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Come misurare i KPI di un evento

Come misurare i KPI di un evento

Tra le cose più complicate dell’organizzazione di un evento c’è qualcosa che riguarda il “post”: ovvero, come si fa a valutare un evento e la sua buona riuscita? Certo gli obiettivi di un evento vanno fissati nella fase di progettazione, e tanto più ne vengono individuati di accessibili e raggiungibili, tanto più il consenso è assicurato.

Gli obiettivi di un evento possono essere vari ed eventuali, ma sempre coerenti con l’evento. Questo per diversi motivi, tra cui la considerazione che il metro di valutazione di un evento è sempre legato alle aspettative iniziali, e che, di conseguenza, la fase di analisi e progettazione di queste è tanto importante quanto i risultati.

Nello specifico e per questi motivi, per un evento vanno stabiliti i KPI – ovvero gli indicatori chiave di prestazione. KPI è infatti l’acronimo inglese di Key Performance Indicator, ovvero quell’insieme di indicatori che permette di misurare una determinata attività o un processo.

Anche nel caso di un evento dunque, è utile individuare KPI che aiutino a misurare l’evento secondo diversi parametri.

Attenzione però, perché questi indicatori strategici che permettono di misurare la buona riuscita di un evento devono essere legati in maniera molto stretta agli stessi obiettivi che vi proponete di raggiungere e come loro, vanno stabiliti in anticipo.

I KPI però devono essere sempre quantificabili e misurabili perché vi serviranno per analizzare, per esempio, i progressi fatti di edizione in edizione per quanto riguarda un evento che si ripete con regolarità, anche rispetto agli obiettivi generali fissati. “Organizzare l’evento più bello dell’anno” non può essere considerato un KPI, e il motivo è abbastanza evidente. Non si tratta infatti di un dato misurabile in maniera oggettiva.

Esempi di KPI per eventi

Naturalmente la definizione dei KPI varia di evento in evento, e a influire è anche la stessa tipologia. Un lancio di prodotto dovrà necessariamente avere KPI diversi rispetto a un congresso medico, e via dicendo.

Tuttavia è possibile fare degli esempi e, generalizzando un po’, è possibile individuare tipologie di indicatori chiave.

  • KPI quantitativi: un KPI di questo genere è per esempio quello di costo. Uno dei più semplici e necessari può essere quello di coprire tutte le spese dell’evento con i ricavi, così da raggiungere il pareggio di bilancio, oppure – auspicabilmente - di raggiungere il guadagno prefissato attraverso la vendita dei biglietti. O ancora, nel caso di un evento gratuito, raggiungere il numero di partecipanti prefissato…
  • KPI qualitativi: misurare la qualità di un evento non è facile se non si individuano parametri ben precisi. Nel caso di un congresso medico, per esempio, un KPI qualitativo potrebbe essere individuato nel punteggio medio riportato dai partecipanti a un corso ECM. Più in generale, si dovrebbe richiedere un feedback ai partecipanti, in maniera quantificabile, chiedendo di indicare gli aspetti da modificare e quelli apprezzati.
  • KPI temporali: il tempo è misurabile da diversi punti di vista, come per esempio quantificando in che percentuale si sono rispettate le scadenze, oppure in termini di durata dell’evento o ancora calcolando in quanto tempo vengono trovate le sponsorship.
  • KPI di risultato: anche questo indicatore produrrà numeri misurabili, come il numero dei partecipanti, il numero di espositori, buyer e incontri nel caso di un evento business, gli analytics dei social media, il numero di conferme per l’edizione successiva e così via.