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Comunicare il vostro evento alla stampa: quale materiale serve

Comunicare il vostro evento alla stampa: quale materiale serve

In occasione di un evento, la comunicazione attraverso l’ufficio stampa può essere decisiva in diverse fasi.

Prima dell’evento potreste volerlo promuoverlo sui giornali e sulle testate online, e in questo caso è necessaria naturalmente fornire informazioni, precise e per tempo, delle coordinate (dove, quando), ma anche una comunicazione che sia la più efficace possibile verso il pubblico che vorrete attirare.

Promuovere l’evento: quali giornalisti, quale pubblico

Rispetto alla pubblicazione diretta dei vostri contenuti, quella cioè che fate sui vostri canali, come la pagina evento Facebook, il sito e un eventuale blog, quando scegliete il “filtro” dei giornalisti dovete per prima cosa convincerli che il vostro evento è interessante per i loro lettori.

Ovviamente di tutto ciò si occupa normalmente un ufficio stampa, ma nel caso non ne abbiate uno o siate comunque voi organizzatori a dovere procurare loro il materiale, è bene sapere come comportarsi.

Se l’evento ha già un brand riconoscibile, è più facile che le redazioni siano interessate a pubblicarne la notizia, se invece è sconosciuto dovrete faticare un po’ di più.

Tre regole da ricordare prima di inviare materiale sul vostro evento ai giornalisti:

  • Decidete a quali testate mandare la comunicazione, meglio un database mirato che con moltissimi nominativi, ma poco utili.
  • Decidete il contenuto della vostra comunicazione per renderlo più interessante possibile per i lettori delle testate a cui vi rivolgete.
  • Preparate un comunicato per ogni tipologia di testata (femminili, quotidiani, stampa di settore, ecc.)

Comunicato stampa: cosa non può mancare

Il comunicato stampa è la base della comunicazione per promuovere il vostro evento attraverso la pubblicazione sui giornali e perché sia efficace, e cioè attiri l’attenzione del giornalista al quale lo mandate, deve avere alcune caratteristiche di base.

  • Chiarezza: il comunicato deve essere chiaro già dal titolo. Si dice infatti che il titolo deve già contenere la notizia. Se per esempio volete “stressare” il fatto che un evento si tiene in una città e non in un’altra, potrebbe essere: “A Milano la terza edizione dell’evento xyz”.
  • Immediatezza: che non è esattamente la stessa cosa di chiarezza. A questo proposito dovete tenere presente che chi ha a che fare con i giornalisti sa bene che “non hanno tempo da perdere”. Per questo, prediligono comunicati che si leggono facilmente. Un suggerimento per una lettura semplificata potrebbe essere quello di utilizzare grassetti ed elenchi puntati, ma il migliore di tutti è quello di affidarsi a professionisti per la stesura.

Come planner, potreste anche prendere in considerazione un brand journalist, che seguirà l’evento e lo racconterà nel modo giusto anche per la stampa. Per approfondimenti, potete leggere i nostri articoli su cosa è il brand journalism e come utilizzarlo per raccontare gli eventi.

Post evento: l’importanza dei dati e delle immagini

Se la vostra comunicazione ai giornalisti non ha il fine di promuovere il vostro evento prima che avvenga, ma di invogliarli a scrivere un articolo su “come è andata” ci sono almeno due cose che non dovete trascurare.

Dati sull'evento

Ai giornalisti piacciono molto i dati, e se il vostro evento ne ha raccolti di interessanti, per esempio per numero di partecipanti, biglietti venduti, ecc. non esitate a comunicarli. Naturalmente sono importanti anche i contenuti, ma altri dati che di solito attirano l’attenzione della stampa sono le curiosità. Se per esempio il vostro evento è stato il primo a essere organizzato in una tal destinazione, o se la vostra creatività vi ha portato a pianificare qualcosa di davvero originale, potere puntare su quello.

Immagini dell'evento 

Per un racconto efficace del vostro racconto il materiale visivo è fondamentale.

Che siano destinate alle redazioni online o alle redazioni di riviste/quotidiani cartacei, le immagini giuste per la pubblicazione dovranno avere almeno queste caratteristiche:

  • esserci, intanto. Il racconto si fa anche per immagini e se mandate un comunicato stampa che racconta il vostro evento, è meglio inviare anche le immagini a supporto.
  • essere di qualità. Se state mandando immagini a redazioni online, potete inviarle anche in una risoluzione più bassa, invece l’alta risoluzione è d’obbligo se mandate a riviste che devono essere stampate. In ogni caso, le immagini non possono essere improvvisate, sono il racconto visivo del vostro evento e devono rappresentarlo al meglio. Meglio quindi farle fare a un fotografo professionista quando possibile e lasciare quelle che scattate con il vostro smartphone per la comunicazione social, per cui a volte è più efficace una foto qualitativamente non eccelsa, ma "spontanea".
  • Meglio inviare una raccolta. Senza esagerare, meglio inviare più di una immagine. A meno di esigenze specifiche, ne basteranno 3 o 4, massimo 5, magari di tagli diversi e soprattutto con contenuti diversi. No alla foto del palco con le stesse persone in sequenze diverse, per esempio. Potete anche raccogliere le immagini con servizi come Wetransfer, che vi danno anche la possibilità di segnalare direttamente nella vostra mail un link da dove scaricarle.
  • L’importanza del nome. Avete presente le foto che si chiamano 012345.jpg oppure ndjnknsjnksn.jpg ? Ecco, ai giornalisti non piacciono e per più di un motivo. Intanto perché quando scaricano le immagini con questi nomi, non sanno poi come riconoscerle. E dovete tenere presente che se si tratta di una redazione online, il nome con cui vengono caricate le immagini influiscono su come l’articolo verrà posizionato sui motori di ricerca. Fate una prova: cercate un’immagine su Google e scaricatela. Se l’avete trovata tra le prime probabilmente è stata salvata in maniera corretta. Per esempio se cercate "concerto Bon Jovi", un’immagine salvata con un nome corretto che “si fa trovare” sarà: concerto-bon-jovi-zurigo-2019. Anche per questo motivo meglio dunque inviare immagini già nominate nella maniera corretta, non tutti i giornalisti avranno tempo e "voglia" di rinominarle.

Conferenza stampa: perché sì

La presentazione di un evento ai giornalisti può essere fatta anche con una conferenza stampa ad hoc e in un nostro articolo vi spieghiamo come organizzarla. In questo caso, dal punto di vista del materiale da fornire ai giornalisti, deve essere preparata una cartella stampa confezionata ad hoc. 

Oggi si tende a non "riempire" i giornalisti di materiale cartaceo, preferendo inviare loro una mail con tutto il materiale appena dopo la conferenza e/o fornire una chiavetta con il materiale digitale. 

Ma il nostro consiglio è quello di stampare almeno il comunicato di presentazione con i contenuti e le informazioni di massima, che i giornalisti possono leggere appena prima dell'inizio della conferenza per farsi un'idea. Sul comunicato è bene elencare anche tutti coloro che intervengono alla presentazione con il job title.