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8 app gratuite per organizzare un evento: come il meeting planner si facilita la vita

8 app gratuite per organizzare un evento: come il meeting planner si facilita la vita

Un evento è molto complesso da pianificare, gestire ed organizzare: bisogna seguire procedure, moduli, iscrizioni, organizzazione dei partecipanti, report, per non parlare dell'aspetto creativo e del fatto che imprevisti, riunioni improvvise, ripensamenti del cliente e così via complicano le cose. 

Tutto ciò comporta la necessità di avere sempre tutto sotto controllo e un'attenzione molto elevata, oltre che un metodo che funzioni e permetta di arrivare al giorno dell'evento senza brutte sorprese.

Per organizzare un evento un supporto molto importante da questo punto di vista è dato dai software gestionali e dalle app specifiche o create ad hoc che possono essere utilizzate a supporto di tutte le fasi di eventi complessi.
 
Ma non è di questo che vogliamo parlare in questa occasione, bensì della tecnologia che potete trovare facilmente sul vostro smartphone o sul vostro computer, ovvero alcuni tool che possono supportare il lavoro di meeting planner aumentandone la produttività, e che potrebbero esservi utili anche al di fuori del campo lavorativo, per annotare idee e prendere ispirazione. 
 

I tool per il project management

  • Trello: organizzare un evento significa naturalmente lavorare in team. Ma può capitare che i team - temporary ma non solo -  si troveranno a lavorare in luoghi diversi, distanti poche centinaia di metri o di chilometri. Trello, ma ne vedremo altri, è una app che permette di lavorare in cloud mostrando in tempo reale i cambiamenti che ogni membro del team compie, si tratta di una app gratis che permette di organizzare i compiti e le cose da fare sotto forma di card che chi è collegato può vedere, spostare, riorganizzare. Esite anche la versione pro. Ogni team ha accesso ai board (gli argomenti) e alle card di ogni board che possono essere suddivise per esempio in To do (da fare), Doing (in corso d'opera) e Done (Fatto).
  • Slack: Slack, come Trello, permette ai team di lavorare in cloud. Si tratta infatti di un'applicazione che per i team si rivela molto utile per condividere appunti, idee, spunti per i progetti, informazioni: il tutto viene organizzato in argomenti visibili da tutti gli utilizzatori di uno specifico progetto in cui ognuno potrà aggiungere quello che desidera. Si tratta anche di una sorta di repository in cloud, con funzioni moderne adatte ai ritmi di lavoro rapidi che tutti noi sosteniamo al giorno d'oggi. Trello e Slack possono essere connesse.
  • Google Drive: anche Drive può diventare molto utile per il lavoro in team, perché oltre a permettervi di archiviare in cloud i vostri documenti, vi permette di condividerli e di crearne di nuovi con Google Docs, che comprendono fogli di testo, fogli di calcolo e presentazioni. Google Drive è uno degli strumenti messi a disposizione da Google, per utilizzarlo serve avere un account di posta con Gmail. I documenti possono essere per esempio condivisi anche con i clienti in fase di progettazione di un evento, e sostituire, laddove ci sia l'accordo per farlo, l'invio di allegati in mail. In questo modo però - ed è importante da sapere - non potrete tenere traccia delle versioni precedenti, a meno di salvare il documento ogni volta con un nome diverso facendo 'salva come'. Se avete una riunione con un cliente o una presentazione e pensate di mostrare documenti caricati su Drive e/o generati con Google Docs, assicuratevi che nella sala ci si una buona connessione online oppure fate i previdenti e scaricate il documento sul vostro computer. Sono a dispozione diversi formati di file, tra cui i pdf. Mentre avere i documenti salvati su un cloud storage vi sarà molto utile - sempre a patto di avere una connessione - quando per qualsiasi motivo, non avrete con voi un vostro dispositivo ma vi servirà accedere a qualche vostro file. 
  • Google Keep: è un altro servizio di Google che vi permette di prendere appunti e condividerli, ma soprattutto di ricevere un prememoria al momento giusto, e prendendo nota anche con messaggio vocale che viene trascritto. Per Android è disponibile su Play Store o su Google Store per Crohme. E serve anche a organizzare liste. Come Google Drive richiede di effettuare un login con un account Gmail

Un tool per tenervi aggiornati

  • Telegram: è una valida alternativa a Whatsapp. Le funzioni sono per certi versi quelle della più celebre applicazione di messaggistica istantanea, e anche per questo tool per registrarsi serve solo il numero di telefono e allo stesso modo si può essere contattati solo da chi l'ha scaricata. Si può utilizzare in cloud, quindi potrete avere chat sincronizzate su telefono, computer e tablet. Non solo, Telegram permette anche di creare canali ed è questa la funzione più utile per i meeting planner, che possono per esempio seguire i canali ai quali sono interessati e ricevere gli aggiornamenti. 

I tool per essere operativi

  • CamScanner: è come avere un piccolo scanner in tasca. Troviamo questa app interessante perché permette di evitare quelle poco professionali foto di documenti che inviate come allegato di una mail di lavoro non fanno fare bella figura. Certo, il documento viene caricato sempre mediante una foto scattata, quindi serve prendere qualche accorgimento per evitare ombre, punti di luce troppo evidenti, ecc. ma l'ottimizzazione dell'immagine aiuta molto. Probabilmente la funzione forse più interessante per gli organizzatori di eventi di questa app è infatti quella di creare un pdf dalla foto (che potrebbe essere per esempio quella di un documento di identità, di un documento firmato, ecc.) elimindandone i difetti di inquadratura, di luce e così via.
  • Evernote: sappiamo quanto siano preziose le check list per organizzare un evento. Questa applicazione funziona come un vero e proprio organizer, permettendo di creare to-do list, calendari e agende, di prendere appunti, di organizzare i nominativi dei vostri contatti professionali archiviando anche i loro biglietti da visita o i documenti. La app permette anche di rendere digitali gli appunti presi a penna. Il tutto può essere condiviso da smartphone, computer e tablet.

I tool per il social media management

  • Hootsuite: forse avete già sentito parlare di questo tool che vi permette sia da computer sia da smartphone di gestire più profili social allo stesso momento. Questo strumento di social media management vi potrà essere utile se vi occupate dell'aspetto social del vostro evento, per aggiornare in tempo reale i profili, postare foto e commenti da un unico luogo. Tra le funzioni anche quella di programmare i post e accedere alle statistiche.