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Coronavirus 2019-nCoV: cosa devono sapere gli organizzatori di eventi

Coronavirus 2019-nCoV: cosa devono sapere gli organizzatori di eventi

*Aggiornamento 25 febbraio 2020

Il nuovo ceppo di coronavirus covid-19 sta allarmando il mondo e se prima l'emergenza riguardava soltanto viaggi ed eventi internazionali, ora come sappiamo è arrivata anche in Italia: le notizie su cancellazioni di eventi, fiere, incontri sportivi e culturali - l'ultima notizia è che il Salone del Mobile di Milano è stato rinviato a giugno- oltre che la chiusura di scuole, università e luoghi pubblici, si rincorrono di ora e ora: l’allarme legato al diffondersi del Coronavirus è in diverse regioni italiane – Lombardia, Piemonte, Veneto, Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Trentino, Liguria - ma c’è da aspettarsi che l’elenco si allunghi nelle prossime ore. Grandi aziende come Allianz, a Milano, hanno sospeso le riunioni tra colleghi di diversi piani e li hanno sostituite con le video-call, in Regione Lombardia l'ingresso è permesso solo dopo il controllo della temperatura, chi può punta sullo smartworking, almeno fino al primo marzo. 

Nell' attuale situazione di emergenza sanitaria dichiarata dall'Organizzazione mondiale della sanità è infatti intervenuto il decreto-legge 23 febbraio 2020 n.6 il cui testo contiene, tra le altre misure di contenimento indicate alle autorità competenti, proprio la sospensione di manifestazioni, eventi e di ogna forma di riunione in luogo pubblico o privato nei comuni e nelle aree nei quali sua risutata positiv almeno una persona per la quale non si conosce la fonte di trasmissione o comunque un caso non riconducibile a un altro nella stessa area di contagio.

Questa emergenza non ha quindi potuto risparmiare la meeting industry, che anzi, secondo le stime diffuse in un comunicato dall’associazione Federcongressi&eventi (che ha rimandato la propria convention annuale), sarebbe destinata a perdite di circa 1,5 miliardi di euro nel prossimo mese per un settore che incide nella sua totalità per il 13% del Pil.

A livello internazionale, più di 50 Paesi hanno imposto restrizioni di viaggio e quarantena per chi ha viaggiato da e per la Cina, ma la maggior parte dei contagiati degli oltre 70mila finora sono residenti in Cina.

La situazione è critica e il consiglio più importante che bisogna dare è l’invito a tenersi informati sull’evoluzione del coronavirus, evitando disinformazione ma anche allarmismi. In questo articolo facciamo il punto e vi forniamo tutte le fonti per restare aggiornati su quello che vi serve sapere come organizzatori di eventi.

Le linee guida dell'OMS sull'organizzazione di eventi durante l'allarme coronavirus

L'Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) ha compilato un documento dedicato alla gestione degli eventi durante l’emergenza coronavirus. Eccone una sintesi.

Cosa fare prima dell’evento durante l’emergenza coronavirus

Le line guida dell'OMS in questa fase includono la raccomandazione generale di stabilite contatti diretti con gli enti sanitari locali, inclusa quella di nominare un vostro responsabile che gestisca tutti i contatti, che dovranno essere costanti e prevedere una disponibilità 24 ore su 24. 

Indicazioni standard anche per quanto riguarda la valutazione del rischio per confermare, annullare o rimandare un evento. Ovviamente la decisione dovrà tenere in conto le ordinanze vigenti e in fase di organizzazione va continuamente rivalutata in base a nuove eventuali informazioni.

Misure da prendere durante gli eventi

Durante lo svolgimento dell’evento, sono diverse le indicazioni che si trovano nel documento pubblicato su event planning e coronavirus, tra cui ci sono le seguenti raccomandazioni:

  • Informare puntualmente tutti i partecipanti su rischi di contagio e misure preventive da prendere
  • Considerare il numero dei partecipanti e le modalità di interazione tra loro, prendendo in considerazione di modificare il layout delle sale per evitare contatti ravvicinati
  • Registrare con molta attenzione tutti i partecipanti: è fondamentale potere monitorare ogni persona presente una volta terminato l’evento
  • Possibilmente, ottenere informazioni sui partecipanti a proposito di una loro eventuale esposizione al rischio di contagio o provenienza da luoghi o Paesi in cui sono stati rilevati casi di contagio

Cosa fare dopo l’evento

Potrebbe verificarsi il caso in cui le autorità sanitarie abbiano il sospetto di un contagio avvenuto proprio durante lo svolgimento dell’evento. In quel caso gli organizzatori dovranno essere in grado di fornire alle autorità sanitarie tutte le informazioni necessarie sui partecipanti, come itinerario, biglietti aerei/treno, prenotazioni alberghiere, pagamenti, ecc.

Cosa fare nel caso di contagio di un partecipante

Nel caso sfortunato in cui un partecipante a un evento avvisasse sintomi riconducibili al contagio da coronavirus, secondo le linee guida dell'OMS gli organizzatori devono:

  • Prevedere e allestire un’area per l’isolamento del partecipante con sintomi da coronavirus e attivare l’assistenza medica, sia essa già presente sul luogo dell’evento o da fare intervenire contattando il sistema sanitario del Paese in cui ci si trova
  • Considerare in maniera molto lucida che un partecipante contagiato porterà con sé conseguenze a lungo termine su tutti gli altri partecipanti, sul vostro team, sullo staff della location, ecc.
  • Informare il partecipante che le misure precauzionali includono l’isolamento e quindi l’impossibilità per il partecipante stesso di fare ritorno nella propria abitazione o nel proprio Paese
  • Rendere disponibile soluzioni idroalcoliche o sapone per permettere ai partecipanti di lavarsi spesso le mani
  • Aumentare la frequenza dei transfer per evitare affollamenti su unico mezzo
  • Preferire incontri ed eventi che non presuppongano grandi numeri di persone in un’unica location

Le linee guida dell’OMS per i viaggi internazionali

Restano valide anche le indicazioni dell'OMS per prevenire il contagio dal coronavirus, soprattutto nel caso si intraprenda un viaggio internazionale.

Le precauzioni sono perlopiù rivolte a ridurre il più possibile il rischio di incorrere in infezioni respiratorie acute durante i viaggi, con misure semplici ma di fondamentale importanza.

Le raccomandazioni dell’OMS includono le seguenti indicazioni:

  • Evitare il contatto ravvicinato con persone che soffrono di infezioni respiratorie acute
  • Lavarsi spesso le mani, sempre dopo contatti con persone malate o con l’ambiente circostante
  • Evitare il contatto con animali da allevamento o selvatici
  • Adottare tutti gli accorgimenti validi in caso di tosse – mantenere le distanze, coprire tosse, starnuti ecc.- nel caso in cui un viaggiatore avverta sintomi di infezione respiratoria acuta

Cosa devono sapere i planner su contagio e sintomi

Le notizie sulla diffusione del coronavirus si aggiornano di momento in momento. Mentre scriviamo i casi di Coronavirus 2019-nCov sono saliti a quasi 80mila, mentre come sappiamo la notizia che più ci riguarda da vicino è che anche in Italia sono stati rivelati oltre 130 casi, di cui purtroppo 5 decessi.

Sul sito dell’ECDC (European Centre for Disease Prevention and Control) viene confermato che il rischio di contagio si eleva se non vengono applicate misure di prevenzione e controllo adeguate.

Sappiamo ormai che il contagio da persona a persona avviene tramite contatto diretto con pazienti infetti. Secondo la National Health Commission cinese, il periodo di incubazione del coronavirus 2019-nCoV è di 10-14 giorni.

I sintomi del coronavirus assomigliano, almeno in fase iniziale, a quelli di una normale influenza e includono:

  • febbre fino a 38 gradi
  • tosse
  • difficoltà respiratorie
  • malessere

I casi più gravi possono degenerare in polmonite o insufficienza respiratoria.

Al momento non esistono vaccini né cure specifiche per questo virus, ma sono stati messi a punto test rapidi di diagnosi.

Cosa devono fare gli organizzatori di eventi: riassumiamo

Riassumendo, nel caso di un evento  il contributo degli organizzatori può essere fondamentale sia nel far sentire sicuri i partecipanti sia nel mettere in atto i giusti comportamenti.

Tra questi il contributo degli organizzatori può essere di supporto nel:

  • Incoraggiare partecipanti che si sentono male ad autodenunciarsi
  • Prevedere all’interno delle location di eventi internazionali un luogo dove isolare partecipanti che avvertono sintomi di infezione respiratoria
  • Prevedere e avvisare i partecipanti sui controlli più severi negli aeroporti e sulle tempistiche che saranno inevitabilmente più lunghe rispetto alle normali procedure aeroportuali
  • Informare i partecipanti di eventi internazionali del comportamento più adeguato da adottare per prevenire un possibile contagio e per un’autovalutazione di eventuali sintomi
  • Fornire loro tutti i documenti e i riferimenti necessari perché si tengano aggiornati

Da ricordare anche che, a bordo di un aereo, se un viaggiatore presenta sintomi di infezione respiratoria acuta, può essere utilizzato il modulo di dichiarazione generale dell’aereo (allegato 9 del Regolamento Sanitario Internazionale) per registrare a bordo le informazioni sanitarie da presentare alle autorità sanitarie ai punti di ingresso nei Paesi aderenti.

Siti e fonti di informazione da monitorare

L’evolversi veloce della situazione legata alla diffusione del coronavirus rende indispensabile per chi ha in programma un evento internazionale di essere sempre aggiornato. Questo per fornire ai partecipanti informazioni attendibili, ma anche per sapere come comportarsi, arginando dove possibile gli allarmismi pur restando con un livello di allerta adeguato alla situazione.

Questi i siti, fonti e canali social dove trovare gli ultimi aggiornamenti sul coronavirus:

Organizzazione mondiale della sanità: tra gli aggiornamenti sul sito dell'OMS e sul profilo Twitter dell’OMS si trovano gli ultimi rapporti, le indicazioni su come evitare il contagio e su come affrontare un viaggio internazionale.

Ministero della Salute: il Ministero della Salute ha aperto una sezione del sito dedicato al Coronavirus dove trovare anche aggiornamenti sulle task force messe a disposizione per i controlli e le implementazioni del numero verde 1500 attivo 24 ore su 24.

ECDC: sul sito EDCD si trovano notizie e aggiornamenti sull’andamento del contagio e la sua distribuzione.

Cosa è il coronavirus in breve

Il coronavirus CoV sono virus già conosciuti in diverse forme che, in generale, causano malattie respiratorie da lievi a moderate, dal comune raffreddore alla sindrome respiratoria acuta grave, ovvero la SARS.

Solo raramente si evolvono fino a infettare l’uomo e a oggi sono conosciuti sette virus di questo tipo, compreso il coronavirus 2019-CoV che sta mettendo in ginocchio la Cina e allarmando il mondo intero.

Le autorità cinesi hanno notificato questo nuovo ceppo di coronavirus il 31 dicembre 2019 nella città di Wuhan, identificato  ufficialmente il 9 gennaio 2020 e confermato la trasmissione da uomo a uomo. Lo stesso 9 gennaio l’OMS ha dichiarato l’identificazione di questo nuovo ceppo mai identificato prima. Il focolaio del nuovo contagio è stato identificato nel mercato del pesce della metropoli cinese, anche se nuovi sviluppi potrebbero portare a una smentita.