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Come fare per rispettare le scadenze: agire su tempo, motivazione e obiettivi

Come fare per rispettare le scadenze: agire su tempo, motivazione e obiettivi

Progetti quasi finiti da consegnare, altri da mettere in cantiere, agende piene di appuntamenti e sembra che il lavoro del meeting planner sia una corsa a ostacoli.

Rispettare le scadenze può essere molto stressante e questo perché organizzare un evento significa anche fare fronte a tutta una serie di imprevisti (ritardi dei fornitori, ripensamenti dei clienti, difficoltà logistiche, ecc.), step intermedi, momenti di stand by alternati da corse folli. Insomma, sapete bene di cosa stiamo parlando.

Per questo per voi le deadline potrebbero diventare qualcosa di ancora più complicato da gestire, soprattutto perché sono improrogabili nella misura in cui la data di un evento non può certo essere cambiata se voi siete in ritardo.

Per organizzare il lavoro in vista delle scadenze, potreste pensare all'evento di cui vi state occupando come a una macchina dall'ingranaggio molto delicato che non vorrete essere proprio voi a inceppare, tutto deve filare liscio o almeno funzionare al meglio. 

Avere troppo tempo non aiuta

Saremmo tutti portati a pensare al contrario. Anzi, la cosa che capita più spesso è che i planner lavorino con pochissimo tempo a disposizione e anche questo diventa fonte di fatica, stress e preoccupazione. Ma fate attenzione, forse non tutto il male viene per nuocere.

Secondo uno studio pubblicato sul Journal of Consumer Reaserch, più si ha tempo a disposizione per portare a termine un compito, più ci mettiamo a concluderlo. Soprattutto se ci stiamo occupando di qualcosa che non ci fa piacere fare, tenderemo a posticiparlo quando la scadenza non è immediata. Lo studio mette in evidenza come paraddossalmente le scadenze lunghe facciano percepire più irragiungibile un compito. 

Darsi scadenze intermedie

Gestire bene il tempo è essenziale, così come darsi scadenze intermedie.

Quando avete individuato tutti i passaggi necessari per rispettare la scadenza ultima, possiamo considerla l'evento stesso, cercate di calcolare in maniera più precisa possibile il tempo che vi serve e suddividetelo, così da avere sempre una deadline più o meno ravvicinata che vi farà concentrare maggiormente, vi darà soddisfazione quando la raggiungete e slancio verso il nuovo obiettivo. 

Sapere stimare le quantità

Non sottovalutare il lavoro è fondamentale per poterlo organizzare bene. Per questo, quando si tratta di pianificarlo per rispettare una scadenza diventa ancora più importante non solo stilare check-list, ma anche saperlo fare al meglio come ti abbiamo spiegato in questo articolo.

Anche le check-list possono essere stilate pe step: una per l'intero evento e altre per il day-by-day, oppure per task.

Non trascurare i possibili imprevisti

Magari siete tra coloro che danno il meglio di sé soltanto sotto pressione e quindi per voi lavorare con l'acqua alla gola non è un problema. Ma anche se sapete concentrarvi e quando vi sentite alle strette fate in due ore quello che in un altro momento vi avrebbe preso una giornata intera, questo non è il metodo giusto per essere certi di rispettare le scadenze che vi impone l'organizzazione di un evento.

E questo per un motivo principale, anche se non è il solo: esistono gli imprevisti. Lo sappiamo che ne siete più che consapevoli, ma purtroppo, visto che non dipendono quasi mai da voi avere il giusto margine di tempo vi salverà da brutti inconvenienti. 

Decidere le priorità

Rimatenete concentrati sugli obiettivi ogni giorno e rispettate le scadenze intermedie.

Ma per farlo meglio se mettete scadenze ravvicinate per quello che è più importante e che deve essere assolutamente fatto, oppure per quello richiede più tempo per la realizzazione, o ancora per quegli aspetti che non dipendono direttamente da voi e che quindi non controllate direttamente. Anche le scadenze insomma hanno un ordine di importanza.

Puntare sul team, ma col piano B

Come ci è capitato di dire spesso tra le pagine del nostro Meeting Blog, un bravo meeting planner è anche colui che sa delegare.

Costruire e affiatare un team, temporaneo o no, è il segreto del successo di un lavoro ben fatto nei tempi giusti. Ma per essere certi di rispettare le scadenze e arrivare in maniera perfetta al giorno dell'evento, mettete sempre in conto per esempio che a un certo punto potreste dovere fare a meno di qualcuno (per un'influenza, un cambio mansione, una job rotation che coinvolge i referenti aziendali per cui state organizzando l'evento...) e a quel punto vi sentirete meglio se avete calcolato scadenze "larghe".

Staccare il giusto

Se siete sotto scandenza e quindi sotto pressione perché i giorni corrono e ci sono ancora molte cose da fare, come abbiamo visto, l'adrenalina potrebbe darvi la carica giusta.

Ma ricordartevi in questi frangenti che nell'organizzazione delle cose da fare dovrete includere anche il riposo, che non significa solo dormire ma anche prevedere attività che ricaricano le energie, come una corsa o una semplice passeggiata, evitando possibilmente lo smartphone, i social, e tutto ciò che vi fa pensare al lavoro.

Decidete prima quanto tempo avete a disposizione, in base alle vostre esigenze di riposo/svago ma anche alla vostra mole di lavoro.