3244

Location
per eventi

14601

Sale
meeting

339

Agenzie
e servizi

11150

Articoli
e recensioni

Quando un buyer incontra un supplier: cosa si aspetta l'uno dall'altro?

Quando un buyer incontra un supplier: cosa si aspetta l'uno dall'altro?

L’organizzazione di eventi è soprattutto una questione di contatto umano. Siete d’accordo?

Per scoprirlo noi abbiamo messo a confronto buyer e supplier presenti alla scorsa edizione di Full Contact Meeting Planner di Milano Marittima (e se vi interessa sapere come è andata potete leggere il nostro report).

Abbiamo sottoposto un questionario sia ai meeting planner (i buyer), sia ai rappresentanti delle location (i supplier), chiedendo loro di basarsi per le risposte sulla loro esperienza generale in merito agli incontri possibili durante workshop e fiere di settore.

Cosa abbiamo chiesto loro esattamente? Dando per scontato quanto conti la reciproca conoscenza personale per avviare una partnership commerciale, abbiamo sondato cosa gli uni si aspettano dagli altri proprio nel momento in cui hanno la possibilità di incontrarsi per la prima volta.

Scopriamo cosa è emerso.

Empatia, filosofia e informazioni: le aspettative di un incontro

Partiamo dai supplier. Quasi la metà ha ammesso che, nel presentare la propria location al buyer, punta molto sulla sua capacità di creare empatia.

Anche i buyer sono stati d’accordo su questo punto, se pur non completamente. Si sono infatti divisi equamente tra chi cerca empatia con l’altra parte, chi dall’incontro con i rappresentanti di una location congressuale si aspetta soprattutto di comprenderne “la filosofia”, ovvero capire se quella struttura è in linea con il proprio approccio all’organizzazione di eventi, e chi desidera ricevere, più pragmaticamente, tutte le informazioni necessarie e i dati tecnici che gli servono.

Ma torniamo all’altra metà dei supplier, a quelli cioè che non hanno indicato di avere come obiettivo principale quello di creare empatia con il proprio interlocutore durante un primo incontro business: metà di loro sono in linea con i buyer che cercano soprattutto informazioni, ammettendo di puntare sulla propria capacità di fornire dati utili e tecnici all’organizzatore di eventi che sta di fronte e l’altra metà racconta di cercare di fare la differenza col supporto di immagini e di video sulla struttura.

Gli errori dei supplier

OK le aspettative, ma per mettere un po' di pepe nelle domande (e nelle risposte;) abbiamo chiesto, agli uni e agli altri, quali siano le cose più temute e sgradite che possa fare il reciproco interlocutore durante un incontro.

Pensate che combacino? Andiamo per ordine.

I buyer hanno dichiarato di mal digerire, nell'ordine

  • Presentazioni troppo standard e piatte (oltre la metà)
  • L’eccessiva autoreferenzialità del supplier
  • La mancata disponibilità da parte dell’espositore di ascoltare le sue specifiche esigenze

Gli errori dei buyer

Abbiamo ovviamente dato modo anche ai supplier di "sfogarsi", facendoci dire quali fossero le peggiori categorie di buyer alle quali non vorebbero mai essere di fronte durante un incontro. Quali sono?

  • Il buyer diffidente, quello che mette in dubbio qualsiasi cosa dica il suo interlocutore
  • Il buyer vago, quello che non si esprime sulle caratteristiche che deve avere la location che sta cercando
  • Il buyer che parla troppo e non lascia al supplier il tempo per presentare alcunché della sua location

Visual o parole?

Abbiamo già detto come la parte visual – ovvero immagini e video – per alcuni supplier siano uno dei più validi supporti alla presentazione della propria offerta. Siamo entrati però più nel dettaglio, e quello che è emerso è che considerano la parte visual:

  • un aspetto che curano molto per creare impatto sul buyer
  • un aspetto importante della presentazione, ma tutto sommato bastano belle foto

Se invece parliamo di tecnologia un po’ più sofisticata, dalle immagini a 360 gradi alla realtà virtuale,ecco le risposte in ordine di importanza:

  • non la utilizzo, ma mi piacerebbe
  • è utile, ma fa solo da contorno
  • ha rivoluzionato il mio modo di presentare la location

I buyer invece, dal loro punto di vista, per la grande maggioranza ammettono di farsi conquistare però soprattutto dal modo in cui le persone raccontano la location e dalle informazioni che ricevono.  

Conclusioni

Buyer e supplier sono in sintonia quando si tratta di trarre il meglio da un incontro dal vivo?

In conclusione, possiamo affermare che sono due le parole chiave di un confronto one-to-one: scambio e personalizzazione.

Scambio "umano" per capire se si è sulla stessa lunghezza d’onda, ma anche scambio di informazioni pratiche.

La personalizzazione invece è importante per una presentazione efficace che tenga conto, da parte del supplier, delle esigenze di chi ha di fronte, con una capacità dunque di reazione che ci immaginiamo possa essere data soprattutto da un'ottima conoscenza della struttura che si sta raccontando, ma anche delle esigenze stesse di chi organizza eventi.

Per quanto riguarda i buyer, la personalizzazione è naturalmente importante per "portare a casa" informazioni che siano davvero utili al proprio lavoro, e per questo dovranno saper porre le domande giuste, ma dare il tempo ai supplier di dar loro una risposta esausitiva.

E a scambio e personalizzazione vogliamo aggiungere anche il concetto di fiducia reciproca, condizione alla base di qualsiasi parntership commerciale, che si può instaurare già nel momento del primo incontro e consolidare in seguito.