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Eventi last minute: cosa fare per avere (comunque) successo

Eventi last minute: cosa fare per avere (comunque) successo

Se siete event planner per voi potrebbe essere inconcepibile prenotare una vacanza dieci giorni prima della partenza, o peggio prenotare solo il volo e poi ‘vediamo quando arriviamo’.

Amate pianificare e organizzare, ovvio, altrimenti non avreste scelto questo lavoro. Certo, c’è poi il detto che il figlio del calzolaio va in giro con le scarpe rotte, e sì, magari per una volta avete voglia anche voi di partire all’avventura.

Ma anche se essere organizzati fa parte del vostro DNA, certamente sapete come spesso quello che manca è proprio il tempo e come nel vostro lavoro vi capita di organizzare eventi con pochissimo preavviso.

In questo caso, le cose si complicano, ma non è detto che non si possano trovare soluzioni che facciano dimenticare ai partecipanti che l’evento è stato organizzato in pochissimo tempo.

Se vi hanno commissionato un evento last minute, o se per una volta il ritardo è “colpa” vostra, potreste sempre adottare alcuni accorgimenti.

Eventi all’ultimo minuto: 4 consigli per organizzarli al meglio

  • Sfruttate i social e il sito: se il vostro evento deve essere promosso, ma manca il tempo di pianificare una strategia vera e propria, un aiuto può venire dai social. Create la pagina dell’evento sul Facebook e sponsorizzatela (ricordatevi in questo caso di utilizzare la vostra pagina o la pagina del committente per la sponosorizzazione) cercando di individuare il più precisamente possibile il pubblico che volete raggiungere. Su Linkedin cercate il supporto di qualche influencer che possa aiutare a lanciare l’evento e create sin da subito un hashtag dell’evento con il quale promuoverlo su Twitter e Istagram, magari creando ingaggio con il racconto del “prima” e del backastage. E se avete già organizzato un’edizione dello stesso evento sfruttate il materiale che avete (foto, video, interviste, ecc) riproponendolo sui social. Quando create un post sul sito o sul blog dell’evento assicuratevi infine di avere tutti i bottoni social ben in vista perché le persone siano invogliate a condividerlo.
  • Creatività: essere originali quando il tempo stringe potrebbe non essere facile. Per non risultare banali ma facendo il conto con idee che siano realizzabili in poco tempo meglio optare per un tema forte ma facile da declinare. Una soluzione potrebbe essere quella di farsi ispirare dal periodo dell’anno con summer party o feste a tema invernale, oppure puntare sul classico tema “colore dell’evento”, sul tema gastronomico, oppure sul “lusso”.
  • Checklist! Avete poco tempo e la possibilità che vi perdiate qualcosa “per strada” in questi casi è più elevata del solito. Anche se vi sembra di non avere nemmeno un minuto a disposizione, prendetevi il tempo di stilare una lista delle cose da fare che sia la più precisa possibile e vi renderete presto conto che quel tempo sarà tutto guadagnato in seguito.
  • Decidete cosa è necessario e di cosa potreste anche fare a meno: quando si tratta di correre per organizzare un evento stare concentrati su quelli che sono i ‘must have’ è importante. Questo non significa non pensare anche a qualche dettaglio in più che aggiungerebbe verve all’evento, ma è ovvio che la vostra checklist andrà fatta anche per ordine di priorità. Potreste per esempio decidere di affidare alla location l’organizzazione del light lunch rinunciando a gestire altri fornitori che magari in condizioni normali vi avrebbero soddisfatti di più o fatto risparmiare.