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Come creare la community di un evento, dalla strategia ai social

Come creare la community di un evento, dalla strategia ai social

L'evento è per definizione un accadimento che ha una data e un orario ben precisi, è l'hic et nunc di un percorso che inizia molto prima dell'appuntamento fisico, e questo non solo perché la sua organizzazione richiede molto tempo, ma perché online l'evento - se prevedete una comunicazione online efficace - prende forma ben prima.

Oltre le azioni adv prevista dalla vostra strategia, abbiamo visto come il content marketing per gli eventi può aiutarvi a promuovere e raccontare il vostro evento attraverso contenuti attraenti e interessanti sui temi del vostro evento. Video, articoli sul sito o sul blog e post sui social vi aiutano infatti ad alzare l'attenzione nei confronti dell'evento, attirando i potenziali partecipanti.

Ma postare sui social non signifca automaticamente creare e gestire una community

Inoltre, tenete presente che la community online non coincide con gli effettivi partecipanti dell'evento, ma coinvolge anche tutti coloro che - per svariati motivi - non sono presenti, ma comunque interessati al tema. Questo naturalmente può essere di grande aiuto per diffondere i contenuti dell'evento ed espanderlo così che la discussione sui suoi temi si prolunghi nel tempo e costituisca un'ottima occasione di promozione di una nuova edizione. 

Mediazione ed engagement

Se volete creare una community online attorno al vostro evento ricordate che la parola d'ordine è partecipazione: questo significa dunque che dovrete essere disposti a monitorare costantemente commenti e interventi di chi vuole dire la sua, per esempio commentando un articolo che avete postato sul sito o sul blog dell'evento o un post sui vostri canali social, ma soprattutto interagendo sui gruppi che avrete creato, come vedremo tra poco.

Questo significa non solo che dovrete rispondere a domande dirette, per esempio quando si chiede una precisazione o un'informazione non contenuta nella vostra comunicazione. Dovreste infatti entrare anche nelle conversazioni tra utenti, per mostrarvi presenti e interessati a quello che pensano e per arricchire la conversazione con il vostro contributo.

Naturalmente non basterà rispondere ai commenti e partecipare alle conversazioni. Anzi, c'è qualcosa che dovrete fare prima di tutto.

Dovrete pensare che una community è formata da persone che

  • condividono interessi simili
  • hanno gli stessi bisogni

Individuate la vostra community

Quello che conta di più - ed è la prima cosa da fare - è mettere a punto una strategia e individuare esattamente le buyer personas che volete coinvolgere come community, partendo dal presupposto che siete voi a dovere attirare le persone, e solo quelle che vi interessano come possibili partecipanti del vostro evento.

Per farlo, iniziate a rispondere ad alcune domande come:

  • quali social network sono utilizzati dalla audience che voglio raggiungere?
  • quali connessioni sono disposte a stabilire queste persone? (di tipo commerciale, con gli esperti del settore, conviviali, ecc)
  • quali social media sono supportati dalla app del mio evento? 

Non importa che le community siano particolarmente numerose: se state preparando un evento per le mamme e i loro neonati, per esempio, non vi interesserà coinvolgere diciottenni o persone single, a meno che siano zii/cugini/parenti/amici che si occupano direttamente di un bambino appena nato.

Allo stesso modo, se state organizzando un congresso medico, la community a cui sarete interessati sarà composta dagli specialisti di un particolare settore e non i medici in generale.

I gruppi di Facebook

Per creare una community di persone potenzialmente interessate all'evento potete indubbiamente puntare sui canali social.

Per scegliere il canale social più adatto tenete conto anche del fatto che il fattore tempo è determinante e bisogna agire con largo anticipo.

Se optate per Facebook, la cosa più importante da sapere è che per creare una community non basta postare sulla pagina dell'evento. Lo strumento più efficace per creare una community su Facebook sono i gruppi, dove gli utenti possono scambiarsi informazioni, opinioni e consigli.

Facebook vi permette di creare gruppi aperti, privati o segreti. Per creare un gruppo legato a un evento i più adatti sono quelli privati e quelli segreti. Quelli privati sono visibili soltanto a chi ne fa parte e l'ingresso è mediato: si deve inviare una richiesta - spesso accompagnata da alcune domande che gli amministratori hanno preparato per conoscere meglio il richiedente - e attendere di essere ammessi.

I gruppi segreti, diversamente da quelli pubblici e da quelli privati, non sono in nessun modo visibili, quindi non si possono trovare nemmeno con una ricerca. Funzionano bene nel caso, per esempio, l'evento sia su invito quindi rivolto a un numero limitato di persone che, nel gruppo, possono trovare informazioni non divulgabili pubblicamente. Questo potrebbe essere per esempio il caso di un evento aziendale rivolto agli interni. 

Le discussioni di Twitter

Twitter non permette di creare vere e proprie chat di gruppo, ma si possono comunque avviare discussioni attraverso l'uso degli hashtag.

Come per il racconto live dell'evento, di cui Twitter è il social per eccellenza, anche in questo caso sarebbe completamente inutile se lasciaste tutto all'improvvisazione: quello che vi serve è innanzitutto l'hashtag dell'evento, che va pensato e diffuso molto tempo prima dell'evento stesso. 

Attraverso l'hashtag che avete scelto, potete lanciare su Twitter argomenti che prevedano lo scambio diretto di opinioni e pareri anche prima dell'evento, e naturalmente anche durante e dopo. Se per esempio il vostro evento parla di gatti, potreste lanciare la discussione su quale sia il cibo più adatto o su quale razza sia la più affettuosa...

I gruppi di Linekdin

Sappiamo bene come Linkedin sia il social dei contatti professionali per eccellenza. Soprattutto se organizzate eventi business to business sarà probabile che il social più adatto sia proprio questo e in particolare i suoi gruppi. 

Creando un gruppo Linkedin potrete sceglierne la privacy e le modalità di moderazione dei commenti, modernando le discussioni. Anche nei gruppi Linkedin gli utenti cercano informazioni, consigli e confronto professionale e possono partecipare alle discussioni solo se diventano membri.

Per trovare gruppi che soddisfino i propri interessi basta andare sulla funzione 'cerca' (la lente), e visto che spesso sul social professionale si trovano molti gruppi che trattano gli stessi argomenti, è molto utile trovare un tema specifico, una nicchia. 

 

Finito l'evento, la community continua

Non avrebbe molto senso avere investito molto sulla creazione di una communirìty se la lasciaste svanire dopo l'evento, soprattutto nel caso sia prevista una nuova edizione. Anzi, il post evento è un momento molto dedicato nel quale chi ha partecipato ha ancora tutte le motivazioni per continuare a seguirvi. Nei giorni successivi all'evento su vostri profili social rinforzerete il senso di appartenenza riproponendo i tweet che sono stati più seguiti, ma anche i post e le foto più divertenti, i momenti salienti e così via.

 

Ma se avete lavorato bene anche i gruppi di Facebook e LinkedIn non si esauriranno, proprio perché la community che avrete creato va al di là del momento offline e diventa un luogo virtuale dove l'interesse sul tema del vostro evento continua.

Soddisfare i bisogni della vostra community significa in questa fase creare contenuti sugli argomenti che hanno destato maggiore interesse o riproporre il video degli interventi più apprezzati.