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Come organizzare un evento con lo smartphone: cosa puoi fare per facilitarti la vita

Come organizzare un evento con lo smartphone: cosa puoi fare per facilitarti la vita

Se abbiamo fame e nessuna voglia di cucinare, possiamo ordinare la cena con lo smartphone, ma anche chattare, pagare nei negozi, e c'è persino chi si legge libri interi sul telefonino.

Lo smartphone sta diventando il nostro migliore amico e lo usiamo per fare tutto, di giorno e addirittura la notte. Pensate che secondo la ricerca di Deloitte Global Mobile consumer survey il 37% degli italiani controlla il cellulare anche quando si sveglia di notte, per vedere che ore sono, ma anche per leggere mail e messaggi su Whatsapp.

La dipendenza da telefonino può diventare una vera e propria malattia, ma anche senza arrivare a limiti estremi, tutti noi ci affidiamo al telefonino per fare moltissime cose. Per il vostro lavoro di meeting planner, sapete come sfruttarlo al meglio?

In generale, lo smarphone può semplificarvi la vita per molte cose anche quando si tratta di organizzare un evento, tra cui:

  • lavorare in team
  • rispettare gli appuntamenti e le scadenze
  • comunicare in maniera veloce
  • archiviare documenti
  • fare engagement live sui social
  • registrare i tuoi appunti, anche vocali
  • usarlo come navigatore

Come usare lo smartphone per organizzare eventi

  • Scaricate solo le app che possono servirvi, poi usatele. Non serve che scarichiate e conserviate mille app, sceglietele secondo le vostre esigenze e utilizzatel al meglio, potrebbero anche avere funzioni che non conosciete, ma che vi sarebbero utilissime. In un articolo noi ti abbiamo già consigliato le app gratuite che potrebbero esservi utili per compilare check list, per il project management, la gestione del tempo e molto altro. E non dimenticarvi quella delle previsioni meteo più affidabili! 
  • Utilizzate i cloud anche da smartphone. App come Google Drive, ma anche Dropbox, OneDrive o ICloud se hai un iPhone ti permettono di accedere a tutti i documenti che hai salvato anche con lo smartphone, modificarli e condividerli Sono gratuite oppure puoi scegliere la versione premium per aumentarne la capienza. 
  • Utilizzalo come macchina fotografica. Oltre alle foto ufficiali dell'evento scattate da un fotografo professionista, se hai scelto uno smartphone con una fotocamera decente e che abbia qualche funzionalità, puoi  scattare belle foto che potrai utilizzare soprattutto sui social.  Molti ti offrono molte impostazioni come vere e proprie macchine fotografiche, studiatele e utilizzale al meglio per migliorare i risultati.
  • Chat e gruppi servono quando si lavora in team. Lascia perdere quelle dei genitori della classe di tuo figlio o del calcetto, ma a volte anche le chat possono essere utilizzare tra professionisti. Oltre a Whatsapp vi consigliamo Telegram, che tra i vantaggi ha quello di lavorare in cloud.
  • Potete creare sondaggi e contest, ma soprattutto chiedere di utilizzarlo ai partecipanti per rispondere agli instant pool, ecc.
  • Utilizzatelo per prendere appunti durante un briefing con il cliente, e potete utlizzarlo anche per prendere appunti vocali.
  • La funzione calcolatrice dello smarphone vi può essere utile in più di un'occasione, ma se non vi soddisfa potere utilizzare delle app, come Calc +, ma ce ne sono diverese.
  • La funzione Calendario vi permette di non farvi sfuggire nulla tra appuntamenti, scadenze, ecc. Su ogni giorno è possibile inserire titolo dell'evento, orario, luogo e note,  e si possono anche inserire immagini. La cosa più utile è che potete anche impostare un alert sonoro che vi avvisa prima dell'inizio, potete scegliere in media da 24 ore prima a 10 minuti prima.
  1. Per tracciare i commenti in tempo reale sullo smartphone che vengono fatti sul vostro evento potete impostare su Google Alerts una ricerca automatica scegliendo una parola chiave e ricevendo sul telefonini mail con il riepilogo di dove è apparsa. E questo potrebbe anche essere un metodo efficace per monitorare cosa fanno i tuoi competitor o trovare senza perdere tempo nuove idee per i tuoi eventi. L’importante è impostare con cura le parole chiave.