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Organizzare una tavola rotonda: su cosa puntare per non sbagliare offline e online

Organizzare una tavola rotonda: su cosa puntare per non sbagliare offline e online

Quando scegliere di organizzare una tavola rotonda? Quanto deve durare e come scegliere le persone da portare sul palco?

Organizzare un evento è sempre una questione di contenuti, ma questi diventano ancora più centrali quando si decide di optare per un format come la tavola rotonda, o roundtable come dicono gli inglesi.

Il perché si comprende dal nome stesso: la parola d’ordine è infatti interazione e quello che conta di più sarà proprio lo scambio di opinioni.

Scegliere il tema

Scegliere un tema è il primo step da compiere per organizzare una tavola rotonda. Questo può avvenire per diversi motivi. Per esempio un’associazione che promuove una determinata campagna ha bisogno di sensibilizzare i suoi soci, ma anche referenti di settore o più genericamente l’opinione pubblica sul suo tema potrebbe decidere di approfondire il tema della campagna con una tavola rotonda.

Ma anche un brand che ha fatto una ricerca di mercato su un argomento a cui è legato, un’azienda che vuole discutere i trend del suo settore… I casi possono essere diversi e molteplici, ma quello che conta è non solo avere chiaro il tema, ma scegliere un titolo esplicativo, che – possibilmente anche in maniera accattivante – lo descriva in maniera precisa. Questo permetterà ai partecipanti di comprendere in primis se sono davvero interessanti all’argomento, ma anche di prepararsi prima della tavola rotonda stessa così da potere interagire con i relatori.

Puntare sui relatori

I relatori della tavola rotonda avranno il compito di offrire diversi punti di vista sul tema prescelto. Tra di loro la gerarchia è nulla: ognuno dovrà avere il tempo di parlare, ma gli interventi si susseguiranno in maniera spontanea rispetto al dibattito che sono in grado di creare. Questo non significa però che ci sia spazio per una vera e propria improvvisazione e in questo senso la scelta dei relatori giusti può fare la differenza.

I relatori ideali quindi, oltre a essere esperti sul tema discusso, dovrebbero essere affabili e in grado di sostenere un dibattito che prevede l’intervento degli altri relatori ma anche del pubblico.

Il moderatore giusto

Proprio perché non si tratta di un evento dove gli interventi dei relatori sono uno slegato dell’altro, per gestire al meglio una tavola rotonda la figura del moderatore è fondamentale. Il primo compito del moderatore è quello di introdurre il tema della tavola rotonda, ma mostrerà la sua abilità soprattutto nel garantire il giusto flusso degli interventi, ma anche nel fare domande pertinenti seguendo e agevolando la discussione.

Per questo motivo è importante scegliere un moderatore ferrato sul tema, ma anche con una certa abilità di conduzione. Spesso i moderatori vengono scelti tra i giornalisti e/o conduttori TV, anche perché il successo di una tavola rotonda può misurarsi a quanto efficace sia lo scambio di opinioni. Un moderatore bravo sa anche pungolare i relatori, provocarli al punto in cui è utile a creare un dibattito interessante, è colui che in fin dei conti guida tutto l’evento.

Come si usano i social per una tavola rotonda

Per una tavola rotonda valgono la maggior parte degli accorgimenti social di altri tipi di evento, a partire da come scegliere un hashtag, che dovrà essere presente su tutte le comunicazioni relative alla tavola rotonda, a partire dagli inviti, così da ingaggiare i partecipanti anche prima dell’evento stesso.

Resta il fatto che è durante l’evento che una tavola rotonda si presta di più a raggiungere il massimo della visibilità sui social. Durante il live, dall’account Twitter dell’evento (se è previsto) o dell’azienda, agenzia, ecc. è bene postare i contenuti più importanti espressi dai relatori, tenendo bene a mente di indicare con precisione il loro nome, cognome e carica e possibilmente includendo nel tweet anche una foto del relatore stesso mentre parla. Come spesso diciamo, questa parte può essere affidata a micro-influencer che possano assicurare la giusta visibilità ai contenuti dell’evento.

Anche una diretta Facebook può essere una scelta efficace per accrescere l’audience online, con il vantaggio di generare una discussione live in diretta. Se prendete in considerazione questa opzione, assicuratevi di individuare una persona che si occuperà di rispondere in maniera immediata ai commenti degli utenti collegati alla diretta.

Non solo, dovete prevedere di dare voce alle domande degli utenti anche in sala: potete decidere se prevedere un momento per leggerle e dare la possibilità ai relatori di rispondere, oppure, per non rischiare di tornare su argomenti già oltrepassati, inserire le domande nella discussione.

Ovviamente non sempre sarà possibile leggere tutte le domande che arrivano, per questo anche la persona che segue da questo punto di vista la diretta dovrà conoscere bene i temi trattati e scegliere quelle più pertinenti.

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