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Il fattore umano per scegliere il fornitore di un evento

Il fattore umano per scegliere il fornitore di un evento

Quando siete in difficoltà, avete un amico che potreste chiamare anche la notte, perché siete certi che vi risponderebbe? Ecco, quando dovete scegliere un fornitore per il vostro evento, provate a chiedervi: “Potrei chiamarlo nel cuore della notte?”. Iniziate a misurare il fattore umano: quella speciale empatia tra voi e il vostro supplier, che rende speciale anche un rapporto 'd'affari'. 

Sapevate che esiste addirittura un Empathy Index che misura il successo delle imprese grazie alla loro capacità di creare empatia? Ovviamente le prime in classifica la dicono lunga sulla sua efficacia, visto che si tratta di big del calibro di Facebook, Google, Linkedin, Netflix e Unilever (dati 2016, ndr).

Disponibilità

Ma cosa valutate, come professionisti degli eventi, quando si tratta di scegliere un fornitore?

La prima caratteristica che farà la differenza qual è? Probabilmente, la sua disponibilità. Una parola dietro la quale si cela tutto un mondo di professionalità e serietà che – nel rapporto tra organizzatore e fornitore – è fondamentale.

Ma la vera disponibilità è qualcosa di più. Per spiegarci meglio, raccontiamo un episodio che ci ha riportato un organizzatore. “Sono arrivato nella sede dell’evento e ho scoperto che qualcosa era andato storto nel montaggio dell’allestimento. A poche ore dall’inizio era tutto da rifare, avevamo ‘soltanto’ tutta la notte. Quando ho visto il responsabile della società di allestimento - era la prima volta che lavorava per me - mettersi gli abiti da lavoro e iniziare a smontare e montare con il resto della squadra, ho capito che, dopo tutto, non avevo sbagliato a sceglierlo” ha raccontato un organizzatore di eventi.

Insomma, quanto vale un fornitore?
Più del suo costo, probabilmente, se la mettiamo sul piano umano, che poi è – come ci capita di ribadire spesso – quello che più conta nel mondo dell’organizzazione degli eventi. Ma attenzione, perché non è nemmeno così scontato che quel fornitore farebbe lo stesso per tutti i suoi clienti e non per mancanza di serietà, ma proprio per l’effetto empatia, quello che fa fare cose straordinarie e magari nemmeno del tutto ‘dovute’.

Fiducia

Un rapporto di fiducia non ha prezzo secondo gli organizzatori di eventi. Per questo, un’altra regola è: fornitore che funziona non si cambia. Quanto è difficile guadagnarsi la fiducia di qualcuno? Ma anche – d’altro canto – fidarsi di qualcuno.

Una volta trovato l’equilibrio magico dunque, perché si dovrebbe pensare di volerlo spezzare?
Insomma, conta la professionalità, ma anche il carattere delle persone, e il potersi fidare di loro. Spesso i vostri fornitori arrivano in una location prima di voi, e che vi piaccia o no, sono i vostri biglietti da visita. Pensate per esempio, come nell'esempio precedente, agli allestitori, ma anche ai tecnici, ai traduttori, alle hostess... Ovviamente devono godere della vostra massima fiducia. 


E se invece il fornitore del cuore lo state ancora cercando?

L’importanza della comunicazione online

Ovviamente la rete è una risorsa quasi inesauribile per cercare un fornitore e ovviamente affidarsi a siti autorevoli dovrebbe essere la prima regola. Che siano motori di ricerca affidabili - e qui va da sé che come esempio possiamo citare il nostro apprezzato venue finder – o che cerchiate informazioni direttamente dal sito stesso del fornitore, vi farete un’idea dei suoi servizi, ma anche del modo di presentarsi, del linguaggio che utilizza, dei suoi valori.

Questo naturalmente se il fornitore ha lavorato bene dal punto di vista dei contenuti e se ha compreso il valore di una buona strategia di comunicazione online. Altrimenti – e comunque successivamente – si passa al contatto diretto.

Auto-candidature, cosa fare?

Ricevete anche voi mail di presentazione di servizi di ogni tipo per il vostro evento? Non cestinatele se in quel momento non vi servono, ma abbiate la pazienza di mettere da parte quelle più interessanti perché potrebbe sempre arrivare il momento in cui dovrete tirarle fuori dal cassetto e prenderle in considerazione.

Come valutarle? Anche qui, se il fornitore ha lavorato bene potrete già comprendere quali sono più in sintonia con voi, quali istintivamente vi attirano per come raccontano la loro attività. Fidatevi delle vostre sensazioni e partite da loro.

Recensioni

Lo facciamo tutti: quando dobbiamo comprare un oggetto, prenotare una vacanza, leggere un libro andiamo in cerca delle opinioni altrui, che in rete si chiamano recensioni. Potreste farlo anche quando siete alla ricerca di un fornitore, facendo attenzione a fidarvi a metà sia quando sono molto positive (non valgono le auto-citazioni sul proprio sito) sia in caso di recensioni negative.

Insomma, ben vengano le recensioni che servono per farsi un’idea generica, ma se siamo alla ricerca di un fornitore con il quale creare un sodalizio stabile e duraturo, possono solo fornire un'indicazione.

Passaparola

Ebbene sì, il passaparola ha ancora un grande valore ed è piuttosto normale. Praticamente sono le recensioni offline, e per di più fatte da gente che conoscete e probabilmente ammirate.

Di chi vi fidereste di più se non di colleghi che vi consigliano una location, un servizio di tradizioni, un’agenzia di servizi logistici, ecc?

Quindi ovviamente potete “chiedere in giro”, a patto che vi ricordiate quello che qui stiamo sostenendo. Valutate il fattore umano, perché quello che va bene per altri potrebbe non andare bene per voi. Un po’ come funziona con i medici, c’è chi vi dirà che con uno specialista si è trovato benissimo e chi invece ve lo sconsiglia vivamente.

Mettere alla prova il fornitore

Siete arrivati al dunque e avete la vostra rosa di fornitori da contattare. Mandate una mail e aspettate.
Qui vale la regola del ‘chi prima arriva meglio alloggia’, ma va spiegata meglio.

Quando contattate un fornitore infatti dovreste stilare la vosta lista di aspettative (sì, un po’ come per i fidanzati: fa per me se…)
Tra le vostre ‘aspettative’ varie ed eventuali, una dovrebbe essere imprescindibile, ovvero quella di una risposta chiara e immediata alla vostra richiesta di preventivo.

Molto bene, dopo avere cercato online, letto le recesioni, chiesto a colleghi, ripescato autocandidature e mandate mail, avete ottenuto la risposta che aspettavate da un fornitore.

Lo avete scelto, e ora?

Siete arrivati alla fine del vostro percorso di scelta, ne inizia uno ancora più importante: non resta che metterlo alla prova. E qui potrebbero iniziare i dolori. Solo col tempo infatti capirete se la vostra scelta è stata azzeccata e questo dubbio vi causerà di sicuro un po’ di stress.

Ma ci saranno alcuni elementi che vi aiuteranno a capire meglio. Intanto, sulla sua disponibilità in circostanze non preventivate.
Avete bisogno di rivedere il preventivo, vi viene incontro? Avete bisogni di lui ma l’orario di ufficio è passato da un pezzo? (senza esagerare!), e vi risponde?

La seconda possibilità: sì o no?

Rivede il preventivo, risponde a qualsiasi ora: ottimi segnali. La prova del nove rimane il debutto, ovvero l’evento. E se qualcosa va storto?

Se vi lascerete guidare dal fattore umano prima di cancellarlo definitivamente dal vostro database pensate se vale la pena dargli una seconda possibilità, comprendendo i motivi degli errori che ha commesso e valutando soprattutto i motivi che - all’origine - hanno fatto cadere su di lui la vostra scelta. 

Potrebbe infatti valere la pena dare al fornitore una seconda chance, a patto che faccia di tutto per recuperare gli errori del debutto.