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Organizzare l'event planning con la kanban board

Organizzare l'event planning con la kanban board

Vi svegliate la mattina e già prima di colazione vi chiedete come farete ad affrontare tutti gli impegni lavorativi della giornata?  Rispondere a un fornitore, una riunione con un cliente, una site inspection da fare, mille cose da decidere e sì, sono tutte urgenti: avete mai pensato di organizzarvi con la kanbard board?

Sappiamo che voi meeting planner siete maestri indiscussi della stesura di check-list impeccabili a prova di successo, ma non avete mai la sensazione di non sapere da che parte incominciare quando la lista delle cose da fare è troppo lunga?

Siamo sicuri di sì e per questo in questo articolo vogliamo proporvi questo metodo che potrebbe essere utile per gestire l'event planning e la vostra giornata lavorativa in termini di flusso di lavoro.

La Kanban board è uno strumento di project management che prendiamo in prestito dal mondo agile per dare qualche suggerimento a chi organizza eventi.

Organizzare il flusso di lavoro: Kanban board spiegata semplice 

Con la Kanban board  si parte dividendo i lavori della giornata, prima di iniziare, e di organizzando in questo modo il flusso di lavoro.

Per farlo, va bene anche una lavagna o un muro (Kanban in giapponese significa cartellone) e bastano alcuni post-it.

Dividete la lavagna in tre colonne:

  • Da fare
  • In lavorazione
  • Fatto

Su ogni post-it scrivete un compito che dovete portare a termine nella giornata: scrivere gli inviti all’evento, verificare alcuni preventivi di fornitori, prendere contatto con diverse location per organizzare site- inspection, e così via.

Non mettete tutto quello vi viene in mente, cercate già in questa fase di scegliere quello che effettivamente è più urgente e dovete finire entro sera.

Ora non vi resta che iniziare la prima attività. Spostate il post-it dalla colonna ‘da fare’ a quella ‘in lavorazione.

Stop starting – start finishing

Cosa succede? Mentre vi dedicate a un’attività arriva una telefonata e vi interrompete? La telefonata sposta le vostre priorità e abbandonate la prima attività per dedicarvi alla seconda? E così succede anche per la terza?

Secondo il metodo Kanban, vi accorgerete che non state rispettando un flusso di lavoro produttivo nel momento in cui i post-it si affollano in una colonna sola, soprattutto ’in lavorazione' e nessuno riesce a tagliare il traguardo del ‘fatto’.

A questo punto, potreste anche rivedere le modalità in cui, a inizio giornata, avete deciso le priorità e rivalutarle in base alle nuove informazioni. Il metodo Kanban è infatti molto flessibile e vi permette di farlo, ma quello che conta è che vi sia chiaro se il flusso di lavoro procede o meno.

L’ideale sarebbe infatti dedicarsi a un’attività per volta (post-it) e spostarlo nelle 3 colonne fino ad avere terminato, per poi ricominiciare con una nuova attività.

Infatti, lo slogan Kanban è proprio: Stop starting – star finishing, ovvero 'smetti di iniziare, inizia a finire': invece di iniziare più attività in contemporanea in modalità multitasking, sarebbe meglio operare passo dopo passo, terminandone uno prima di dedicarsi a un altro.

Kanban board nei meeting

Quello che vi abbiamo illustrato è la versione più basica del metodo Kanban. Ma anche in questa versione questo metodo vi può essere utile per gestire al meglio – oltre che il vostro flusso di lavoro individuale - una riunione: con il vostro team o per un meeting che organizzate per i vostri clienti.

In questo caso, ogni ‘ordine del giorno’ potrebbe diventare un’attività da svolgere insieme al team fino ad arrivare alle decisioni necessarie: decidere il fornitore, valutare le location selezionate, affidare mansioni, ecc.

Kanban board: significato e da dove viene

Come abbiamo detto, Kanban board è un termine giapponese che significa cartello ed è composto dalle parole Kan (visuale) e Ban (segnale).

Il metodo infatti, ve ne sarete accorti, è altamente visuale grazie all’utilizzo di cartellini (post-it, cartoncino, ecc.). Il prestito viene dalla Lean production, ovvero la produzione snella. Lo sapevate che Kanban è alla base del metodo produttivo di Toyota? Il principio, in sintesi, è che si produce solo ciò che viene richiesto dal processo nella fase produttiva successiva secondo il meccanismo definito pull system.