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Quando le riunioni vanno fatte di persona: perché incontrarsi serve ancora

Quando le riunioni vanno fatte di persona: perché incontrarsi serve ancora

Come sappiamo tutti, la digital transformation ha portato moltissimi cambiamenti nelle nostre abitudini lavorative. Tra quelle più evidenti c’è il modo di comunicare, che oggi anche per lavoro si avvale di numerosi tool che siamo abituati ad avere, sotto forma di app, sempre con noi sul nostro smartphone.

Dalle applicazioni di messaggistica istantanea come l’utilizzatissimo Whatsapp o il meno noto Telegram, che permettono anche di organizzare videochiamate, al celebre Skype fino alle videocall fatte con il tool di Google Hangouts – e la lista potrebbe essere molto più lunga – a più sofisticati strumenti per organizzare meeting da remoto, le riunioni non sempre hanno bisogno di una stretta di mano.

Ma è sempre così? Naturalmente no. Tanto che potremmo benissimo considerare chat, email, Skype ecc. qualcosa di diverso rispetto a una riunione faccia a faccia. Ovvero, ci sono occasioni in cui va bene comunicare da remoto, altre in cui la famosa stretta di mano è indispensabile.

Lo abbiamo raccontato anche nei report dei nostri eventi dalla viva voce dei meeting planner, ma chiediamocelo una volta per tutte: qual è il valore aggiunto di un incontro face to face?

Secondo una ricerca della Cornell University le richieste poste faccia a faccia da parte del cliente vengono soddisfatte 34 volte meglio rispetto a quelle inviate via email.

Incontri business e riunioni di persona: perché funzionano

I meeting di persona, gli incontri business one-to-one hanno diversi vantaggi.

  • Creare empatia. Le persone si scelgono per tanti motivi, anche nelle questioni di business. Incontrare un potenziale fornitore o partner commerciale è anche una questione di ‘pelle’, bisogna piacersi.
  • Diminuire le incomprensioni. Siamo abituati a comunicare scrivendo, ma non sempre riusciamo a dire esattamente quello che intendiamo, anche per lavoro. Parlarsi dal ‘vivo’ aiuta anche in questo senso.
  • E il linguaggio del corpo? Incontrarsi di persona significa capire un po’ più del nostro interlocutore anche guardandolo muoversi, gesticolare. E nel caso di un incontro strettamente business è un’occasione per trovare il giusto modo di interagire e ‘soddisfare’ il nostro potenziale cliente.
  • Creare rapporti longevi. Costruire un rapporto di lavoro con qualcuno che si conosce, con il quale si ha condiviso un evento o semplicemente un pranzo o un caffè è più facile, ma soprattutto aiuta a consolidare collaborazioni che più facilmente dureranno nel tempo.

Quando scegliere incontri face to face

Ci sono occasione in cui un incontro dal vivo diventano indispensabili. Dipende dall’obiettivo.

Nel caso di un incontro commerciale vale senz’altro la pena organizzare un meeting quando la vendita è importante, ma anche quando la finalità non è quella – o almeno non nell’immediato – c’è più di un’occasione in cui uno scambio di email non basterebbe.

  • Networking: ampliare la propria rete di conoscenze è qualcosa che non si può fare se non mettendoci la faccia. Per questo le persone si incontrano nella vita professionale, e anche in quella personale.
  • Rinforzare le vostre conoscenze professionali: di tanto in tanto rincontrare le persone che non vedete da tempo e scambiarsi le classiche quattro chiacchiere – per esempio in occasione di un evento – aiuta l’empatia tra professionisti
  • Incontrare contatti virtuali: va bene lo scambio di email, ma prima o poi deve arrivare – o dovete crearvi – l’occasione giusta per conoscere le persone con cui collaborate. Per esempio, se siete un meeting planner, conoscere i responsabili eventi delle location che avete scelto o che potreste scegliere aumenterà sicuramente la qualità della collaborazione, soprattutto se si tratta di eventi importanti.