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Cena di benvenuto agli eventi: perché non sottovalutarla

Cena di benvenuto agli eventi: perché non sottovalutarla

 

La cena di benvenuto è spesso il primo momento di contatto tra i partecipanti a un evento. Nel caso di un evento che prevede l’arrivo serale, e l’inizio dei lavori la mattina seguente, i partecipanti arrivano nel pomeriggio, magari a orari diversi, e si trovano poi a cenare insieme.

Non si tratta della cena di gala, di solito riservata, nel caso di un evento di più giorni, alla sera del giorno più importante, quello in cui per esempio si è tenuta la convention in ambito aziendale, un congresso, e così via, ma non per questo è da sottovalutare.

Ci sono molti motivi infatti per cui la cena di benvenuto deve essere curata e ben organizzata, a partire dalla location.

Come scegliere la location 

La scelta della location per la cena di benvenuto è condizionata da dove si terrà l’evento. Se infatti, per esempio, tutti i partecipanti soggiornano in uno stesso albergo e arrivano a orari diversi, sarà molto comodo per tutti prevede la cena direttamente in hotel assicurandosi al momento della scelta che la struttura metta a disposizione spazi ristoranti e una proposta gastronomica adeguata.

Alternativamente, per la cena di benvenuto – più informale della cena di gala – si potrebbe scegliere una location alternativa, magari tipica della destinazione dell’evento, che in maniera friendly dia fin dall’inizio un “sapore” diverso al vostro evento.

Cena di benvenuto: perché è importante

Da un punto di vista logistico, la cena di benvenuto serve per accogliere i partecipanti, una sorta di preparazione al giorno successivo, in cui l’evento di solito entra nel vivo. Ma oltre a questa funzione, quello che più conta è che non va sottovalutata rispetto agli altri momenti dell’evento. E questo per diversi motivi:

  • 1 – è il primo impatto del partecipante: la cena di benvenuto, lo dice la parola stessa, è fatta per accogliere i partecipanti ed è quindi da tenere presente che la prima impressione è quella che conta. Curare la cena di benvenuto nei minimi dettagli, significa fin da subito presentare un ottimo biglietto da visita.
  • 2 – si capisce l’atmosfera dell’evento: sempre per il principio che chi ben inizia è a metà dell’opera, anche la cena di benvenuto deve essere in linea con tutta la comunicazione dell’evento. Quella che conta è creare fin da subito l’atmosfera giusta per il vostro evento, la stessa che si respirerà per tutta la sua durata.
  • 3 – non è mai troppo presto per i social: se puntate sul social engagement anche la cena di benvenuto può essere un’occasione per coinvolgere i partecipanti da questo punto di vista.
  • 4 – inizia il networking: può capitare che i partecipanti di un evento non si conoscano o che si conoscano solo “virtualmente”, magari perché si sono scambiati numerosi e-mail senza mai essersi incontrati di persona. Il networking va agevolato da questo punto di vista, perché come abbiamo già spiegato in un nostro articolo serve creare le condizioni giuste per un networking efficace.
  • 5 – anche il palato vuole la sua parte: anche dal punto di vista della proposta gastronomica la cena di benvenuto deve essere all’altezza del resto dell’evento.
  • 6 – l’importante è non esagerare: in ogni caso, tenete presente che la cena di benvenuto deve proporre un’atmosfera di relax e di inizio ‘soft’, un momento tranquillo che precede gli impegni del giorno dopo.