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Documentazione di un evento: cosa e come archiviarla in ufficio e sui cloud

Documentazione di un evento: cosa e come archiviarla in ufficio e sui cloud

La mole di documenti che si posso produrre durante l’organizzazione di un evento è immensa e anche per questo archiviarla in maniera corretta può essere un lavoro impegnativo.

Impegnativo, ma certamente utile, anzi probabilmente indispensabile, soprattutto pensando al futuro e ancora di più se è in programma una edizione successiva dell’evento.

Ovviamente va archiviato tutto quello che riguarda ogni singolo fornitore, compresa la location dell’evento, ma un buon consiglio potrebbe essere quello di allegare ai documenti anche un commento personale che vi faccia ricordare, una volta che consulterete quella documentazione, quello che probabilmente avrete scordato ma che reputate di grande importanza.

Insomma, basterebbe un “fornitore fantastico” per rendere l’idea, ma potreste anche scendere nel dettaglio del perché lo avete contattato, come siete arrivati a lui, del perché lo ricontattereste e quali invece sono i suoi punti deboli.

Il trucco è quello di archiviare per qualcun altro, come se non foste voi a dovere riprendere in mano quella stessa documentazione, ma una persona completamente estranea ai fatti, che però deve trovare tutto quello che serve in maniera chiara, esplicita e ordinata.

Riassumendo, la documentazione deve essere:

  • Completa
  • Chiara
  • Ordinata
  • Aggiornata

Cosa archiviare in maniera "fisica"

Avete presente quegli uffici stracolmi di faldoni? Ecco, grazie al digitale, come vedremo tra poco, possiamo tranquillamente evitare di riempirci gli scaffali, ma per certi tipi di evento, come per esempio i congressi medici, ma non solo, è bene archiviare anche una copia del materiale cartaceo, soprattutto quello prodotto per la sponsorizzazione, quello distribuito durante l’evento, oltre alle copie dei documenti amministrativi.

Amministrazione: conservate una copia di

  • Fatture e ricevute cartacee
  • Note spese e giustificativi
  • Tutti i contratti siglati con sponsor
  • Mappa degli stand espositivi
  • Elenco completo dei fornitori utilizzati e di quelli contattati

Comunicazione: archiviate una copia di

  • Brochure
  • Locandine
  • Programma
  • Inviti
  • Menu
  • Materiale distribuito ai partecipanti

Archiviare in cloud

A parte l’acquisto di dispositivi di memoria esterna in cui è possibile archiviare file con una capacità ampissima (il minimo da prendere in considerazione è 1 terabyte), una scelta comoda ed efficace potrebbe essere quella di archiviare tutta la documentazione in cloud, ovvero utilizzando servizi digitali di archiviazione e condivisione. Come probabilmente saprete ne esistono diversi e quasi tutti possono essere utilizzati nella versione base gratuita o si può decidere di implementare a pagamento la loro capacità.

Trai più famosi ci sono Dropbox, Google Drive o OneDrive di Microsoft, potete usarne uno o provarli tutti per archiviare:

  • File esecutivi di tutti gli stampati
  • File esecutivi di tutti gli allestimenti (pannelli, totem, fondali, cartelloni, ecc.)
  • Slide usate durante le presentazioni dei relatori (che potete anche condividere dal cloud direttamente coi partecipanti)
  • Rendering
  • La versione digitale di tutto quello che avete archiviato fisicamente

Come nominare i file in maniera corretta

Avete presente come fa una persona disordinata a cercare qualcosa in uno dei suoi cassetti? Dal momento che non ha messo in ordine con criterio, l’unica soluzione che le resta è quella di cercare a casaccio svuotando il cassetto. Immaginate cosa accadrebbe (ma forse lo avete già provato!) quando cercate un file in una memoria digitale che contiene tantissime cartelle e sottocartelle.

Ovviamente, la funzione “cerca” deve diventare la vostra migliore amica, ma perché vi possa dare soddisfazione dovete avere nominato in maniera corretta i vostri file.

Il nostro consiglio spassionato è quello di darvi un metodo e nominare i file di conseguenza, potrebbe essere includendo una data, numerando i file progressivamente o come volete voi.

Anche le mail, da questo punto di vista, potrebbero servirvi come archivio e purché abbiate utilizzato nell’oggetto una descrizione esplicita che ve le faccia trovare quando eseguite una ricerca.