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Cattive abitudini che fanno perdere tempo ai meeting planner

Cattive abitudini che fanno perdere tempo ai meeting planner

Ci sono le cattive abitudini che non ci permettono di essere in forma come vorremmo, perché magari siamo pigri e anche se ci siamo iscritti alla solita palestra preferiamo un aperitivo con gli amici al tapis roulant. Altre cattive abitudini riguardano il modo in cui mangiamo – le verdure sì, ma fritte – il dormire troppo poco, non dedicare abbastanza tempo a noi, ai nostri interessi e persino alle nostre persone care.

E poi, ci sono quelle cattive abitudini che ci fanno perdere tempo, come per esempio controllare il telefono appena arriva una notifica che interrompe quello che stiamo facendo, fosse anche guardare un film o la nostra serie preferita.

Ma perdere tempo è qualcosa che influisce negativamente soprattutto sul nostro lavoro, ci distrae, ci fa essere sempre in ritardo. E sì, vale anche per i meeting planner, e anche ai professionisti più seri.

Quali sono le cattive abitudini che i meeting planner dovrebbero abbondonare subito per smettere di perdere tempo (e sentirsi frustrati)?

Cosa non fare per non perdere tempo

Checklist impossibili: sappiano che organizzare il lavoro con le checklist è cosa buona e giusta. Se avete la buona abitudine di compilare ogni giorno la lista di cose da fare per organizzare un evento sicuramente il vostro lavoro di meeting planner ne beneficerà in efficienza. Ma la tentazione di inserire nella lista del "to do" troppe cose rispetto al tempo effettivo che avete a disposizione, finirà per distrarvi. Se avete due meeting in una giornata, siate onesti con voi stessi ed evitate di fare una checklist impossibile, che vi porterà solo disorganizzazione e quindi perdita di tempo.

Non abbassare il volume del telefono: questo serve per evitare di farvi distrarre da notifiche di mail e messaggi. Ovviamente dovete essere sempre reperibili e rispondere alle telefonate, ma nel momento in cui avete bisogno di concentrazione massima non dovete esistere per nessuno.

Non usare tool digitali: la tecnologia c’è, tanto vale utilizzarla. Per organizzare il vostro tempo e il vostro lavoro sono diversi gli strumenti digitali gratuiti che potete usare sia da computer sia da telefono come vi abbiamo raccontato nel nostro articolo sui tool che servono ai meeting planner per il project management e per essere aggiornati.

Non fare briefing approfonditi coi clienti: sappiamo bene come il briefing sia l’inizio di ogni evento. Eppure spesso capita di uscire dall’incontro col cliente insoddisfatti e di dovere in seguito lavorare il doppio per reperire informazioni, idee, ecc. Ecco perché meglio non avere fretta durante il briefing per un evento e nemmeno farsi scoraggiare da un cliente che non vi dà le informazioni di cui avete bisogno, chiedetegliele.

Non stabilire i KPI dell’evento: una cosa da fare prima è stabilire i KPI di un evento, gli indicatori chiave di prestazione che vi permetteranno di misurarne il successo e più concretamente di analizzare attraverso i parametri stabiliti se ci sono stati progressi in una nuova edizione oppure se l’evento ha coperto tutti i costi sostenuti, ecc. Soprattutto nel caso di un evento che si ripete, misurare i KPI di ogni edizione vi farà risparmiare tempo nell’organizzazione di quella successiva, e più in generale vi guiderà attraverso

Posticipare: avete presente quando diciamo “Da lunedì… dieta?”. Posticipare significa proprio questo, rimandare a domani qualcosa che non abbiamo affatto voglia di fare. Anche in un lavoro che amate come quello del meeting planner ci sono compiti più noiosi di altri o che semplicemente non avete voglia di fare, ma rimandarli non porta a nulla se non ad aumentare il senso di frustrazione e, in alcuni casi, a creare problemi a voi e agli altri nell’organizzazione di un evento. L’importante è non giustificarsi e non rendere il posticipo uno “stile di vita”. E attenzione, perché la voglia di rimandare un compito potrebbe essere sintomo di forte stress, qualcosa che gli organizzatori di eventi conoscono bene…

Lavorare troppo: sembra paradossale, ma lavorare troppo può addirittura sortire l’effetto di perdere tempo. Se siete troppo stanchi - magari dopo una giornata passata a rincorrere fornitori, meeting con il cliente, telefonate difficili – e vi sembra di non avere concluso nulla, vi verrà spontaneo, anche se sono le 8 di sera, di mettervi sul computer per “iniziare a lavorare”, ma tra stress e fatica il risultato potrà essere deludente. Meglio allora fermarsi e recuperare forze e lucidità per il giorno dopo.