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di Alessandra Boiardi
- 23.07.2019
L’evento è finito, i partecipanti se ne vanno, ma al meeting planner resta ancora molto da fare.
Il post evento è infatti un momento molto prezioso per gli organizzatori di eventi, durante il quale sono necessarie diverse azioni.
Una di queste è l’invio del sondaggio di valutazione, una specie di test da mandare ai partecipanti in cui si cerca di capire il livello di gradimento generale dell’evento, cosa è piaciuto di più, ma anche di meno.
Sondaggio, perché sì
Dal sondaggio un planner può comprendere molte cose rispetto a un evento che si è appena concluso.
Oltre a quanto è piaciuto, una metrica un po’ vaga per misurare il successo dell’evento, potete infatti utilizzare il sondaggio per verificare se avete raggiunto obiettivi e KPI, le attese rispetto a un’eventuale edizione successiva, e avere un feedback preciso su logistica, accomodation, ecc.
Ecco perché il sondaggio di valutazione post evento può diventare uno strumento prezioso nelle vostri mani.
Un consiglio è quello di stilarlo prima dell’evento - potrebbe esservi utile per ordinare le idee su quali aspetti volete puntare maggiormente, quali vi aspettate colpiscano di più i partecipanti o al contrario temete di non essere al 100% - per poi naturalmente rivederlo prima di inviarlo ai partecipanti.
Ed eccone un altro: non tergiversate nell'invio, al rientro i partecipanti hanno ancora vivido il ricordo dell'evento e saranno più propensi a darvi il loro feedback 'a caldo'.
Lunghezza e leggibilità
I partecipanti non sono obbligati a compilare il vostro sondaggio sia che lo richiediate in forma anonima o meno. Sta dunque a voi confezionare un questionario che invogli il partecipante a non cestinarlo.
Preoccupatevi intanto di scrivere un numero di domande accettabile, che non tralascino aspetti che vi interessa sondare, ma che non scoraggi chi vi sta ‘regalando’ del tempo con la compilazione.
Anche il design del questionario potrebbe giocare un ruolo importante nel fare decidere a un partecipante di compilarlo.
Fate un bell’impaginato, magari con colori diversi per le domande, date aria tra una domanda e l’altra e se riuscite inserite anche un’immagine.
Se per un motivo o per un altro non siete avvezzi a redigere sondaggi, potreste valutare di utilizzare gratuitamente Google Template. Ne esistono di specifici proprio per il post evento, con una serie di domande standard che però potete sempre personalizzare e modificare. Come gli altri template, vi permettono di inviare ai partecipanti un link per la compilazione online, e potete in automatico tenere traccia delle percentuali di risposta per ogni domanda, grazie ai grafici che vengono automaticamente aggiornati.
Scelta multipla, un must
Proprio secondo il principio secondo il quale dovreste creare le condizioni migliori perché un partecipante abbia voglia di rispondere al vostro questionario, altamente consigliabile è l’utilizzo di risposte multiple, il che significa, prevedere alcune risposte possibili tra le quali il partecipante può scegliere (di solito dalle 3 alle 5).
Per esempio: cosa ti è piaciuto di più dell’evento?
A Cena di gala
B La formazione
C La visita guidata
Si possono prevedere anche domande aperte, una o massimo due, che di solito possono essere messe a chiusura del questionario, dove chiedete al partecipante di esprimere una sua opinione.
Parole, ma anche numeri
Alcune domande possono prevedere che i partecipanti diano un punteggio a un aspetto o a un altro dell’evento. Potreste prevedere in questo modo la domanda sul gradimento generale dell’evento, chiedendo di dare un punteggio da 1 a 5.
Come hai saputo dell’evento?
Il sondaggio serve anche per capire se avete lavorato bene nella fase di promozione. Per questo potrebbe essere interessante chiedere ai partecipanti come hanno saputo dell’evento. Nel caso, per esempio, abbiate investito molto in campagne social di promozione, vi sarà utile capire se avete speso bene i vostri soldi, oppure se, per la tipologia del vostro evento, funziona ancora il classico “passaparola”.
Motivazioni e aspettative
Un’altra domanda utile sarà anche quella che sonda il perché un partecipante ha deciso di prendere parte al vostro evento. Nel caso di un evento di formazione, per esempio, potreste scendere nel dettaglio per capire quali argomenti hanno avuto una maggiore attrattiva.
Sondare le premesse che hanno spinto i partecipanti verso l’evento è fondamentale, ma anche capire se le loro aspettative sono state soddisfatte. Potrebbe emergere per esempio che un partecipante è stato attratto da un determinato aspetto, ma che poi ha apprezzato altro.
Nel caso il vostro evento preveda una nuova edizione, non dimenticate di chiedere ai partecipanti se sarebbero interessate a ripetere l’esperienza. Questo vi darà una misura più concreta sia di quanto siano stare soddisfatte le aspettative sia di come muovervi per ‘fidelizzare’ i partecipanti.
Pronti alle critiche
Naturalmente il sondaggio di valutazione dovrà servire anche a capire cosa non ha funzionato del vostro evento. Chiedete ai partecipanti, magari in questo caso anche con una domanda aperta, di elencare e motivare cosa non è andato bene. Se invece optate per la scelta multipla, scegliere quegli aspetti che vi hanno lasciato qualche dubbio in merito al livello di apprezzamento.