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Il comunicato stampa perfetto il vostro evento

Il comunicato stampa perfetto il vostro evento

Far parlare la stampa di un evento non è sempre facile, soprattutto se non si tratta di un grande evento conosciuto, per questo le informazioni che si danno ai giornalisti potrebbero fare la differenza e per questo sono molto utili i comunicati stampa.

Se prevedete di inviate giornalisti al vostro evento, dovrete assicurarvi – oltre della loro presenza – che trovino tutto il necessario per potere confezionare notizie interessanti legate al vostro evento e soprattutto ai temi trattati.

Questo è possibile, naturalmente, ingaggiando i giusti professionisti - giornalisti e comunicatori - che si occuperanno di gestire le attività di ufficio stampa per il vostro evento, inclusi i comunicati.

E anche quando l’evento non è pensato per la stampa – come lo è invece una conferenza stampa vera e propria – i giornalisti dovrebbero ricevere materiale ad hoc per loro, che non potrà essere in nessun caso lo stesso degli altri partecipanti, come buyer, clienti o dipendenti.

Il giornalista infatti, più che al racconto dell’evento in sé, è interessato a creare una notizia attorno al vostro evento, che crei valore per il settore stesso o per l’opinione pubblica più in generale. Per questo a volte inviare un solo comunicato stampa può non essere sufficiente. Senza inondare il giornalista di materiale che non avrà mai il tempo di leggere, è comunque opportuno accompagnarlo in tutte le fasi dell’evento.

Quando il comunicato cartaceo e quando il digitale

Da anni si discute sull’opportunità di non sprecare tonnellate di carta per materiale che i partecipanti abbandoneranno direttamente sulla sedia della sala meeting. Questo vale naturalmente anche per i giornalisti, abituati a lavorare con materiale digitale – testi, foto, video – soprattutto, ma non solo, se scrivono per testate online.

Il vostro ufficio stampa o il professionista scelto prevederà un comunicato stampa cartaceo da distribuire prima dell’evento, per esempio al momento della registrazione per i giornalisti. Permetterà loro di apprendere sinteticamente gli highlight della giornata, di conoscere in maniera precisa nome e carica dei relatori (e questo li faciliterà se volessero fare post o tweet dai loro profili social durante gli interventi) e di ottenere quelle informazioni essenziali con cui potranno comprendere meglio gli argomenti trattati qualora – come può succedere – non si siano preparati per tempo o siano stati avvisati della loro partecipazione all’ultimo momento.

Lo stesso comunicato può essere inviato direttamente via mail nel momento in cui il giornalista si accredita al vostro evento, ma questa fase potrebbe essere gestita direttamente dalla segreteria di redazione e quindi non è scontato che arrivi direttamente al giornalista che parteciperà.

Tutte le informazioni e non solo

Oltre alla versione, cartacea o non, più essenziale, è utile abbinare un comunicato stampa più approfondito che sarà inviato in formato digitale direttamente alla mail del giornalista. Sarebbe meglio inviarlo già durante l’evento, così che sarà più facile per il giornalista costruire la notizia, soprattutto se dovrà mandarla in giornata al giornale o se verrà pubblicata subito online, dove spesso il tempismo è tutto.

In questo comunicato potranno esserci già virgolettati (ovvero come i giornalisti chiamano i discorsi diretti di qualcuno che sta facendo una dichiarazione) dei relatori. Dichiarazioni che potrebbero essere riprese da tutte le testate, per cui è bene specificare la disponibilità dei relatori a interviste one-to-one con i giornalisti che fossero interessati ad approfondire determinati argomenti. Spetterà al responsabile stampa organizzare questi incontri, se potete, voi meeting planner, date una mano a organizzarli. 

Per questo, meglio prevedere un luogo nella location dove queste interviste possono essere fatte, pensando anche al fatto che si potrebbe trattare di video-interviste che necessitano almeno di un po’ di luce e di poco rumore di sottofondo.

Se ci sono gli sponsor

La premessa è che oggi i contenuti legati agli eventi si moltiplicano tanto quanti sono i loro protagonisti. Aziende sponsor, location, enti e associazioni coinvolte e, nel caso di congressi medici, università, provider, ecc. creano sempre più contenuti legati all’evento da diffondere sui propri canali web e social.

Prendendo però in considerazione i giornalisti che pubblicheranno sulle rispettive testate, non è così scontato che gli sponsor vengano citati. Questo è abbastanza plausibile nel momento in cui la loro presenza non aggiunge molto (o nulla) alla notizia in sé. Per questo, inserire nella cartella stampa le brochure degli sponsor può lasciare il tempo che trova.

Un evento è naturalmente un’occasione importante di comunicazione anche per gli sponsor stessi, che potrebbero – previo accordo con gli organizzatori – prevedere invece che materiale generico, comunicati stampa ad hoc, in cui possibilmente comunicano una notizia legata ai temi dell’evento, come un sondaggio da loro svolto, un approfondimento e così via.

Quale tipo di notizia

Lo abbiamo già accennato prima, ma meglio ribadire che il comunicato stampa dovrà essere scritto pensando già a quale tipo di articolo vorreste che i giornali pubblicassero. Se l'obiettivo è uscire con una notizia breve ma immediata, anche il comunicato dovrà essere adeguato: il testo più apprezzato è breve, che possa essere adatto anche al linguaggio social, con informazioni essenziali e molto chiare, e soprattutto serve inviare le immagini. Si tratta di un argomento molto importante che approfondiremo, ma ricordate intanto che le foto scattate dal cellulare e diffuse con le app di messaggistica istantanea come whatsapp sono spesso inutilizzabili, soprattutto se vanno stampate su giornali cartacei, ed è comunque meglio evitarle in qualsiasi caso. 

Se l'obiettivo invece sono articoli di approfondimento sui temi dell’evento, il comunicato potrà essere più dettagliato, arricchito da notizie e informazioni più generali sul settore, per esempio. 

Detto questo, quelle che vi abbiamo dato sono indicazioni che vi potranno essere utili per conoscere il lavoro dei professionisti che si occupano delle attività di ufficio stampa e scegliere quello più adatto al vosto evento.