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Come scegliere il menu di un evento (anche se siete a dieta!)

Come scegliere il menu di un evento (anche se siete a dieta!)

Le feste sono appena finite e con loro abbiamo detto addio a tavole imbandite e concessioni al nostro palato. Ma se a casa misurate le calorie dei vostri pasti per smaltire gli eccessi alimentari natalizi, come event planner non potete smettere di pensare al cibo, o meglio ai menu di un evento.

Sì, perché sappiamo bene che l’aspetto gastronomico è determinante per il successo di un evento, ma che è oramai lontano da essere sinonimo di piatti abbondanti e succulenti, anzi prevede perlopiù una scelta bilanciata tra qualità e gusto, senza ignorare che sempre più spesso per alcuni partecipanti viene richiesto, come vedremo,  un menu speciale per specifiche abitudini o esigenze alimentari: c’è chi è vegetariano, chi vegano, celiaco, e così via.

Ovviamente chi non fa l’event planner potrebbe pensare che la questione del menu sia qualcosa di cui si occupa direttamente il catering, il ristorante o l’albergo dove si tiene l’evento, e per certi versi è vero. Ma come organizzatori di eventi che devono avere tutto sotto controllo, non potrete certo ignorare la scelta del menu.


La prima cosa da fare è pensare che, ebbene sì, anche quando si pensa al menu tutto parte dalla strategia dell’evento. Cosa mettere nel piatto infatti dirà molto dell’evento stesso e valgono tante delle domande che ci si pone in fase di progettazione, come

- Chi sono i partecipanti del mio evento?
- Quanti sono i partecipanti del mio evento?
- Quali abitudini hanno?
- Quale immagine voglio dare attraverso l’evento?

Ma come scegliere il menu per un evento dipende da tanti fattori, inclusi la location e soprattutto il tipo di evento.

Mangiare per comunicare

Se sto organizzando un evento, facciamo l'esempio di un evento divulgativo di una giornata a tema content marketing, mi rivolgo a tutti coloro che per diversi motivi se ne occupano. Oltre a prevedere un numero piuttosto elevato di persone, qualche centinaio almeno, so che avrò un pubblico piuttosto eterogeno anche dal punto di vista delle abitudini alimentari: il mio evento potrebbe ospitare blogger, marketers, proprietari di piccole aziende, start up, giornalisti e magari qualcuno che gestisce un sito in cui si occupa del suo hobby preferito.

In quel caso potrei optare su un menu a buffet con pochi piatti, magari territoriali, purché buoni e curati, e perché no, in collaborazione con gli sponsor dell’evento, che in questo caso potrebbero essere aziende alimentari, ancor meglio se del territorio.

Pensate invece al contrario, ovvero al caso in cui i partecipanti paganti di un evento, dopo avere assistito per l’intera mattinata agli speech, siano invitati a disperdersi durante la pausa pranzo alla ricerca di un bar dove mangiare – magari in completa solitudine – un panino al prosciutto o un’insalatona. Quanto questa esperienza potrebbe essere straniante rispetto all’evento?

Nessuna sorpresa se il partecipante, magari stanco e annoiato, soprattutto nel caso sia stato mandato all’evento dall’azienda e non abbia quindi pagato di tasca propria, decida di non rientrare in sala per il pomeriggio.

Questo perché anche il momento del pranzo, lo sappiamo, è un momento fondamentale per il networking, ma anche per l’immagine stessa dell’evento. Cosa si mette nel piatto del partecipante può fare la differenza in termini di soddisfazione del partecipante, ma è anche un modo per ribadire le finalità dell’evento e raccontare un po’ meglio chi c’è dietro, l’azienda, l’associazione, ecc.

Leggi anche: Come organizzare un lunch per fare rete

Conoscere i partecipanti

Nella pianificazione del menu di un evento conoscere i partecipanti è fondamentale, serve sapere qual è il loro background culturale, ma anche sapere se sono Millennials, Baby Boomers, ecc.

Oltre all’età anche il luogo di provenienza potrà aiutare la scelta del menu di un meeting, nel senso che vi può dire qualcosa rispetto alle preferenze alimentari, ma soprattutto le loro abitudini.

Se l’evento è la presentazione di una gara sportiva, come una corsa podistica, il menu del buffet non potrà che essere a base di cibi sani e leggeri. Se invece prevedete un lunch alla fine di un meeting in cui i partecipanti vengono dall’altra parte del mondo, perché non proporre un menu leggero con prelibatezze locali?

Conoscere i partecipanti significa prendersi il tempo di studiarli come persone, nel caso per esempio state organizzando un meeting aziendale. Se invece avete studiato le buyer personas dell’evento che state organizzando potreste utilizzarle anche per decidere il menu.

Ma la cosa migliore resta rivolgersi direttamente ai partecipanti. Se infatti prevedete un pranzo o una cena, dovreste chiedere ai partecipanti di segnalare richieste alimentari particolari, allergie, ecc, dando un’alternativa tra cui scegliere rispetto al menu proposto. Come sapete, meglio fare questo tipo di richieste ai partecipanti al momento della registrazione, includendo questa parte nel modulo di iscrizione in maniera chiara e con domande dirette.

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Menu speciali per gli eventi: allergie e preferenze alimentari

Anche chi soffre di qualche allergia alimentare, o è più semplicemente vegetariano o vegano, si aspetta di mangiare bene tanto quanto gli altri partecipanti. Oggi i regimi alimentari speciali che includono celiachia, allergie o scelte personali sono diventati molto diffusi e richieste particolari non solo non stupiscono, ma sono previste.

Ovviamente queste non possono essere assurde – anche per motivi di budget –, e per questo meglio che tutto venga pianificato per tempo, offrendo diverse alternative tra cui scegliere in base alle esigenze, ed evitando il più possibile le richieste dell’ultimo minuto.

Dopo tutto si tratta di una questione delicata, da cui in alcuni casi dipende la salute delle persone.

Ecco perché come organizzatori dovreste sempre conoscere le opzioni proposte dal catering o dalla venue, controllare che, nel caso di una cena seduta, i camerieri sappiamo perfettamente dove servire i “menu speciali” o nel caso di un buffet venga ben indicato quali sono i cibi senza allergeni, ecc., e che ci siano tutte le indicazione sugli ingredienti come previsto, tra l’altro, dal regolamento europeo.

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