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Come valutare la reputazione online e offline delle location per eventi

Come valutare la reputazione online e offline delle location per eventi

Scegliere la location per un evento è una delle prime cose che devono fare gli organizzatori di eventi, ma è anche una delle più difficili.

Ovviamente per ogni evento esistono location più o meno adatte e la valutazione dei meeting planner comprende sempre esigenze specifiche sia dal punto di vista della logistica e dell'organizzazione, sia per caratteristiche specifiche degli spazi congressuali.

Come accade in ogni ambito, la conoscenza diretta di una location è il modo migliore per poterla valutare per un evento. Ma sarebbe davvero impossibile per un organizzatore di eventi persino pensare di potere effetturare una site inspection per ogni struttura di suo possibile interesse.

I modi per conoscere nuove location sono diversi e tra questi uno dei più immediati è la ricerca online di location.

Capita spesso di affidarsi al web se dovete cercare una location in una destinazione in cui non ne conoscete, oppure ne cercate una con caratteristiche diverse da quelle in cui normalmente organizzate i vostri eventi, o state selezionando location prima di decidere quali visitare.  

Cosa valutano i meeting planner quando cercano online una location

Quando cercate una location sul web per il vostro evento, cosa valutate voi meeting planner? Noi lo abbiamo chiesto direttamente ai buyer del Full Contact Meeting Planner, edizione estiva 2019 all'interno di una survey più articolata di cui presto vi racconteremo. 

Quasi la metà dei meeting planner ha dichiarato di valutare soprattutto la cura dei particolari con cui la struttura presenta la propria offerta meeting sul web, mentre il 35% circa valuta la qualità del primo contatto e il restante 15% è interessato solo alla compatibilità della location in termini di capienza con l'evento che deve organizzare.

Cosa è la reputazione online di una location 

Anche un hotel congressuale, un centro congressi o una location per eventi dovrebbe curare attentamente la sua web reputation, un po' come fate voi meeting planner con il vostro personal branding. Si tratta di come gli utenti percepiscono la struttura per la sua presenza online, il valore che la location - così come tutti i brand - trasmette sul web. Alcune location non hanno ancora una web reputation pari alla loro reputazione offline.

 

Hotel e strutture congressuali: come valutare la reputazione online

  • Rating: il rating di una location è in questo caso il punteggio che gli utenti danno alla struttura. Il rating più consultato è quello dei siti più conosciuti come Tripadvisor o Booking, che però danno un’idea generale dell’hotel e soprattutto da un punto di vista leisure. 
  • Social media: se avete deciso di farvi un'idea della location in base alla sua reputation online non dimenticate di visitare i profili social. Vi potete rendere conto del modo in cui comunicano, ma anche delle iniziative che promuovono, trovare materiale fotografico non presente sul sito. Potete anche vedere se utilizzano i social anche come customer care ed entrare in contatto con loro attraverso i loro profili.
  • Visual: immagini e video ben curate rivelano una particolare attenzione della struttura al modo di presentarsi. Solitamente questo è un segnale di una certa cura che può darvi l’idea dell’approccio della struttura, sebbene non esaustivo. Quel che conta di più è che attraverso contenuti visual attrattivi la location può presentarsi al suo meglio e quindi influenzare in maniera positiva il vostro interesse nei suoi confronti.
  • Pubblicazioni di settore: ovviamente siamo di parte, ma è ovvio che sia una buona idea quella di affidarsi alle pubblicazioni di settore e ai siti web specializzati come il nostro meetingecongressi.com.

Location per eventi: la reputazione offline

  • Passaparola: funziona sempre, e anche in questo caso il consiglio di un altro organizzatore può valere oro, perché come voi sa cosa valutare in una location.
  • Fornitori: probabilmente ancora più prezioso del passaparola tra colleghi è il consiglio di un vostro fornitore che ha già lavorato nella location a cui sei interessato. Chiedi ai fornitori di cui vi fidate di più, come per esempio allestitori con cui lavorate bene, e che vi sapranno fornire dettagli tecnici importanti. Come sapete infatti, quello che conta in una location non è soltanto il suo aspetto scenico. 
  • Case History: come i consigli di chi conoscete, così se vi capita di leggere di altri eventi organizzati nella location che state considerando potrete farvi un’idea della sua reputazione.