i partecipanti, i relatori, gli eventuali ospiti e testimonial e così via, ma anche per i transfer in loco o da e per l'aereoporto e la stazione;
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gadget e materiale per i partecipanti: cancelleria, materiale cartaceo o supporti digitali e tutto quello che si pensa di fornire ai partecipanti all'evento;
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comunicazione: una voce non indifferente che può riguardare una campagna promozionale a vari livelli, incluse locandine, programmi, cartelloni esposititivi, ma anche un supporto comunicativo durante l'evento, per esempio con l'ingaggio di professionisti per il live tweeting o il live blogging;
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supporto all'organizzazione: per alcuni eventi, come quelli medico-scientifici, è consigliabile l'utilizzo di software getsionali, e si possono anche prevedere – per diverse tipologie di evento, inclusi quelli corporate – l'utilizzo di app, piattaforme online per l'accredito e così via;
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staff: da non dimenticare il budget da destinare allo staff, intenso come compensi, ma anche come spese relative al pernottamento eventuale, ai pasti, ecc.;
- calcolo dell'Iva: in alcuni casi è bene mettere a budget anche il pagamento dell'Iva, come spieghiamo nel dettaglio nel post dedicato a come considerare l'Iva di un evento.