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Cosa fare per migliorare il lavoro di meeting planner

Cosa fare per migliorare il lavoro di meeting planner

Ogni lavoro richiede competenze ed esperienze. Alle competenze professionali poi, abbiamo già visto come sia sempre indispensabile aggiungerne alcune personali per riuscire a fare la differenza.

Se siete organizzatori di eventi non fate eccezione a questa regola generale, e anche a quella che se non si finisce mai di migliorare. Da questo punto di vista, pure il modo in cui ci approcciamo al lavoro può influenzarne la qualità.

Altra considerazione che si può aggiungere è che un mestiere non è quasi mai statico e di certo non lo è quello del meeting planner: il cambiamento impone dunque spesso di lasciare vecchie abitudini e di acquisirne di nuove.

Tra i consigli più condivisibili e trasversali possiamo elencare quello di non rimandare progetti importanti, vivere una vita salutare anche se fate lavoro d’ufficio, e non rispondere alle mail da una certa ora in poi la sera. E vi abbiamo anche raccontato come trasformare in riti le buone abitudini dei meeting planner.

E se il nostro modo di gestire la sfera personale influisce molto sulla qualità del nostro lavoro, è vero che esistono buone pratiche professionali che possono migliorarci.

6 buone abitudini per il lavoro degli organizzatori di eventi

1 – formazione: nella vita non si finisce mai di imparare e in questo momento tenersi aggiornati dal punto di vista professionale è indispensabile. Puntare sulla formazione significa intercettare i cambiamenti e non farsi cogliere impreparati sulle nuove esigenze dei clienti, ma anche sulle nuove tendenze che si possono proporre. Significa inoltre, nel caso specifico del settore, comprendere il ruolo in evoluzione degli eventi in strumenti di comunicazione che sempre più dialogano con altri canali e si completano con obiettivi spesso condivisi. Significa comprendere infine come – dal digital marketing alla tecnologia – il meeting planner deve espandere la propria conoscenza anche per dialogare in maniera consapevole con le altre figure professionali coinvolte, spesso diverse da quelle che erano soltanto una decina di anni fa.

2 – organizzazione: l’organizzazione per l’organizzatore… sembra un gioco di parole, ma non lo è. Migliorare il proprio lavoro significa prima di tutto non buttare il tempo occupandosi di cose non utili, ma anche impiegarcene meno per svolgere attività di routine. Dalle app gratuite a metodi di gestione del tempo, sono tante le abitudini che possono essere adottate dai meeting planner per essere sempre più efficiente.     

3 – comunicazione: sapere comunicare al cliente, motivare il proprio staff, raccontare la propria professione sono alcuni degli aspetti comunicativi che aiutano il meeting planner a farsi capire, ascoltare e conoscere. 

4 – reputazione online: abbiamo già detto che per gli organizzatori di eventi il personal branding è molto importante. Conoscere i social e saperli utilizzare per comunicare al meglio la propria attività rientra in quelle pratiche che non potete più ignorare. Serve per attirare clienti, ma anche per sapere coinvolgere i possibili partecipanti di un evento. Promuovere un evento attraverso i social – a meno che la tipologia di evento lo escluda – non è più una cosa rimandabile, anzi, diventa quasi dovuto. Significa amplificare l’evento e l’engagement, e – dal punto di vista del meeting planner – far sì che oltre all’evento gli ospiti ricordino anche chi lo ha organizzato.

5 – personalizzazione. Essere un organizzatore di eventi affermato significa metterci la firma. Per questo serve il coraggio di fare proposte che siano le più personalizzate possibile. Ovviamente le richieste del cliente vengono prima di ogni altra cosa, ma nel modo di soddisfarle l’organizzatore può metterci la propria cifra, il proprio stile inconfondibile e si spera, richiesto.

6 – soft skill. Per migliorare, il meeting planner dovrebbe infine affinare quelle competenze trasversali che servono per fare al meglio il proprio lavoro. Partendo proprio dal presupposto, come abbiamo spiegato in un altro articolo, che anche le soft skill possono essere allenate.